Зачем нам нужна автоматизация бизнес-процессов

Преимущества форматизированных бизнес-процессов над ручным управлением

Далеко не все предприниматели уделяют достаточно внимания автоматизации бизнес-процессов в своих компаниях. И на это есть объективные причины, которые в основном связаны с ограничением финансовых ресурсов. Ведь инвестиции в автоматизацию на начальном этапе построения бизнеса достаточно существенные. При комплексном подходе к автоматизации сумма может составлять от $2000 и больше. И позволить их может не каждый предприниматель. 

К тому же, на этапе формирования бизнеса вложения в автоматизацию не всегда оправдывают ожидания. В основном это связано с отсутствием понимания как должны работать процессы, в следствии чего системы не всегда соответствуют задачам бизнеса и приходится их постоянно адаптировать. 

Одним из сдерживающих факторов является негативный опыт, например, неправильный выбор системы, которая не позволяет охватывать все процессы и требует дополнительного внедрения модулей либо доработок.

И всё же, будущее успешного бизнеса — за автоматизацией бизнес-процессов, ведь необходимо обладать конкурентными преимуществами на рынке с самого старта своей деятельности.

Когда же все-таки стоит задуматься об автоматизации бизнес-процессов?

Ответ однозначен: еще на старте, так как для большинства сотрудников это и есть основное орудие труда, и конечно, все что внедряется на старте, как правило, наиболее эффективное, ведь научить всегда проще чем переучить.

На что необходимо обратить внимание в первую очередь?

1. При выборе программных продуктов убедитесь в том, что учетная система соответствует базовым потребностям бизнеса и предусматривает возможность интеграции. Это позволит минимизировать затраты на дополнительную доработку ПО.

2. Максимально используйте возможности масштабного продукта, иногда из-за недостатка знаний сотрудники не имеют представления о всех решениях программных продуктов. 

3. Очень важен структурированный подход к вводу данных, таких как заполнение справочников контрагентов, договоров, номенклатур, статей и т.д. Это основа архитектуры, которая в дальнейшем позволит эффективно простаивать бизнес-процессы, получать качественную аналитику и оценку деятельности компании.   

4. Необходимо определить ключевые области, где в первую очередь могут понадобиться дополнительные услуги по автоматизации. Проанализируйте максимально повторяющиеся операции. В данном случае минимизация человеческого фактора позволит уменьшить ошибки и повысить пропускную способность бизнеса, а также максимально эффективно использовать рабочее время уже имеющегося персонала, без привлечения и обучения новых сотрудников.

5. Если в компании нет достаточно ресурсов для автоматизации деятельности, можно воспользоваться наработанными практиками. Например, при передаче функций на аутсорсинг вы пользуетесь уже отработанными процессами поставщика услуг, при необходимости и их программными продуктами. Ведь работа аутсорсинговой компаний изначально направлена на максимальную автоматизацию бизнес-процессов, так как одновременная работа с компаниями разных направлений, разной величины и разных отраслей в режиме удаленного доступа требует автоматизации и адаптации в самые сжатые сроки. 

Исходя из моей практики, отмечу, что сдерживающим фактором в части эффективных продаж (что в основном и является целью бизнеса) являются процессы закупки, управление запасами и финансовая функция. Самая главная составляющая для продаж — это полное понимание менеджером наличия ассортимента (что есть в наличии, что должны поставить в ближайшее время), а также понимание взаимоотношений с покупателем и существующей задолженности клиента.  

В нынешних условиях развития эффективность — это, в первую очередь, скорость, а ее нельзя достичь при ручном управлении. 

Для эффективного управления компании все чаще используют непрерывную цепочку процессов от «Заказа поставщику до оплаты» и от «Заказа покупателя до подступившего платежа», в котором оцифруют все этапы движения заказа. В части складской логистики в помощь приходит ячеечное хранение запасов и возможность резервирования товаров. В части продаж — использование CRM-систем, автоматизированные подход к ценообразованию и учету скидок. Бухгалтерские службы используют электронный документооборот, автоматизацию казначейский функций и заполнения справочников.

У нас планирование платежей происходит в онлайн режиме без затрат труда сотрудников. Оплаты осуществляются через формирование заказов. Разделив циклические договора (постоянно повторяющиеся), мы пришли к тому что 90% заказов формируются в один клик. Время, затрачиваемое на набор, отправление и утверждение платежного реестра и непосредственно осуществление платежей, занимают максимум 10 секунд (с учетом всех необходимых средств защиты информации). Такие же подходы используются и в части разнесения банковской выписки — в системе осуществляется несколько кликов и нет необходимости заходить в «Клиент банк».

В связи со сложившейся в мире экономической ситуацией, необходимо принять, что все рутинные процессы (постоянно повторяющиеся операции) заменяются роботами, а задача людей — это поиск наилучших решений и развитие компетенций.