Усна чи письмова форма правочинів в господарській діяльності?

Питання щодо усної чи письмової форми укладання правочинів в українському законодавстві врегульовано Цивільним кодексом та Господарським кодексом (норми останнього варто брати до уваги лише юридичним особам та фізичним особам-підприємцям).

Так, на сьогоднішній день офіційним роз'ясненням щодо обрання письмової чи усної форми договору є Роз'яснення Міністерства юстиції України від 19.04.2011 року «Щодо форми правочинів».

Так, Міністерство юстиції України в даному питанні перш за все пропонує згадати вимогу частини 4 статті 203 Цивільного кодексу:

«4. Правочин має вчинятися у формі, встановленій законом.»

Правочин має  вчинятися  у  формі,  встановленій законом - це одна із основних  вимог  його  чинності.  Якщо  законом  визначена конкретна форма,  в якій обов'язково має вчинятися правочин, то її необхідно  дотримуватися.  У  разі  не  дотримання  цієї   вимоги, настають   негативні   наслідки (визнання правочину нікчемним).

Відповідно до статті 205 ЦК  України правочин  може вчинятися усно або в письмовій формі.  Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом.

Законом можуть бути передбачені конкретні випадки обов'язкової письмової форми окремих правочинів (в окремих статтях Цивільного чи Господарського кодексів), проте також існують загальні правила, які визначають загальні ознаки, за яких правочин має укладатися виключно у письмовій формі.

Так, стаття 208 Цивільного кодексу передбачає перелік правочинів, які належить вчиняти у письмовій формі:

1) правочини між юридичними особами;

2) правочини між фізичною та юридичною особою, крім правочинів, передбачених частиною першою статті 206 цього Кодексу;

(Ч.1. ст.206 ЦК: Усно можуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами у момент їх вчинення, за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової форми має наслідком їх недійсність)

3) правочини фізичних осіб між собою на суму, що перевищує у двадцять і більше разів розмір неоподатковуваного мінімуму доходів громадян, крім правочинів, передбачених частиною першою статті 206 цього Кодексу;

4) інші правочини, щодо яких законом встановлена письмова форма.

Коли договір може укладатися в усній формі? Згідно зі ст. 206 ЦК,  усно можуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами під час їх вчинення, за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової форми має наслідком їх недійсність.

Для прикладу застосування даної законодавчої норми можна навести ситуацію, коли одна сторона правочину продає товар в магазині, а інша сторона – отримує товар та сплачує за нього кошти. Такий правочин є виконаним повністю під час його вчинення.

В усіх інших випадках суб’єктам господарювання необхідно керуватися статтею 208 ЦК України і укладати договір в письмовій формі.

Щоправда, необхідно звернути увагу на ч.1 ст. 181 Господарського кодексу України, де зазначено, що

«Господарський договір за загальним правилом викладається у формі єдиного документа, підписаного сторонами. Допускається укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень, якщо законом не встановлено спеціальні вимоги до форми та порядку укладення даного виду договорів.»

Згідно існуючої судової практики, первинні документи, які сторони правочину можуть підписати між собою на підтвердження укладання договору у спрощений спосіб, повинні підтверджувати не результат виконання договору (акти приймання-передачі товарів/послуг, видаткові накладні, податкові накладні – не підходять), а повинні підтверджувати саме домовленість сторін вчинити правочин на конкретних умовах (як приклад такого первинного документа можна навести рахунок-фактуру, але при цьому варто звернути увагу, що він має бути підписаний обома сторонами, оскільки переважна більшість господарських договорів, замість яких і підписується такий рахунок-фактура, є двосторонніми).

Зважаючи на необхідність підписання документу на підтвердження укладання правочину обома сторонами, доцільним буде скласти та підписати все-таки саме договір, а не рахунок-фактуру. Доцільність виявляється в чіткому фіксуванні прав та обов'язків сторін, а також відповідальності за невиконання чи неналежне виконання домовленостей. Без договору сторони позбавлені механізму захисту своїх прав.

Крім того, варто також звернути окрему увагу на податкові ризики для суб’єкта господарювання у разі недотримання письмової форми правочину. Йдеться про ситуацію, коли правочин в силу недодержання сторонами вимог ст. 208 ЦК (щодо письмової форми правочину) може бути визнаний недійсним (нікчемним) в судовому порядку. Після набрання законної сили таким рішенням суду сторона-покупець повинна зменшити суму раніше задекларованого податкового кредиту, оскільки відсутні документи, що засвідчують право на формування такого податкового кредиту.

Підсумовуючи все вищенаведене варто зазначити, що для юридичної особи (чи фізичної особи-підприємця) в силу вимог законодавства будь-який правочин необхідно укладати в письмовій формі, обираючи при цьому між спрощеною формою (ст. 181 ГК) чи повноцінним договором.