Эфективные тендеры - 488 улучшений. Или уже 489?
Год назад на РЕКСе завязалась дискуссия относительно проведения эффективных тенжеров на ивент-рынке. Спустя год - анализируем ситуацию.
Прошло уже больше года с моего выступления на «РЕКСе», посвященного модели эффективных тендеров, получившего на тот момент довольно большой резонанс.
И вот спустя год я задаю себе вопрос – изменилось ли что-то на рынке в отношении проведения эффективного тендера?
Думаю, что да.
Сейчас время предновогодней сутолоки. С сентября к нам в агентство приходит масса брифов, посвященных организации Новогодних корпоративов и у нас есть возможность отслеживать ситуацию на рынке. Благодаря этому, я с уверенностью могу сказать – «лед тронулся», уважаемые Господа!
Хочется отметить 2 тенденции в первую очередь – улучшение ситуации с неадекватными и непрофессионально составленными тендерными заданиями и значительное улучшение на рынке в отношении постоплат.
Что же сегодня заказывают клиенты у агентств по организации мероприятий?
Во-первых, что радует, снова появились в достаточном количестве крупные заказы на 1000 и более человек. Два последних года число таких заказов, увы, сводилось у минимуму. Как правило, эти клиенты – процветающие банки. То есть, по таким заказам можно вообще отслеживать ситуацию на банковском рынке Украины? Думаю, что нет. Однако, если в течение недели в агентство приходит 2 заявки от банков на мероприятия численностью более 1000 человек – это вселяет оптимизм.
Так же возросла грамотность менеджеров в составлении технических заданий для проведения мероприятий. Вообще говоря – для того, чтобы заказать мероприятие, вовсе не обязательно быть специалистом в этой области – иначе, зачем тогда нужно агентство? Однако если переписка ведется по интернету и клиент сам не представляет что ему нужно и не хочет при этом отвечать на поставленные вопросы (либо просто не находит для этого времени) – ситуация бывает довольно затруднительной. Выглядит это так – нам нужно через месяц мероприятие на 1000 человек (что само по себе затруднительно, поскольку для хорошей подготовки такого мероприятия нужно все же более месяца, хотя в нашей практике были случаи подготовки таких мероприятий и за неделю – но в довольно далеком прошлом, поскольку это несколько попахивает авантюризмом и не к лицу уважаемой компании), но мы не знаем ни целей, ни задач, и ответим вам на ваши вопросы через неделю, если найдем время.
В прошлом году у нас был случай с одной страховой компанией – она попросила организовать тимбилдинг на 1000 человек. И все было бы ничего, если бы не локация – это нужно было сделать в отдельно стоящем здании.
Мы стали фантазировать и придумали различные совместные действия для такой массы людей – совместные танцы, флеш-мобы, собрать огромный логотип из частей и даже сочинить совместную песню. Всего предложили около 5-7 вариантов довольно разноплановых тимбилдингов на ограниченной территории. Но клиент ничего не одобрил. Напротив – попросил придумать какие-нибудь интеллектуальные соревнования.
Устраивать игры типа «Что? Где? Когда?» между незнакомыми людьми со всей Украины – довольно проблематично и вызывает дискомфорт. Однако клиент настаивал, и мы предложили еще 2 варианта таких игр, параллельно прошерстив интернет и не найдя ничего подобного даже на российских сайтах, которые, порой, изобилуют различными «ноу-хау».
По мере приближения к дате события – нервозность увеличивалась, и собственные идеи вызывали огромный скепсис у самого клиента. Особенное удивление вызвал список агентств – частников тендера: в нем были компании, присутствующие на рынке по 2-3 года и, с нашей точки зрения, недостаточно опытные для реализации такой задачи в такие сроки. По каким принципам создавался этот шот-лист так и осталось для нас загадкой.
В результате на сайте одного из агентств мы нашли фоторепортаж с мероприятия, изобилующий использованием наших идей и при этом от рискованной и труднореализуемой интеллектуального шоу на 1000 человек ни осталось ни следа.
В моем представлении это пример неправильной постановки задачи, что, впрочем, было неудивительно, поскольку для принятия решения созывался огромный комитет из руководства компании, переговоры которого напоминали дискуссию «лебедь, рак и щука». Что случается довольно часто в подобных случаях, особенно, если речь идет о существенном бюджете.
Какой выход из подобных ситуаций? Опытный менеджер из отдела закупок одной крупной международной компании, с которой нам довелось работать в течение нескольких лет, поделилась однажды со мной «секретом единого мнения»: «Если назначают нескольких ответственных за мероприятие от компании, - сказала мне она однажды, - я всегда собираю внутренние совещания накануне проведения тендера, и мы коллегиально решаем, что нам нужно от компании-поставщика. После этого агентству выдается уже готовая и взвешенная информация – поскольку мы точно знаем что мы хотим после внутренних переговоров внутри компании». Четкость в постановке задач облегчает решение этих задач. И экономит массу времени и ресурсов.
Таким образом, повторюсь, для проведения эффективного тендера необходимо в первую очередь решить все внутренние организационные вопросы и назначить одного ответственного за тендер (или за постановку задачи) человека. После чего путем внутренних совещаний или внутреннего брифинга составить четкую задачу, на которую должны ответить поставщики, а так же определить критерии оценки тендерных предложений.
В нашей процедуре, к примеру, есть обязательный дебрифинг. То есть, если это сразу не указано, мы спрашиваем – что именно Вы ожидаете от агентства? Свежих идей? (очень многие, как показывает практика, оказываются в действительности к ним не готовы) Легкости логистических процессов? (многие, снова же, не готовы отдавать какие-то функции на аутсорсинг и хотят контролировать каждый шаг поставщика, требуя даже телефоны водителей автобусов) Оптимизации бюджетов? (в нашей практике были случаи, когда клиенты заявляли нам – мы наняли агентство, потому, что мы хотим сэкономить – забывая о том, что в агентстве работают люди, которые получают зарплату, и эти люди – профессионалы, которые в частности пользуются транспортом, оргтехникой и другими «чудесами» цивилизации, для того, чтобы выполнить свою задачу блестяще. Однако любое профессиональное агентство обязательно оптимизирует бюджет клиента – это само собой разумеющаяся опция).
Для того, чтобы получить максимально качественный результат, в котором заинтересованы, как правило, обе стороны, необходимо быть готовым к ответам на распространенные вопросы, а если некоторые ответы – затруднительны, думаю, нужно просто давать поставщику максимум информации, чтобы он мог выбрать нужное для себя и предложить свои варианты решения вопросов клиента.
Итак, тендер – это тест на взаимопонимание и качество коммуникации. Если есть взаимопонимание и доверие между сторонами - значит, дальнейшее сотрудничество будет эффективным и продуктивным для обоих сторон.
Поскольку совместные проекты – не только в ивенте, но и во многих других направлениях бизнеса, это, как не парадоксально, результат действия не только исполнителя, но и заказчика. То есть правильно поставленная заказчиком задача будет с большей легкостью и более высоким качеством реализована исполнителем за более короткие сроки и с экономией средств.
Что же касается ситуации с постоплатами, то после дискуссии в начале этого года, инициированной несколькими ивент-агентствами и подхваченной круглыми столами МАМИ, можно отметить значительное «потепление» на рынке. То есть те компании, которые говорили о просрочке платежей до 60 календарных дней – сократили срок до 30. А те, кто в прошлом году предлагал 100% постоплаты по срочным Новогодним мероприятиям – в этом году увеличили сроки на подготовку агентствами предложений и изменили условия оплат на 30/70 или 50/50, что так же является положительной тенденцией на рынке.
В целом, говорить о выходе рынка из кризиса – еще довольно преждевременно, ввиду перенасыщенности рынка некачественной ивент-продукцией и общим падением средних бюджетов компаний, выделяющихся на мероприятия в этом году в сравнении с бюджетами тех же компаний в прошлом году, не смотря на общее подорожание услуг рынка.
Однако все же наблюдается тенденция общего повышения компетентности участников рынка и готовность к переговорам по спорным вопросам, что демонстрировалось участием ключевых клиентов в интернет-дискуссиях и круглых столах на острые для всех темы.
Поэтому, в целом, не смотря на падение средних бюджетов компаний, думаю, что ивент-рынок находится все еще в состоянии своего формирования и развития, и в ближайшее время продолжит радовать качественными событиями как заказчиков мероприятий, так и их исполнителей.
- Неустойка за неповернення майна з оренди: між штрафом та пенею Дмитро Шаповал 13:56
- Стягнення шкоди з закладу освіти та батьків внаслідок пошкодження ока дитині Артур Кір’яков 13:11
- СЗЧ – вихід з ситуації є Сергій Пєтков 10:18
- Декілька ФОП: оптимізація податків чи дроблення бізнесу? Сергій Пагер 09:07
- Захист дітей від насильства: як працює модель Барнахус в Україні та Польщі Галина Скіпальська вчора о 17:02
- ПРРО як шлях до детенізації бізнесу та збільшення надхожень у бюджет Андрій Сухов вчора о 11:59
- Cпеціальні військові операції – міжнародна політика кремля Сергій Пєтков вчора о 10:18
- 100 днів, які не повернули мир в Україну Дмитро Пульмановський вчора о 10:15
- За фасадом новобудови: як виявити ризики перед купівлею Юрій Бабенко 22.04.2025 15:32
- Як енергетичні компанії оптимізують КІК: досвід ЄС та українські реалії Ростислав Никітенко 22.04.2025 11:46
- 4 помилки, які заважають власнику бізнесу побудувати сильну компанію Олександр Висоцький 22.04.2025 10:27
- Где покупать жилую недвижимость и какую? Володимир Стус 21.04.2025 23:53
- ТЦК – треш, хайп, фейк або соціальна допомога військовим та їх сім’ям Сергій Пєтков 21.04.2025 19:52
- Китай закручує "рідкоземельну гайку". Як Україні скористатися своїм шансом? Ксенія Оринчак 21.04.2025 16:53
- Компенсація 1,5 млн грн моральної шкоди з рф на користь киянина за "повітряні тривоги" Світлана Приймак 21.04.2025 10:20
- Омріяна Перемога: яким українці бачать закінчення війни? 150
- Стажування і підвищення кваліфікації: сенси та підходи 139
- Люди в центрі змін: як Франковий університет створює сучасне академічне середовище 111
- ТЦК – треш, хайп, фейк або соціальна допомога військовим та їх сім’ям 96
- Китай закручує "рідкоземельну гайку". Як Україні скористатися своїм шансом? 92
-
Казахстан заявив, що видобуватиме стільки нафти, скільки потрібно йому, а не ОПЕК
Бізнес 26528
-
"Останній інгредієнт отруйного коктейлю". У Швейцарії стривожені різким зростанням франка
Фінанси 19448
-
"Я приніс вам мир". Чому зірвались мирні переговори у Лондоні і що далі – сценарії
15050
-
У юристки Панаіотіді пройшов обшук. ЇЇ чоловік Коболєв каже, що вилучили телефони й компʼютер
Бізнес 7554
-
Держборг України у 2025 році вперше перевищить "психологічну" позначку 100% – МВФ
Фінанси 6052