Деловая встреча в ресторане помогает укрепить деловые связи и повысить деловую репутацию приглашающей стороны. О документальном оформлении этого мероприятия и пойдет речь.
Определение представительских расходов содержится в Нормах № 1026. Они обязательны для применения только бюджетными учреждениями.
Хозрасчетные предприятия могут ориентироваться на Нормы №1026 исключительно, как на вспомогательный документ (справочный) и самостоятельно разработать Нормы, в которых предусмотреть порядок оформления представительских расходов, документооборот.
НДФЛ и ВС не удерживается с участников делового ужина. Денежные средства, выданные под отчет на организацию и проведение приемов, не включаются в доход подотчетного лица (при правильном документальном оформлении).
Если организатор ужина плательщик НДС, он имеет право на НК.
В бухгалтерском учете представительские расходы отражаются по Дебету счета 92 «Административные расходы».
Налогооблагаемая прибыль считается по правилам бухгалтерского учета.
Что такое представительские расходы
Определение представительских расходов содержится в Нормах № 1026. В соответствии с ними, это расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, которые прибыли на переговоры с целью осуществления международных связей. Здесь же приводится и перечень представительских расходов, связанных с официальным приемом делегаций. Это расходы на: завтрак, обед, ужин, транспортное обеспечение, культурные мероприятия, буфетное обслуживание, услуги переводчика (если его нет в штате), оплату проживания в гостинице. Стоимость бронирования номеров в гостинице бюджетными учреждениями ограничивается 50 процентами стоимости номера в сутки.
Нормы № 1026 обязательны для применения только бюджетными учреждениями. Для всех остальных предприятий какие-либо специальные нормы и законодательные акты, регламентирующие представительские расходы отсутствуют.
Небюджетные предприятия могут ориентироваться на Нормы №1026 исключительно, как на вспомогательный документ (справочный). Именно такую позицию фискальная служба Украины изложила в Письме ГУ ДФС №5087.
Несмотря на то, что в Нормах №1026 под представительскими расходами понимаются расходы на прием иностранных делегаций, небюджетные организации могут принимать деловых партнеров соотечественников. Главное – правильное документальное оформление.
Положение о представительских расходах
Оформление целесообразно начать с разработки Положения о представительских расходах. Именно в этом документе необходимо предусмотреть перечень возможных расходов. При составлении Положения можно ориентироваться на Нормы №1026, подкорректировав их под свое предприятие. Желательно, чтобы Положение содержало: определение представительских расходов, цель, перечень расходов по группам, группу лиц или должность ответственного за проведение и организацию мероприятия, кто какие документы оформляет (документооборот).
Положение составляется на неопределенный срок. Если не будет необходимости вносить в него изменения, то оно составляется один раз и утверждается приказом руководителя. Дальнейшую корректировку можно оформить отдельным приказом.
При описании цели проведения мероприятий необходимо учесть требование фискальных органов относительно рекламного назначения представительских расходов. Так, в Письме ГУ ДФС № 5087 фискальная служба указывала, что представительские расходы должны носить рекламный характер. Аналогичное требование относительно рекламного характера было освещено несколькими годами ранее в Письме ГНС № 5743.
Поэтому в Положении можно прописать, что целью осуществления представительских расходов является проведение рекламных мероприятий для увеличения объема продаж, популяризации выпускаемой продукции (или самого предприятия, торговой марки и т. п.).
Документы по организации и проведению мероприятия.
Законодательно установленного специального требования в отношении перечня документов, подтверждающих представительские расходы, нет. Необходимо руководствоваться общими требованиями относительно документального обеспечения записей в бухгалтерском учете и правилами оформления первичных документов в соответствии с Законом о бухучете. Министерство доходов и сборов в Письме № 14054 изложило свою позицию относительно документального оформления представительских расходов. В нем указывалось на необходимость оформления приказа о проведении официального приема, приглашения представителей и их ответы на приглашения, сметы затрат, актов выполненных работ, отчетов о проведении мероприятий, накладных на отпуск продукции, товаров и других документов, которые подтверждают связь с хозяйственной деятельностью предприятия.
Важными документами также являются документы, подтверждающие оплату: выписки банка, чеки, квитанции. Если деньги выдавались под отчет, то важно своевременное составление авансового отчета подотчетным лицом.
ВАЖНО. Действующее законодательство не запрещает оплачивать и включать в представительские расходы стоимость алкогольных напитков.
НЮАНС. В соответствии с Законом № 481/95 запрещена безлицензионная розничная торговля алкоголем. Поэтому, если мероприятие будет организовано без привлечения предприятия общественного питания, то может быть применен штраф за безлицензионную розничную продажу алкогольных напитков в размере 200% стоимости, но не менее 17000 гривень. Раньше налоговые органы неоднократно предупреждали о запрете закупки алкоголя для корпоративных мероприятий. Они утверждали, что в этом случае имеет место бесплатная передача товара в рекламных целях, требующая наличия лицензии. Сейчас в разделе 115.03 ЗІР отражена иная (либеральная) точка зрения, допускающая использование алкогольных напитков для собственных нужд (корпоративных мероприятий) при условии правильного документального оформления. Однако, в любой момент мнение контролеров может измениться. И это нужно учитывать.
ВАЖНО. Все первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете.
Налоговый и бухгалтерский учет
НДФЛ и ВС.
Представительские расходы не могут расцениваться, как доход участников мероприятия в случае надлежащего документального оформления.
У бухгалтеров часто возникает вопрос: можно ли заплатить за деловой ужин наличными в ресторане? Не посчитают ли проверяющие доходом подотчетного лица сумму, выданную под отчет на такое мероприятие? Определенный риск имеется. Однако, если правильно оформить документы на проведение представительских мероприятий, то вопрос удержания НДФЛ и ВС будет снят.
ВАЖНО. В случае выдачи наличных под отчет для ужина в ресторане (или для аналогичного мероприятия) в приказе руководителя на проведение представительских мероприятий стоит указать: на что выдаются денежные средства под отчет, кому, кто ответственный за проведение мероприятия. В приказе стоит также зафиксировать цель мероприятия (реклама, установление или укрепление деловых связей и т.п.).
Суммы, выданные под отчет для проведения представительских мероприятий, не облагаются НДФЛ и ВС в том случае, если эти мероприятия имеют рекламную направленность. Такое мнение налоговая высказала в Письме ГНС № 5743.
ИСКЛЮЧЕНИЕ. Если в ходе мероприятий раздаются подарки или памятные призы, стоимость которых превышает 25% одной минимальной зарплаты, установленной на первое число отчетного года, то в соответствии с п.п. 165.1.39. НКУ, стоимость подарков или призов подлежит обложению НДФЛ и ВС.
НДС
Если организатор мероприятия является плательщиком НДС, то при правильном оформлении всех документов, свидетельствующих о связи проведенных мероприятий с хозяйственной деятельностью предприятия и при наличии зарегистрированных налоговых накладных, суммы НДС, заплаченные поставщикам товаров, работ и услуг плательщикам НДС, относятся в НК и не требует начисления «компенсирующих» налоговых обязательств в соответствии с п.п. 198.5 НКУ.
Налог на прибыль и бухгалтерский учет
В соответствии с п.п.134.1.1. НКУ налогооблагаемая прибыль определяется по правилам бухгалтерского учета в соответствии с Национальными положениями (Стандартами) бухгалтерского учета или международными стандартами финансовой отчетности, скорректированной на налоговые разницы. Представительские расходы относятся к административным расходом и в бухгалтерском учете отражаются по Дебету счета 92 «Административные расходы» (п.18 НП (С) БУ 16 «Затраты»).
Представительские расходы и результат проведенного мероприятия
Если деловой ужин проводится с партнером, с которым уже состоялись договорные отношения, то никаких вопросов это вызвать не должно. Партнеры встречаются для углубления отношений, повышения эффективности взаимодействия и т.п.
Если же представительские расходы предприятие понесло при организации мероприятия, направленного на привлечение новых партнеров, то результат в виде заключенного договора также не обязателен. Но заключение договора о намерениях, меморандума о сотрудничестве или какого-нибудь иного документа, подтверждающего намерения сторон сотрудничать в будущем, облегчит общение с контролирующими органами во время проверки.
Использованные документы:
Нормы № 1026 – Нормы средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, утвержденные Приказом Министерства финансов Украины 14.09.2010 № 1026, зарегистрированные в Министерстве юстиции Украины 20 октября 2010 г. под № 956/18251.
Письмо ГУ ДФС №5087 – Письмо ГУ ДФС в г. Киеве от 10.03.2017 № 5087/10/26-15-13-01-12.
Письмо ГНС № 5743 – Письмо ГНС Украины от 22.11.2012 № 5743/0/61-12/15-1415.
Письмо № 14054 – Письмо Министерства доходов и сборов Украины от 25.10.2013 г. № 14054/6/99-99-19-03-02-15.
Закон № 481/95 – Закон Украины «О государственном регулировании производства и оборота спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков и табачных изделий» от 19.12.1995 г. № 481/95-ВР.
Закон о бухучете – Закон Украины « О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине от 16.07.1999г № 996-ХIV
