Авторские блоги и комментарии к ним отображают исключительно точку зрения их авторов. Редакция ЛІГА.net может не разделять мнение авторов блогов.
18.06.2019 18:39

Минимизация зависимости компании от "ключевых сотрудников"

Руководитель службы безопасности холдинга "ADEPT GROUP"

Многие владельцы бизнеса, так или иначе, знакомы с классическим "шантажом" со стороны незаменимых работников.

Многие владельцы бизнеса, так или иначе, знакомы с классическим «шантажом» со стороны незаменимых работников. Именно ключевые сотрудники, используя свое служебное положение часто занимаются мошенничеством, присвоением и отчуждением активов, получением «откатов», сливом конфиденциальной информации и т.п. Риски безопасности, связанные с такими сотрудниками, могут быть как явными, когда от одного менеджера зависит ¼ всех закупок/продаж или – скрытыми, когда, к примеру, топ-менеджер создает схему реализации/закупки через свою фирму-прокладку. 

Кто же является «ключевыми» сотрудниками? 

В каждой компании есть сотрудники, на которых замыкается до 100% бизнес-процессов. Ключевые сотрудники, зачастую, не соблюдают ни корпоративных стандартов, ни внутренних регламентов и распорядков, требуют себе повышенных бонусов и привилегий. Их компетентность (порой сомнительная) и наработанные за определенный период работы связи и контакты позволяют решать некоторые вопросы и конфликты. 

Начать проработку вопроса зависимости необходимо с составления списка ключевых сотрудников. Здесь важно понимать, что «ключевой» сотрудник – это не только топ-менеджмент компании, так называемые «белые воротнички», а это тот, кто: 

- имеет наработанные связи с поставщиками, производителями, в клиентской среде;

- влияет на прибыльность и конкурентоспособность компании;

- отвечает за принятие важных управленческих решений;

- отвечает за финансовую составляющую, персонал, информацию;

- узконаправленный специалист, сотрудник с уникальной экспертизой и навыками.

Также существуют неформальные признаки ключевого сотрудника:

- неформальный лидер;

- сотрудник компании, с которым регулярно советуются коллеги, ко мнению и экспертной оценке которого прислушиваются;

- сотрудник, который не боится высказать свое личное мнение, привести доводы, выразить несогласие и недовольство;

- работник, который качественно ориентируется в положении дел компании. 

Необходимо соблюдать бдительность, среди «ключевых» много сотрудников-имитаторов, которые намеренно создают вокруг себя имидж, пытаются замкнуть на себе всю входящую и исходящую информацию, ограничить доступ к ним коллег. Такие имитаторы опасны тем, что, при необходимости, готовы шантажировать руководство своим уходом, пытаться выставлять ряд новых требований сотрудничества с ними (прим. Финдиректор, владеющий важной и компрометирующей информацией о результатах финансово-хозяйственной деятельности копании, менеджеры по продажам, готовые в случае ухода переманить клиентов и т.п.). 

Откуда у компании возникает зависимость? 

Ниже приведены факторы формирования зависимости от сотрудников: 

1) Отсутствие найма сотрудников. Отсутствие «кадрового резерва» в компании недопустимо. Важно иметь специалистов, способных заменить «незаменимого» внутри отдела (болезнь, отпуск, командировка), внутри компании (ротация персонала), вне компании (благонадежность, подтвержденный опыт, наличие экспертизы). Для минимизации риска «зависимости» в интересах руководителя службы безопасности компании иметь профессиональную HR-службу, которая способна выполнить оперативный и качественный подбор персонала с одной стороны и следовать инструкциям службы безопасности с другой. 

2) Отсутствие документальной дисциплины и автоматизации. Это отсутствие прозрачного документооборота и комплексной автоматизации в работе с поставщиками, заказчиками, финансами, а также молчаливое согласие на нарушение корпоративных стандартов «ключевыми» сотрудниками (прим. на каждую сделку должны быть: результаты проверки контрагента службой безопасности, договор, комплект регистрационных документов, каждая поставка/закупка должна быть внесена в учетную программу и т.д.).

3) «Серая» бухгалтерия. Когда часть сделок или контрагентов не проходят через бухгалтерский учет, первичную документацию и отчетность, менеджеры имеют возможность устанавливать свои правила, шантажировать руководство и собственников компании. При 100% «белом» бухгалтерском и налоговом учете достаточно взять данные контрагентов (накладные за прошлый год/квартал/месяц, папку с договорами, распечатку из программы учета и т.д.) и восстановить после увольнения «незаменимого» сотрудника базу контрагентов будет вовсе не сложно. 

4) Авторитарный стиль руководства. Главная опасность для компании при таком «ключевом» руководителе – это беспомощность коллектива всего отдела в отсутствии начальника. 

Знание причин формирования класса «ключевых» сотрудников поможет специалисту СБ выработать адекватные меры реагирования для минимизации рисков и потерь. 

Что необходимо делать? 

1) Составить список ключевых сотрудников и тех лиц, кто их замещает на время отпуска, больничных, при командировках.

2) Провести беседы с ключевыми сотрудниками для выяснения их удовлетворенностью занимаемой должностью и уровнем заработной платы, планов на будущее и карьерный рост. В случае, если в компании сильная HR-служба, то взять результаты из проработки данного вопроса.

3) Имея список на руках, необходимо выяснить (используя OSINT, HUMINT), кто из сотрудников: 

- разместил свое резюме на портале поиска работы/занят активным поиском работы;

- зарегистрировался как юридическое лицо/предпринимателем.

Положительные результаты могут говорить о высокой вероятности ухода такого сотрудника.

4) Удостовериться, что в компании ведется постоянный поиск и подготовка кадровой смены, внедрен и функционирует институт наставничества, где ключевые сотрудники должны выступать наставниками для новичков. Осознание топ-менеджментом факта, что он может быть замещен, не позволяет ему возомнить себя «незаменимым».

5) Регулярная ротация персонала. Готовность руководства и HR-службы к кадровым перестановкам. 

6) Установить регламент – все первичных учетные документы (накладные, акты выполненных работ/услуг), исходящие счета на оплату, пропуска на ввоз/вывоз ТМЦ, договора с поставщиками – должны формироваться исключительно в программе учета, а после печати документа его редактирование и удаление запрещаться. Это дисциплинирует незаменимых менеджеров продаж/снабжения. Компания получает 100% документирование всех сделок в учетной программе, список контрагентов, адресов, контактных лиц. 

7) Выстроить бизнес-процесс так, чтобы конечный результат не зависел от одного человека, информация не была бы сосредоточена в одних руках (прим. контакт с контрагентами должен вести не только менеджер по продажам/закупкам, а и специалист по договорам (юрист) и бухгалтер). 

8) Специально не «светить» действительно важных для компании лиц (здесь некоторые PR-специалисты могут не согласиться, но эту уже другая история) в прессе или на сайте компании, и таким образом помогать хед-хантерам и лицам, которые занимаются промышленным шпионажем пополнять вербовочную базу, а сотрудникам строить свой личный бренд. Необходимо контролировать потоки информации, какая и в каком объеме выкладывается на сайт компании, страницы в социальных сетях и прессе. 

9) Здесь не все согласятся, но ключевые сотрудники должны знать о контроле за ними и понимать его необходимость. Кроме вышеперечисленного, в отношении отдельных подразделений компании или лиц организовываются следующие мероприятия: 

- видеонаблюдение, аудио/видеозапись;

- контроль корпоративной электронной почты, запрет на использование личной;

- контроль корпоративной мобильной связи - контакт с контрагентами только по телефонным номерам компании (внутренняя связь, мобильная связь, аккаунты в соцсетях, мессенджерах);

- IT-контроль (компьютера, интернет-трафика, запрет использования личных компьютеров/ноутбуков).

10) Тимбилдинг, воспитание командного духа, взаимной поддержки в коллективе компании, выработка схем по решению конфликтов. 

Заключение 

Необходима и важна готовность руководства и собственников бизнеса к возникновению определенных проблем с ключевыми сотрудниками. Здесь надо понимать, что дополнительные риски заключаются в том, что незаменимые сотрудники своими действиями, а порой и бездействием могут приносить компании колоссальные суммы ущерба и потерь, чем выручки и прибыли. Требуется постоянная, методичная и целенаправленная работа по идентификации ключевых сотрудников, определения их действительной незаменимости, оценке рисков, расчета вероятного ущерба из-за зависимости от них, создания комплекса мер по нейтрализации их влияния на компанию. Именно такая важная работа должна проводиться службой безопасности на постоянной основе.

Если Вы заметили орфографическую ошибку, выделите её мышью и нажмите Ctrl+Enter.
Последние записи
Контакты
E-mail: blog@liga.net