Без права на ошибку - выбираем контрагентов правильно

Как защитить себя от потери времени и денег из-за недобросовестных подрядчиков и поставщиков?

Ни один бизнес сегодня не может успешно функционировать в одиночку, поэтому, кроме клиентов, необходимо взаимодействовать с другими компаниями или людьми. 

На конкурентном рынке сложно выбрать подрядчика, исполнителя или поставщика. Никого уже не удивить красивым сайтом или звонком от профессионального сейлза с удачным продающим скриптом. Однако на практике часто оказывается, что продают хорошо, а работают - не очень. 

Особенно часто это “не очень” бьет по представителям малого и среднего бизнеса - такие компании не в приоритете у крупных игроков и лидеров рынка. Они сами часто выстраиваются в очередь к меньшим контрагентам и порой не могут разобраться, в чем заключается их конкурентное преимущество.

Я знаю на собственном опыте: неправильный выбор подрядчика или поставщика грозит потерей времени (которое тоже деньги) или деловой репутации компании. При этом, контрагент не обязательно должен быть недобросовестным. Чаще всего, он просто переоценивает свои возможности или нанимает неправильных людей в команду - но его промахи станут вашими проблемами. 

Как защитить себя от потери времени и денег из-за недобросовестных подрядчиков и поставщиков? 

Ответ прост: научиться их правильно выбирать. Для этого необходимо подготовиться  прежде, чем заключать контракт и, тем более, вносить предоплату.

Всегда ведите диалог из позиции партнерства, независимо от того, заказчик вы или исполнитель. Открытый диалог на равных располагает к честности и повышает шансы выбрать порядочного подрядчика/поставщика. По возможности, встречайтесь с контрагентами лично, хотя бы в первый раз. Диалог в живую декларирует серьезность намерений участников потенциальной сделки и помогает сложить более полное впечатление о компании.

Интересуйтесь предыдущим опытом компании. Расспросите о реализованных проектах, кейсах клиентов, сложностях и вызовах. Поинтересуйтесь наиболее удачными проектами и провалами - все это поможет оценить уровень сложности задач, с которыми контрагент на самом деле работал. Релевантный опыт в вашей индустрии может позволить быстрее и эффективнее погрузиться в рабочий процесс.

Задавайте вопросы. Чтобы понять степень ответственности и вовлеченности контрагента, я рекомендую поинтересоваться результатами других клиентов от сотрудничества. Обратите внимание, на какие целевые показатели ориентируется компания. Спросите, как контрагент измеряет качество предоставленной услуги/продукта? Каков результат с точки зрения бизнеса клиента получен?

Например, емким результатом будет то, что подрядчик не просто сделал «красивый» сайт, а после его запуска увеличилась конверсия из посетителей в заявки на 30%. Или не просто привел таргетингом 2 тыс. пользователей на сайт по n$ из социальных сетей, а обеспечил трафик с конверсией в заявку, и далее - в покупку выше средней по рынку. Если контрагенту не интересен результат клиентов или он выстраивает границу между “это моя работа, а вот это ваша работа” и “я свою задачу выполнил”, то долгосрочная ценность такого сотрудничества под вопросом.

Интересуйтесь командой. Спросите, сколько сотрудников в компании, сколько из них будет работать непосредственно с вашим проектом? Необходимо убедиться, что команда в принципе существует, обладает нужными компетенциями и что контрагент располагает свободными ресурсами для выполнения работы/поставки в срок.

Уточняйте стоимость. Не стесняйтесь задавать вопросы о деталях стоимости: речь не идет о торге или попытке снизить стоимость работ по заявленным позициям. Обеим сторонам крайне полезно одинаково понимать, что именно включено в цену, чтобы избежать непонимания в будущем. Например, входит ли в стоимость доставка при поставке оборудования или расходные материалы, а не только монтаж? 

Договаривайтесь о гибкой стоимости, если есть неравномерность объемов потребления товаров или услуг, предоставляемых контрагентом. Например, складские услуги можно тарифицировать не только по операциям (приемка, отгрузка и т.п.), но и по линии/артикулу. В этом случае операции с разным количеством наименований будут стоить по-разному, и вам не придется переплачивать за обработку маленьких заказов. 

Бухгалтерские услуги можно оплачивать согласно количеству обработанных документов. В таком случае, в низкий сезон продаж стоимость услуг будет ниже, что позитивно отразится на финансовом результате компании. 

Пообщайтесь с другими клиентами компании. Запрашивать рекомендации по контрагенту - стандартная практика в бизнесе. Опыт других может стать актуальным для вашей ситуации, а учиться лучше на чужих ошибках. 

В моей практике был случай, когда один из участников тендера хвастался сотрудничеством с крупной международной компанией (ее офис находился в том же здании, где я работала). Обратившись к соответствующему сотруднику за обратной связью, я получила несколько ценных рекомендаций о том, что стоит заранее оговорить на этапе тендера и какие риски прописать в контракте, исходя из опыта компании-клиента. 

Соблюдайте базовую юридическую гигиену. Не стоит пренебрегать проверкой документов контрагента перед подписанием весомого контракта по доступным реестрам. Информации из открытых источников будет достаточно для того, чтобы убедиться в том, что компания не находится в стадии ликвидации или банкротства, и проверить наличие судебных разбирательств и претензий. 

Иногда будет полезным проверить страницы компании в соцсетях и пройтись по неофициальным отзывам. Однажды мне пришлось отказаться от работы с компанией, сотрудники которой на всех возможных ресурсах жаловались на задержки и неполные выплаты заработной платы. Это говорит о рисках текучки кадров (будут потери от смены людей и времени на интеграцию новых в проект) и неумении контрагента планировать свои ресурсы (потенциальные кассовые разрывы). Эти критерии были ключевыми для данного контракта, и мы отказались от сотрудничества.

Подводим итог

Может показаться, что рекомендаций слишком много, и подготовка к работе займет больше ресурсов, чем само сотрудничество. Не обязательно соблюдать все одновременно, но всегда пользуйтесь здравым смыслом. Например, выберите 3-5 рекомендаций, которые будут наиболее релевантны для вашей компании или определенного контракта. Удачи!