Закупівельник і начальник служби: хто за що відповідає в закупівельному процесі ВЧ

Розглядаємо, як ефективно розподілити функції між уповноваженою особою та службою забезпечення.

У процесі закупівель ключові ролі виконують дві основні сторони: закупівельник та ініціатор закупівлі або внутрішній замовник. Ефективна взаємодія та чіткий розподіл відповідальності між ними критично важливі для успішної організації закупівельного процесу. І зараз ми розглянемо детальніше ці ролі та їхні основні функції.

Внутрішній замовник – це підрозділ або співробітник організації, який замовляє продукти чи послуги від іншого підрозділу тієї ж організації. У військових частинах внутрішнім замовником зазвичай виступають служби забезпечення, які відповідають за задоволення потреб кінцевих користувачів – рот, взводів, підрозділів управління та забезпечення. Але які конкретні функції має виконувати служба забезпечення в процесі закупівель?

Спершу розглянемо етапи цього процесу, а потім перейдемо до рекомендацій щодо розподілу ролей.

Планування закупівель починається зі збору потреб для формування кошторису та створення початкового плану, який уточнюється протягом року залежно від нових потреб або змін. На початковому етапі важливо визначити, які товари, роботи або послуги найкраще задовольнять ці потреби, сформувати технічні вимоги та умови договору і на основі цього розрахувати вартість для бюджету.

Підготовка до закупівлі включає уточнення потреб, зазначених у плані закупівель. Розраховується очікувана вартість, уточнюються технічні та кваліфікаційні вимоги, аналізується поточна ринкова ситуація та можливості постачальників. На основі цієї інформації створюється конкурсна документація, яка є ключовою для проведення успішної закупівлі.

Відбір постачальника починається із запиту цінових пропозицій або оголошення тендеру. Далі – етап розгляду отриманих пропозицій, де аналізуються всі варіанти з урахуванням технічних вимог, ціни та інших важливих критеріїв.

Етап укладання та виконання угоди включає підготовку та підписання договору, контроль його виконання, а також підготовку супровідних документів і контроль своєчасної оплати. У разі потреби можна вносити зміни до договору, а при недотриманні умов угоди — здійснювати претензійну роботу.

Які ж завдання мають виконувати служби забезпечення?

Відповідно до роду своєї діяльності служба забезпечення відповідає за задоволення потреб частини, тому логічно, що саме вона повинна визначати, якими засобами й на яких умовах ці потреби будуть задоволені. Начальник автослужби краще знає, які запчастини потрібні для спеціальної техніки, а фахівець-зв’язківець краще розуміється на частотах радіозв’язку та вимогах до захисту, ніж закупівельник. Ініціативний підрозділ є ще і внутрішнім розпорядником коштів, тому має розрахувати бюджет, необхідний для закупівель, провівши необхідний моніторинг цін, враховуючи ключові умови угоди.

Виходячи з цих функцій, у процесі закупівель на службу забезпечення покладені такі обов’язки:

• Формування потреби: служба забезпечення повинна бути обізнана з актуальними потребами підрозділів військової частини та забезпечувати їх задоволення. Її завдання – агрегувати ці потреби та знайти джерела для їх повного задоволення.
• Визначення характеристик предмета закупівлі: служба має чітко розуміти, які параметри та характеристики необхідні для якісного задоволення потреб підрозділів.
• Визначення умов договору: якщо служба знає потребу, то вона повинна визначити строки, обсяги, умови поставки та платежів, необхідні для її задоволення.
• Визначення вимог до постачальника: ініціатор має точно розуміти, які спроможності повинен мати постачальник для успішного виконання договору.
• Визначення очікуваної вартості: як розпорядник коштів по своєму бюджетному напрямку, служба забезпечення має розрахувати бюджет, необхідний для закупівель.

Якщо узагальнити, то завдання, які має виконувати закупівельник та ініціатор на різних етапах, виглядають так:

Закупівельник - узагальнює потреби, формує план закупівель та визначає типи закупівель. Далі перевіряє подані Ініціатором дані щодо закупівлі, готує запити на комерційні пропозиції та тендерну документацію. Потім відбирає постачальника через запити пропозицій або тендер, оцінює та обирає переможця. Нарешті передає внутрішньому замовнику інформацію про переможця, публікує звіти про укладений договір та внесені зміни.

Ініціатор закупівель - опрацьовує потребу від кінцевого користувача, визначає характеристики предмета закупівлі, умови договору, вимоги до постачальника та орієнтовну вартість для визначення бюджету. Далі формує заявку на закупівлю, що містить номенклатуру, ціну, технічні характеристики та проєкт договору. Під час відбору постачальника він бере участь в оцінці пропозицій. Після визначення переможця організовує підписання договору, здійснює внутрішнє погодження, контроль виконання угоди, зміни в договорі та претензійну роботу.

Розумію, що більшість фахівців служб забезпечення не готові одразу виконувати всі ці завдання у такому обсязі — ні професійно, ні морально-психологічно. Їх цьому не навчали, і таких вимог перед ними не ставили. Проте це не знімає з них обов'язку виконувати цю роботу. Тому уповноважена особа повинна налагодити співпрацю, допомагати, консультувати та навчати служби забезпечення виконувати свої обов'язки. Успіх закупівель залежить від ефективної взаємодії між закупівельником і ініціатором закупівлі.

Ці питання я також розкриваю у матеріалах «Як лідерство уповноваженої особи може змінити процес закупівель у військовій частині» та «Чому взаємодія підрозділів та закупівельника важлива для ефективності військової частини?»