Проверки Государственной службы Украины по вопросам труда

Как правильно оформлять сотрудников? Что делать, чтоб избежать штрафов? Что лучше, трудовой договор, гражданско-правовые отношения или ФЛ-П?

Наиболее актуальный вопрос на сегодняшний момент, с которым ко мне часто обращаются предприниматели, что делать с проверками Государственной службы Украины по вопросам труда и как быть с людьми, с которыми я хочу сотрудничать? Подобные вопросы мне стали задавать все чаще и чаще, так и родилась тема данной статьи.

Для начала систематизируем большую «кашу в голове», которая наверняка образовалась  у Вас после прочтения множества статей в интернете.

Есть 3 варианта схем работы, по которым Вы как физическое-лицо предприниматель или как юридическое лицо (к примеру, ООО), имеете право сотрудничать с людьми:

1) найм сотрудников по трудовому договору;

2) сотрудничество по гражданско-правовому договору;

3) сотрудничество с физическими лицами - предпринимателями по договору с ними.

Каждый из этих вариантов имеет ряд особенностей, плюсов и минусов, и под каждый из них нужен определенный комплект документации. Поэтому для начала Вы должны ответить себе на вопрос, как и по какой схеме я хочу сотрудничать с этим человеком, и уже исходя из этого организовывать свой порядок действий. Плюсы и минусы каждой схемы работы и что для этого нужно детально анализирую в данной статье.

Рассмотрим более детально каждый из вариантов сотрудничества с людьми отдельно.

1. Найм сотрудников по трудовому договору.

Конечно же вариант, когда все находящиеся у Вас в офисе люди официально оформлены по трудовому договору, больше всего понравится проверяющим органам. Но, чтоб к Вам действительно не возникло претензий, нужно правильно и грамотно оформить целый комплект документов по каждому человеку отдельно. Также нужно взвесить все «за и против», чтобы понять, на сколько Вам выгодно сотрудничать со всеми по трудовому договору с точки зрения налоговой нагрузки и других организационных моментов, а также выплату какой официальной заработной платы сотрудникам Вы можете себе позволить.

Очень важный момент, за который почему-то забывают многие работодатели, - за день до официального выхода человека на работу Вы обязаны уведомить об этом налоговую - подать уведомление о принятии сотрудника на работу (заполненная форма - приложение к постановлению КМУ № 413 от 17.06.2015г.). Если Вы не сделаете это, Вас гарантированно оштрафуют.

Плюсы: Наиболее приемлемый вариант для проверяющих органов. Вы можете на законных основаниях требовать от сотрудников выполнение ряда правил внутреннего трудового распорядка, контролировать их график работы.

Минусы: Необходимость уведомлять налоговую обо всех оформленных у Вас сотрудниках. Необходимость платить налоги с заработной платы сотрудников. Необходимость соблюдения требований и некоторых социальных гарантий согласно КЗоТ Украины относительно материального обеспечения сотрудников, порядка их увольнения и т.п.

Начнем с Ваших затрат и налоговой нагрузки на каждого сотрудника, оформленного по трудовому договору.

Если человек оформлен у Вас официально по трудовому договору, то его заработная плата должна быть не меньше уровня минимальной заработной платы, установленной действующим законодательством. А чтоб у проверяющих органов не возникло лишних вопросов, идеально, чтоб уровень заработной платы сотрудников был не меньше среднего уровня заработных плат Вашего региона по аналогичным должностям. Вы конечно можете оформить сотрудника на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, но на практике у проверяющих органов как раз к таким моментам возникает больше всего вопросов и подозрений.

Еще один важный момент – заработная плата должна платиться минимум 2 раза месяц (аванс и сама заработная плата) в четко установленные сроки, которые прописываются в трудовом договоре. Это требование должно быть соблюдено.

Какие же налоги и когда Вам нужно платить?

Все налоги с начисленной заработной платы Вы как работодатель оплачиваете за человека в день выплаты заработной платы (ее части).

С заработной платы сотрудника удерживается 3 вида налогов: НДФЛ (подоходный налог) – 18%, ВС (военный сбор) – 1,5%, ЕСВ (единый социальный взнос) – 22%.

Пакет документов, который Вы должны иметь, если решили нанимать сотрудников по трудовому договору:

- уведомление о принятии сотрудника на работу (форма - додаток к постановлению КМУ № 413 от 17.06.2015г.), может также подаваться в электронном виде;

- шаблон трудового договора;

- шаблон договора о полной материальной ответственности (для тех сотрудников, с которыми Вы примите решение его заключить);

- шаблон заявления сотрудника о приеме на работу;

- шаблон приказа о приеме на работу;

- образец согласия на обработку персональных данных и документа про ознакомление с законодательством о защите персональных данных;

- образец заявления о применении налоговой социальной льготы (для тех сотрудников, которые имеют на это право согласно ст. 169 Налогового Кодекса Украины);

- образец личной карточки сотрудника (утвержденная форма П-2);

- табель учета рабочего времени (можно утвержденную форму, можно разработать под себя);

- штатное расписание и приказ о его утверждении (составляется минимум 1 раз в год до 1 января каждого года, можно вносить изменения в течение года);

- Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о дисциплине сотрудников, а также приказ об их утверждении;

- Инструкцию по технике безопасности и охране труда и Инструкцию по пожарной безопасности, а также приказ об их утверждении;

- Должностные инструкции согласно списку должностей, на которые Вы собираетесь нанимать сотрудников, а также приказ об их утверждении. Название профессии в должностной инструкции должно совпадать с официальными названиями согласно Классификатору профессий.

Пакет документов, который Вы должны попросить у человека при оформлении его на работу:

- копия паспорта, копия ИНН, копия документа об образовании;

- оригинал трудовой книжки.

Кроме этого, чтоб к Вам совсем не возникло никаких вопросов, желательно, чтоб у Вас были еще:

- копия свидетельства о браке (при наличии);

- копии свидетельств о рождении ребенка (при наличии);

- копия военного билета (для военнообязанных);

- фото 3х4;

- справка о прохождении медицинского осмотра.

Порядок действий при официальном оформлении сотрудников на работу:

1. За день до выхода сотрудника на работу, Вы обязаны подать в налоговую по месту своей регистрации уведомление о принятии сотрудника на работу (заполненная форма - приложение к постановлению КМУ № 413 от 17.06.2015г.). Можно подавать в электронном виде.

2. Взять от человека заявление о принятии на работу, в котором в обязательном порядке должны быть указаны должность, на которую он принимается, на полный или неполный рабочий день он принимается, а также условие об испытательном сроке (если Вы принимаете сотрудника на работу с испытательным сроком).

3. Подписать с человеком трудовой договор в 2-х экземплярах, 1 из которых Вы отдаете ему, 2-й хранится у Вас.

В трудовом договоре в обязательном порядке должен быть указан уровень заработной платы (можно указать «в размере минимальной заработной платы, установленной законодательством»), также график работы, порядок выплаты заработной платы (минимум 2 раза в месяц, к примеру, до 5 и до 25 числа каждого месяца). Необходимо также указать условие об испытательном сроке (если Вы его устанавливаете).

4. Подписать с человеком договор о полной материальной ответственности. Данный договор не обязательно подписывать со всеми сотрудниками, лучше его подписывать с теми, кто имеет дело с материальными ценностями или с денежными средствами.

Также лучше передавать все материальные ценности таким сотрудникам путем подписания с ними акта приема-передачи.

Учтите, что если с сотрудником не подписан договор о полной материальной ответственности, он несет ответственность за причиненный Вам ущерб только в пределах своего среднемесячного заработка, не более (ст. 132 КЗоТ Украины).

5. Сотрудник должен поставить свою подпись об ознакомлении с приказом о приеме на работу.

6. Сотрудник должен поставить свою подпись в своей личной карточке  (утвержденная форма П-2).

7. Сотрудник должен подписать согласие на обработку персональных данных и документ про ознакомление с законодательством о защите персональных данных.

8. Сотрудник должен подать и подписать заявление о применении налоговой социальной льготы (для тех сотрудников, которые имеют на это право согласно ст. 169 Налогового Кодекса Украины).

9. Сотрудник должен поставить подпись об ознакомлении с Правилами внутреннего трудового распорядка и Положением о дисциплине сотрудников (“С Правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлен ______г., Ф.И.О., подпись”, “С Положением о дисциплине сотрудников ознакомлен ______г., Ф.И.О., подпись”).

10. Сотрудник должен поставить подпись об ознакомлении с Инструкцией по технике безопасности и охране труда и Инструкцией по пожарной безопасности и о получении экземпляра Инструкции (“С инструкцией ознакомлен ________г., экземпляр инструкции для себя получил ______г., Ф.И.О., подпись).

11. Сотрудник должен поставить подпись об ознакомлении со своей должностной инструкцией и о получении экземпляра инструкции для себя (“С инструкцией ознакомлен ________г., экземпляр инструкции для себя получил ______г., Ф.И.О., подпись).

Также Вы должны контролировать, чтобы хотя бы 1 раз в месяц сотрудник подписывался в табеле учета рабочего времени и хотя бы 1 раз в год писал заявление на отпуск (минимум на 24 календарных дня).

У Вас должны храниться личные дела  всех сотрудников по каждому сотруднику отдельно со списком всех документов по нему.

Но здесь есть один момент, который надо учесть: по закону трудовые книжки сотрудников ФЛ-П должны храниться у сотрудников, а не у ФЛ-П, на практике бывает по-разному, но проверяющим органам обязательно нужно говорить, что трудовые книжки хранятся у сотрудников.

Идеально еще иметь коллективный договор и хотя бы первичную профсоюзную организацию на предприятии, но это задание непростое. Коллективный договор надо регистрировать в управлении соц. защиты и постоянно отчитываться о его выполнении и т.д.

Если Вы выполните все рекомендации, изложенные выше, проверок Государственной службы Украины по вопросам труда можете не бояться.

 И конечно же чем больше требований Вы выполните, тем меньше риск штрафов.

2. Сотрудничество по гражданско-правовому договору.

Прошу не путать это с трудовыми правоотношениями. Если Вы сотрудничаете с человеком по гражданско-правовому договору, то никаких слов о выполнении трудовых функций, должности, заработной плате, графике работы при проверяющих органах произноситься не должно.

Здесь очень важно правильно и грамотно составить гражданско-правовой договор, чтобы максимально уменьшить риск приравнивания данных правоотношений к трудовым, а также обезопасить себя от возможных трудностей работы с человеком.

Плюсы: не нужно заранее ни о чем уведомлять налоговую, не нужно соблюдать никаких социальных гарантий относительно сотрудников согласно КЗоТ Украины, на Вас не распространяются правила увольнения сотрудников по трудовому законодательству (порядок расторжения договора прописывается в гражданско-правовом договоре, и Вы можете прописать тот, который удобен Вам).

Минусы: риск приравнивания данных правоотношений к трудовым, значительная налоговая нагрузка (такая же, как и при трудовых правоотношениях), Вы не имеете права требовать от людей подчиняться каким-либо правилам внутреннего трудового распорядка, а если будете требовать – это будет незаконно.

Что касается размера и перечня налогов, которые Вы должны платить за каждого человека, с которым у Вас заключен гражданско-правовой договор, - он такой же, как и при найме сотрудников по трудовому договору, однако отличается порядок их уплаты.

НДФЛ (подоходный налог) 18% - (выплачивается в момент выплаты вознаграждения физ. лицу или если акт выполненных работ об оказании услуг подписан, а выплаты еще нет - налог все равно платится не позднее 30 календарных дней, которые отсчитываются от последнего дня отчетного месяца.

ВС (военный сбор) 1,5% - оплачивается в том же порядке и в те же сроки, что и НДФЛ.

ЕСВ (единый социальный взнос) 22% - оплачивается одновременно с выплатой вознаграждения, если акт выполненных работ подписан, а вознаграждение не выплачено, налог в любом случае должен быть оплачен не позднее 20 числа месяца, следующего за днем его начисления

Какой же перечень документов нужен для сотрудничества по гражданско-правовому договору:

- копия паспорта и ИНН человека, чтобы Вы могли правильные данные вписать в договор;

- Нужна ли копия документа об образовании? Это необязательно, только если это нужно лично Вам, чтобы проверить уровень квалификации человека.

Как видите, перечень документов намного меньше, чем при найме сотрудников по трудовому договору, но главное в данном случае правильно и грамотно составить гражданско-правовой договор, чтобы уменьшить свои риски на случай проверок и на случай возникновения конфликтных ситуаций с человеком.

Основные моменты, которые обязательно необходимо учесть при составлении гражданско-правового договора:

1) Чтоб не приравняли гражданско-трудовой договор к трудовому, необходимо, чтоб человек получал вознаграждение за конкретную работу, а не за процесс.

Каждый раз хотя бы раз в месяц нужно подписывать акт выполненных работ, где указывать конкретную работу, допустим, в этом месяце продано 500 книг на сумму 100000,00 грн., его вознаграждение 10% - 10000,00 грн.

Каждый месяц суммы в актах выполненных работ должны быть разные и количество проданного товара разное, иначе это наведет на подозрение.

Например, если это продавец, вознаграждение должно быть за единицу каждого реализованного товара или взависимости от суммы реализованного товара.

2) В актах выполненных работ, которые Вы подписываете с человеком, должно содержаться название оказанных Вам услуг более конкретизировано.

Например, неправильно: «бухгалтерские услуги», правильно «подача отчета 1ДФ в марте 2018, ведение книги доходов-расходов в марте 2018, консультации и контроль ведения бухгалтерского учета в марте 2018, анализ договора № _ от _______, начисление з/п сотрудникам за март 2018», и т.п.;

3) Если Вы указали, что по договору человек реализовал 500 книг на сумму 100000,00 грн., значит все эти данные должны соответствовать данным в Вашей бухгалтерской отчетности и налоговой декларации;

4) Ни в коем случае и ни при каких обстоятельствах в гражданско-правовом договоре не должно содержаться положений о том, что человек подчиняется каким-либо правилам внутреннего трудового распорядка, что на него распространяется какой-то режим работы, он должен придерживаться каких-либо должностных инструкций.

Также нельзя указывать, что человек имеет право на отпуск, выходные и т.д.

Можете указать только сроки выполнения работ.

Весь смысл гражданско-правовых отношений в том, что человек выполняет работу в удобном для себя графике и получает вознаграждение за ее результат. И если указать какие-либо их вышеперечисленных гарантий, эти отношения тут же будут приравнены к трудовым.

Иногда в связи с этим некоторые работодатели задают вопрос, а как же быть с теми людьми, с которыми я очень хочу сотрудничать, но они требуют, чтоб в договоре с ними все четко было прописано, и отпуска, и выходные, и право пользования тренажерным залом? Ответ такой, с особо ценными для Вас людьми пропишите эти все моменты в дополнительном соглашении к гражданско-правовому договору, в случае проверки предъявляйте только текст самого договора, без приложений к нему. Но это вариант на совсем крайний случай;

5) Четко напишите в гражданско-правовом договоре фразу, что правоотношения по данному договору не регулируются нормами КЗоТ Украины. Это поможет Вам отстоять свою позицию при попытки приравнять данные правоотношения к трудовым;

6) Для того, чтобы обезопасить себя в правоотношениях с человеком и сделать их максимально понятными друг для друга, четко пропишите порядок оплаты, порядок расчета суммы вознаграждения, сроки выполнения работ (если это возможно), периодичность подписания актов выполненных работ, положение о полной материальной ответственности человека за переданные ему ценности, положение о конфиденциальности, положение о порядке расторжения договора.

3. И теперь самый последний вариант сотрудничества с людьми - сотрудничество с физическими-лицами предпринимателями по договору с ними.

Прежде всего обращаю Ваше внимание на то, что данный вариант подходит не для всех. Вы имеете право сотрудничать только с теми физическими лицами-предпринимателями, которые находятся на общей системе налогообложения или на едином налоге 3-й группы. ФЛ-П на едином налоге 1-й или 2-й группы не имеют право предоставлять услуги юридическим лицам.

Плюсы: не нужно заранее уведомлять налоговую ни о чем, возможность значительно уменьшить налоговую нагрузку (платить намного меньше налогов), не нужно соблюдать никаких социальных гарантий относительно сотрудников согласно КЗоТ Украины, на Вас не распространяются правила увольнения сотрудников по трудовому законодательству (порядок расторжения договора прописывается в самом договоре, и Вы можете прописать тот, который удобен Вам).

Минусы: риск приравнивания данных правоотношений к трудовым, Вы не имеете права требовать от людей подчиняться каким-либо правилам внутреннего трудового распорядка, а если будете требовать – это будет незаконно, необходимость учесть и правильно оформить отношения относительно аренды рабочего места, оборудования и техники.

Начнем с налоговой нагрузки, почему это более выгодно?

Потому что ФЛ-П, с которым Вы сотрудничаете, во-первых, если Вы возьмете от него все документы, обязано будет платить все налоги за себя самостоятельно, во-вторых (если даже Вы исходите из общей прибыли), ФЛ-П может быть на 3-й группе единого налога, и платить только единый налог и ЕСВ, и конечно же это все равно намного меньше, чем тот перечень налогов, который необходимо платить Вам при найме сотрудников по трудовому договору или при сотрудничестве по гражданско-правовому договору.

Какие документы Вам нужны от ФЛ-П, чтобы сотрудничать с ним:

- копия выписки или свидетельства о регистрации;

- копия документов и информации о том, на какой системе налогообложения он находится.

Внимание: если Вы не возьмете от ФЛ-П копию выписки или свидетельства о его регистрации, Вы автоматически становитесь его налоговым агентом и обязаны платить налоги за него. Если же эта копия у Вас будет, ФЛ-П сам отвечает за уплату своих налогов.

Какой перечень документов нужен Вам для сотрудничеств с ФЛ-П:

- договор с ним;

- регулярно подписанные акты выполненных работ;

- договор аренды у Вас помещения и рабочего оборудования, техники (если это необходимо).

Требования к договору с ФЛ-П и к актам выполненных работ такие же примерно, как и к гражданско-правовому договору (см. выше) – более конкретизированный перечень услуг, никаких социальных гарантий и правил внутреннего трудового распорядка, четко прописанные условия и порядок оплаты и сроки выполнения работ.

Но есть один очень важный момент: ФЛ-П не имеет права безвозмездно находиться в Вашем помещении и пользоваться Вашей техникой и оборудованием.

Поэтому если ФЛ-П фактически работает на дому на своем компьютере или в своем личном помещении и на своем оборудовании – никаких дополнительных документов не нужно.

Если же ФЛ-П работает в Вашем помещении или за Вашим компьютером – нужен в обязательном порядке договор аренды рабочего места и техники или оборудования.

Причем размер арендной платы необходимо точно просчитать с точки зрения бухгалтерии. К примеру, размер Вашего помещение 100 кв.м, за аренду Вы платите 50000 грн. в месяц, соответственно аренда у Вас 1 кв. м должна стоить чуть-чуть дороже, чем 50000 : 100 = 500 грн. Иначе налоговая найдет, к чему придраться.

Желаю Вам успехов в Вашей деятельности и помните, правильное оформление бизнеса – залог Вашего благополучия.