Чем ЕСМ отличается от Системы Электронного Документооборота (СЭД)

Сегодня ЕСМ-рынок в Украине стремительно развивается. В бизнесе очевидна тенденция на централизацию процессов управления, оптимизацию расходов и использование новых технологий.

ECM (Enterprise content management) – это система управления цифровым/электронным контентом. По сути это  инструмент управления информационными ресурсами компании, который используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации.

В целом, данные в компании бывают структурированные и неструктурированные. 

К первым (структурированные) можно отнести данные, которыми управляет программное обеспечение: документы, файлы и таблицы определенной формы, различные записи, создающиеся и хранящиеся в каких-либо внешних системах (1С, Excel и т.д.).

Ко второй категории (неструктурированной) относится  вся информация, которая свободно хранится на компьютере и не имеет определенного порядка. Например, это могут быть графические и мультимедийные файлы, папки, сообщения в ICQ, веб-страницы и др.

А ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ? По статистике, около 70-80% корпоративного контента на предприятии составляют именно неструктурированные данные. И с помощью системы класса ECM можно организовать информационное пространство компании, вести учет таких данных, обеспечивать совместную работу с ними.

Важно учесть, что в СЭД в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, В свою очередь, гибкость ECM системы позволяет адаптировать и настроить ее под специфичные процессы любого предприятия. Она имеет более  широкий функционал, причем, в ней вы можете работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом.

Эта система дает возможность автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации сквозные бизнес-процессы, а также выполняет роль защищенного хранилища данных организации в удобном, структурированном виде. ЕСМ оптимизирует бизнес-процессы, делает их более прозрачными и эффективными. А также оптимально дополняет существующий документооборот, не ломая его правил, а дополняя и упрощая.

Основные функции, которыми должна обладать ECM система:

- Электронный документооборот (Docflow);

- Управление потоками задач/работ (Workflow);

- Управление записями (RM) и файлами. Категоризация и упорядочение;

- Управление знаниями (knowledge management). Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации;

- Управление web-контентом (WCM).

ЕСМ помогает затронуть болевые точки в компании: овладеть инструментом, который обеспечивает прозрачность деятельности, контролирует продуктивность и повышает исполнительную дисциплину в компании. Решение этих задач обеспечивает высокие стандарты менеджмента качества компаний европейского и мирового уровня.

НЕМНОГО ФАКТОВ. Международный технический Концерн SIEMENS озвучил результаты автоматизации процессов на платформе класса ЕСМ:

- Производительность труда персонала увеличилась на 20-25%.

- Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

- Ускорилась работы процессов на 30%.

Примеры построения самых запрашиваемых сквозных бизнес-процессов в следующем блоге…