Эфективные тендеры - 488 улучшений. Или уже 489?

Год назад на РЕКСе завязалась дискуссия относительно проведения эффективных тенжеров на ивент-рынке. Спустя год - анализируем ситуацию.

Прошло уже больше года с моего выступления на «РЕКСе», посвященного модели эффективных тендеров, получившего на тот момент довольно большой резонанс.

И вот спустя год я задаю себе вопрос – изменилось ли что-то на рынке в отношении проведения эффективного тендера?

Думаю, что да.

Сейчас время предновогодней сутолоки. С сентября к нам в агентство приходит масса брифов, посвященных организации Новогодних корпоративов и у нас есть возможность отслеживать ситуацию на рынке. Благодаря этому, я с уверенностью могу сказать – «лед тронулся», уважаемые Господа!

Хочется отметить 2 тенденции в первую очередь – улучшение ситуации с неадекватными и непрофессионально составленными тендерными заданиями и значительное улучшение на рынке в отношении постоплат.

Что же сегодня заказывают клиенты у агентств по организации мероприятий?

Во-первых, что радует, снова появились в достаточном количестве крупные заказы на 1000 и более человек. Два последних года число таких заказов, увы, сводилось у минимуму. Как правило, эти клиенты – процветающие банки. То есть, по таким заказам можно вообще отслеживать ситуацию на банковском рынке Украины? Думаю, что нет. Однако, если в течение недели в агентство приходит 2 заявки от банков на мероприятия численностью более 1000 человек – это вселяет оптимизм.

Так же возросла грамотность менеджеров в составлении технических заданий для проведения мероприятий. Вообще говоря – для того, чтобы заказать мероприятие, вовсе не обязательно быть специалистом в этой области – иначе, зачем тогда нужно агентство? Однако если переписка ведется по интернету и клиент сам не представляет что ему нужно и не хочет при этом отвечать на поставленные вопросы (либо просто не находит для этого времени) – ситуация бывает довольно затруднительной. Выглядит это так – нам нужно через месяц мероприятие на 1000 человек (что само по себе затруднительно, поскольку для хорошей подготовки такого мероприятия нужно все же более месяца, хотя в нашей практике были случаи подготовки таких мероприятий и за неделю – но в довольно далеком прошлом, поскольку это несколько попахивает авантюризмом и не к лицу уважаемой компании), но мы не знаем ни целей, ни задач, и ответим вам на ваши вопросы через неделю, если найдем время.

В прошлом году у нас был случай с одной страховой компанией – она попросила организовать тимбилдинг на 1000 человек. И все было бы ничего, если бы не локация – это нужно было сделать в отдельно стоящем здании.

Мы стали фантазировать и придумали различные совместные действия для такой массы людей – совместные танцы, флеш-мобы, собрать огромный логотип из частей и даже сочинить совместную песню. Всего предложили около 5-7 вариантов довольно разноплановых тимбилдингов на ограниченной территории. Но клиент ничего не одобрил. Напротив – попросил придумать какие-нибудь интеллектуальные соревнования.

Устраивать игры типа «Что? Где? Когда?» между незнакомыми людьми со всей Украины – довольно проблематично и вызывает дискомфорт. Однако клиент настаивал, и мы предложили еще 2 варианта таких игр, параллельно прошерстив интернет и не найдя ничего подобного даже на российских сайтах, которые, порой, изобилуют различными «ноу-хау».

По мере приближения к дате события – нервозность увеличивалась, и собственные идеи вызывали огромный скепсис у самого клиента. Особенное удивление вызвал список агентств – частников тендера: в нем были компании, присутствующие на рынке по 2-3 года и, с нашей точки зрения, недостаточно опытные для реализации такой задачи в такие сроки.  По каким принципам создавался этот шот-лист так и осталось для нас загадкой.

В результате на сайте одного из агентств мы нашли фоторепортаж с мероприятия, изобилующий использованием наших идей и при этом от рискованной и труднореализуемой интеллектуального шоу на 1000 человек ни осталось ни следа.

В моем представлении это пример неправильной постановки задачи, что, впрочем, было неудивительно, поскольку для принятия решения созывался огромный комитет из руководства компании, переговоры которого напоминали дискуссию «лебедь, рак и щука». Что случается довольно часто в подобных случаях, особенно, если речь идет о существенном бюджете.

Какой выход из подобных ситуаций? Опытный менеджер из отдела закупок одной крупной международной компании, с которой нам довелось работать в течение нескольких лет, поделилась однажды со мной «секретом единого мнения»: «Если назначают нескольких ответственных за мероприятие от компании, - сказала мне она однажды, - я всегда собираю внутренние совещания накануне проведения тендера, и мы коллегиально решаем, что нам нужно от компании-поставщика. После этого агентству выдается уже готовая и взвешенная информация – поскольку мы точно знаем что мы хотим после внутренних переговоров внутри компании». Четкость в постановке задач облегчает решение этих задач. И экономит массу времени и ресурсов.

Таким образом, повторюсь, для проведения эффективного тендера необходимо в первую очередь решить все внутренние организационные вопросы и назначить одного ответственного за тендер (или за постановку задачи) человека. После чего путем внутренних совещаний или внутреннего брифинга составить четкую задачу, на которую должны ответить поставщики, а так же определить критерии оценки тендерных предложений.

В нашей процедуре, к примеру, есть обязательный дебрифинг. То есть, если это сразу не указано, мы спрашиваем – что именно Вы ожидаете от агентства? Свежих идей? (очень многие, как показывает практика, оказываются в действительности к ним не готовы) Легкости логистических процессов? (многие, снова же, не готовы отдавать какие-то функции на аутсорсинг и хотят контролировать каждый шаг поставщика, требуя даже телефоны водителей автобусов) Оптимизации бюджетов? (в нашей практике были случаи, когда клиенты заявляли нам – мы наняли агентство, потому, что мы хотим сэкономить – забывая о том, что в агентстве работают люди, которые получают зарплату, и эти люди – профессионалы, которые в частности пользуются транспортом, оргтехникой и другими «чудесами» цивилизации, для того, чтобы выполнить свою задачу блестяще. Однако любое профессиональное агентство обязательно оптимизирует бюджет клиента – это само собой разумеющаяся опция).

Для того, чтобы получить максимально качественный результат, в котором заинтересованы, как правило, обе стороны, необходимо быть готовым к ответам на распространенные вопросы, а если некоторые ответы – затруднительны, думаю, нужно просто давать поставщику максимум информации, чтобы он мог выбрать нужное для себя и предложить свои варианты решения вопросов клиента.

Итак, тендер – это тест на взаимопонимание и качество коммуникации. Если есть взаимопонимание и доверие между сторонами -  значит, дальнейшее сотрудничество будет эффективным и продуктивным для обоих сторон.

Поскольку совместные проекты – не только в ивенте, но и во многих других направлениях бизнеса, это, как не парадоксально, результат действия не только исполнителя, но и заказчика. То есть правильно поставленная заказчиком задача будет с большей легкостью и более высоким качеством реализована исполнителем за более короткие сроки и с экономией средств.

Что же касается ситуации с постоплатами, то после дискуссии в начале этого года, инициированной несколькими ивент-агентствами и подхваченной круглыми столами МАМИ, можно отметить значительное «потепление» на рынке. То есть те компании, которые говорили о просрочке платежей до 60 календарных дней – сократили срок до 30. А те, кто в прошлом году предлагал 100% постоплаты по срочным Новогодним мероприятиям – в этом году увеличили сроки на подготовку агентствами предложений и изменили условия оплат на 30/70 или 50/50, что так же является положительной тенденцией на рынке.

В целом, говорить о выходе рынка из кризиса – еще довольно преждевременно, ввиду перенасыщенности рынка некачественной ивент-продукцией и общим падением средних бюджетов компаний, выделяющихся на мероприятия в этом году в сравнении с бюджетами тех же компаний в прошлом году, не смотря на общее подорожание услуг рынка.

Однако все же наблюдается тенденция общего повышения компетентности участников рынка и готовность к переговорам по спорным вопросам, что демонстрировалось участием ключевых клиентов в интернет-дискуссиях и круглых столах на острые для всех темы.

Поэтому, в целом, не смотря на падение средних бюджетов компаний, думаю, что ивент-рынок находится все еще в состоянии своего формирования и развития, и в ближайшее время продолжит радовать качественными событиями как заказчиков мероприятий, так и их исполнителей.