Шлях до ефективності: як цифрова трансформація долає бюрократію у держпідприємствах

Таку картинку бачить кожен громадянин, який може зайти в «Дію» та зручно замовити послугу, використати для пошуку зручний телеграм-бот або перевірити закупівлю державної компанії в Prozorro. Обгортка чарує своєю простотою та доступністю, сервіси виглядають зручними та простими, а чи так це насправді? 

Погляд зсередини 

Давайте заглянемо за куліси звичайної держустанови в Україні: бюрократичні складні процеси із купою паперів, відсутність автоматизації процесів, старенька 1C, побудована ще в 2000 роки і прагнення щось змінити. У кращому випадку чарівна рука Мідаса із Мінцифри доторкнулась до реєстру, з яким взаємодіє держорган, і він оперує більш точною, структурованою та якісною інформацією, але все одно всього лиш оцифровуючи, а не автоматизуючи процес. 

У сучасній термінології з'явилося поняття «цифровізація хаосу». Воно означає не цифрову трансформацію підприємства, а саме переведення в цифру всіх існуючих процесів, з усією притаманністю їх історичного створення та бюрократії. 

Так само розпочали свій шлях Медичні закупівлі України: розробка власних інструментів, публічне проведення тендерів у Prozorro, наповнення внутрішньої системи даними для візуалізації суспільству та інші якісні зміни. 

Великими зусиллями IT управління були розроблені власні модулі для задоволення певних внутрішніх потреб, але процесів ставало все більше, вони ускладнювались і на певному етапі поточного функціоналу стало недостатньо. 

Ми зробили величезний ривок вперед, ставши одними із цифровізаційних лідерів у сфері охорони здоров'я. Меритократія, відданість справі, відкритість до нового, жага якісних змін – якщо б Медзакупівлі втілились у фізичний образ, ДНК виглядало би саме так. Однак, ми були лише на початку цього тернистого шляху. 

Цифрова трансформація Медзакупівель 

Процес цифрової трансформації завжди, в першу чергу, стикається з двома фундаментальними питаннями: бажання й культура змін та наявність на це ресурсів. Коли у Медзакупівель постали ці питання у 2021 році ми точно не розуміли, що саме хочемо, як це буде виглядати, якими ресурсами ми задовольнимо процеси змін – їх просто не було. 

З першими автоматизованими модулями ми стикнулись на початку повномасштабної війни в 2022 році і спочатку не до кінця зрозуміли, що маємо під рукою. 

Ми почали змінювати процеси, що є першими у закупівельному циклі: збір потреби, категорійна робота, проведення закупівель. Після автоматизації процесу ринкових консультацій вже маємо можливість переоголошувати збір пропозицій в один клік та економимо майже тиждень часу на агрегацію даних у межах кожного з напрямів, що в цілому спростило процес приблизно на 50%.

Створили різні варіації end to end закупівельних процедур (в тому числі відкриту рамку), що підлаштовуються під нагальні потреби і проходять вдвічі/втричі швидше, не втрачаючи при цьому якості. 

Зараз ми оптимізуємо процес контрактування: потроху відмовляємось від паперових контрактів та 15 різних інструментів, що беруть участь у процесах роботи з договором. Це все дасть змогу пришвидшити процес підписання договору до 60% та покращить і систематизує роботу. 

Вплив цієї діяльності на екосистему охорони здоров'я України не можна оцінити в грошовому вимірі, адже від швидкості доставки критично необхідних ліків та обладнання залежать людські здоров’я та життя. 

Зараз весь набутий інструментарій та досвід за пройдений період «прижився» і дозволив вийти на якісно новий рівень користування. Амбітні плани змін вже переросли із міфічних мрій щодо державних реформ у релігію цифрової трансформації, час якої настав. Одним із таких планів є впровадження ERP системи, що об’єднає організацію в єдину кросфункціональну екосистему та автоматизує і покращить всі внутрішні процеси. 

Поради замість висновків 

Найбільший виклик, з яким організація може стикнутися на шляху цифрової трансформації – внутрішній спротив змінам. Тому що люди є одночасно як рушієм, так і гальмувальником якісних змін. Тому, в першу чергу, сфокусуйтеся на них – зберіть команду-однодумців зі спільними цілями та баченням розвитку. 

По-друге – почніть з процесів. Не спішіть впроваджувати IT інструмент, поки ви не зрозумієте, як саме налаштовані бізнес-процеси та як вони мають виглядати в «ідеальному» стані. Детально пропрацюйте, як ваш основний бізнес (ланцюжок створення продукту) буде виглядати, а вже потім рухайтесь до аналізу і впровадження IT інструментів, що його покриватимуть. 

По-третє – знайдіть ресурси на впровадження змін, будьте гнучкими у прийнятті рішень та готовими швидко адаптуватися до нових реалій. Не потрібно придумувати велосипед, варто перейняти успішний досвід провідних цифрових країн. І хоча в Європі та Америці не кожна державна організація має автоматизований IT інструмент або ERP, вони є зразковим прикладом для нашої країни, тому що стикнулися із такими ж проблемами, але набагато раніше почали трансформаційні процеси. 

Україна точно має опановувати цей досвід, щоб як мінімум не наздоганяти, а йти паралельно зі світом. За відносно невеликий проміжок часу ми точно зможемо вийти в лідери цифрової автоматизації та стати повноцінними учасниками більш глобальних процесів на світовій арені. Все залежить тільки від нас самих. 

Тому що позитивний ефект від цифрової трансформації – не лише у покращених процесах, а й у отриманих можливостях розвитку, які відкриються держпідприємству нового зразка. Але це вже інша історія.