Що робити, коли дії співробітника призвели до фінансових втрат?

Розглянемо це непросте питання в цій статті

Підприємець Ілля Рибалко, власник компанії з дистрибуції сценічного обладнання, поставив важливе запитання у моєму блозі: як реагувати на помилки співробітників, через які бізнес зазнає прямих фінансових втрат?

У його випадку йдеться про два кейси: один пов'язаний із пропущеним судовим позовом, другий — з перевитратою бюджету на маркетплейсі. Обидві ситуації чітко демонструють системні проблеми, з якими стикаються керівники.

Кейс 1: забули подати позов, і мито зросло втричі

У серпні компанія вирішила подати позов до суду. Фінансова директорка запропонувала розпочати процес, керівник погодився, було сплачено державне мито у розмірі $480. Проте через півтора місяця з’ясувалося, що після оплати платіжку не було передано юристам, і позов не був поданий. За цей час змінилося законодавство, і тепер мито складає вже $1440. Щоб подати позов, потрібно доплатити ще $960.

Керівник опинився перед вибором: розподілити витрати між співробітницею і компанією або повністю взяти витрати на себе. Ситуація неприємна, але водночас дуже показова.

Помилки співробітників неминучі. Найдорожчі з них роблять власники

Помилки трапляються в будь-якій команді. Їх припускаються фахівці, керівники, у тому числі й самі власники. Причому саме на рівні власників ціна помилок є найвищою: втрачені угоди, неправильні управлінські рішення, несвоєчасні дії. Усе це може коштувати бізнесу набагато дорожче, ніж $960.

Я часто посилаюся на дані Harvard Business Review, згідно з якими до 50% усіх стратегічних рішень, ухвалених топменеджментом і власниками бізнесу, виявляються помилковими і призводять до фінансових втрат. Помиляються всі.

Тому карати співробітників за кожну помилку — особливо за проявлену ініціативу — є неефективним управлінським підходом. Це призводить до зниження залученості, зростання страху та відмови від самостійності. Команда перестає брати на себе відповідальність і чекає вказівок зверху.

Слабкі процеси обходяться дорожче, ніж здається

Ситуація з позовом виникла не через навмисне порушення з боку людини. Це наслідок відсутності налаштованої системи контролю та фінансового планування.

Згідно з дослідженням McKinsey, понад 70% операційних втрат у середніх і великих компаніях відбуваються через недосконалість управлінських процесів, а не через недобросовісність персоналу. Якби в компанії працював механізм погодження бюджетів за участю ради керівників, питання щодо сплати мита розглядалося б колективно, фіксувалося б у звітності, а сама ініціатива залишалася б під контролем.

У межах такого процесу хтось з учасників обговорення обов’язково уточнив би статус подання позову, строки, результати. Це дозволило б уникнути втрати часу та додаткових витрат. Одним з ефективних способів мінімізувати фінансові втрати, пов'язані з помилками співробітників, є інвестування в їхнє навчання та розвиток. 

Кейс 2: перевитрата бюджету на маркетплейсі

У другому випадку співробітник, відповідальний за рекламу на маркетплейсі, у п’ятницю запустив рекламну кампанію, поїхав на вихідні, а в понеділок виявилося, що витрачено $2160, на $1440 більше від допустимого бюджету. У вівторок він сам повідомив про помилку.

Запропоноване рішення — утримати 25% перевитрати із заробітної плати співробітника, решту компенсувати коштом компанії. Такий підхід виглядає компромісним, але може мати довгострокові наслідки у вигляді втрати довіри та мотивації.

Важливо підкреслити: співробітник не привласнив гроші, він діяв у межах своєї відповідальності, але припустився помилки в управлінні бюджетом. У такій ситуації набагато ефективніше провести аналіз і зафіксувати два управлінські результати:

1. Впровадити програму компенсації через досягнення конкретних результатів — наприклад, збільшення продажів у наступному місяці.
2. Провести спільний аналіз і визначити, як змінити процес, щоб уникнути повторення подібних ситуацій.

Такі дії формують культуру відповідальності, водночас зберігаючи ініціативність і взаємну повагу в команді.

Управлінський висновок: штрафи не вирішують системних проблем

Впровадження санкцій за кожну помилку — це шлях до страху і стагнації. Спираючись на свій 30-річний досвід у бізнесі, можу впевнено сказати: побудова управлінських процесів і впровадження фінансового планування призводять до стійкості. Коли в компанії діє система обговорення, погодження і контролю витрат, подібні помилки трапляються значно рідше.

Фінансове планування — це не просто інструмент управління грошима. Це чинник, що підвищує управлінську зрілість команди. У компаніях, де керівники самостійно приймають бюджетні рішення, аргументують свої потреби й несуть відповідальність за використання ресурсів, подібні ситуації вирішуються всередині організації. Вони не доходять до власника.