Що потрібно знати аграрію, щоб знизити фрод фактор в компанії?
Система внутрішнього контролю є одним з найважливіших інструментів для запобігання та виявлення фроду в аграрному секторі. Ця система повинна включати в себе наступні елементи:
Положення та процедури, які визначають правила і порядок здійснення операцій. Ці положення та процедури повинні бути чіткими, зрозумілими та доступними для всіх співробітників компанії. Вони повинні визначати, хто має право приймати рішення та проводити операції, а також які документи та записи повинні бути оформлені для проведення кожної операції.
Наприклад, положення та процедури компанії з вирощування зернових культур можуть визначати, що для здійснення будь-якої операції з грошовими коштами необхідно отримати підпис двох уповноважених осіб. Вони також можуть визначати, що всі операції з зерном повинні бути оформлені відповідними документами, такими як накладні та сертифікати якості.
Розподіл повноважень, який повинен бути таким, щоб одна людина не могла самостійно здійснити ризиковану операцію. Цей принцип відомий як принцип «двох ключів».
Приміром, у компанії з вирощування овочів може бути встановлений принцип, що для здійснення операції з продажу овочів необхідно отримати підписи менеджера з продажів та бухгалтера. Це допоможе запобігти тому, щоб один співробітник міг самостійно продати овочі за заниженою ціною та привласнити різницю.
Система контролю, яка повинна забезпечувати регулярний моніторинг операцій і виявлення неправомірних дій. Ця система може включати в себе такі заходи, як:
- Аудити, які проводяться внутрішніми аудиторами або зовнішніми аудиторами.
- Система моніторингу операцій, яка дозволяє відстежувати всі операції в компанії та виявляти незвичайні або підозрілі операції.
- Система звітності, яка дозволяє своєчасно отримувати інформацію про результати діяльності компанії.
В якості прикладу можна привести наступне: компанія з вирощування картоплі може проводити регулярні аудити своїх складських приміщень, щоб переконатися, що фактична кількість картоплі відповідає кількості, зазначеній в документах. Вона також може використовувати систему моніторингу продажів, яка дозволяє відстежувати всі продажі картоплі і виявляти продажі за заниженою ціною.
Розробка та впровадження ефективної системи внутрішнього контролю є складним і тривалим процесом. Однак, це один з найефективніших способів запобігання та виявлення фроду в аграрному секторі.
Додаткові поради для аграріїв
Ось ще кілька порад для аграріїв, які хочуть знизити fraud фактор в компанії:
Встановіть чіткі правила і процедури здійснення операцій. Ці правила повинні бути зрозумілі всім співробітникам компанії і забезпечувати прозорість операцій.
Наприклад, компанія з вирощування фруктів може встановити правила, які забороняють співробітникам приймати подарунки від постачальників або клієнтів. Ці правила повинні бути доступні для всіх співробітників і регулярно доводиться до їхнього відома.
Залучайте співробітників до боротьби з фродом. Співробітники можуть допомогти виявити і запобігти фроду, якщо вони будуть знати про його ознаки.
Компанія може проводити навчання для співробітників з питань фроду, щоб вони навчилися розпізнавати ознаки шахрайства. Вона також може запровадити систему, яка дозволяє співробітникам повідомляти про підозрілі операції.
Створіть культуру нетерпимості до фроду. У компанії повинна бути створена атмосфера, в якій всі співробітники розуміють, що фродж є неприпустимим.
Компанія може запровадити політику, яка передбачає суворі санкції для співробітників, які вчинили фрод. Вона також може проводити кампанії з підвищення обізнаності співробітників про шкоду, яку може завдати фрод компанії.
Дотримуючись цих порад, аграрій може значно знизити ризик фроду в своїй компанії.
Приклади фроду в аграрному секторі
Ось кілька прикладів фроду, які можуть зустрічатися в аграрному секторі:
Підробка документів. Наприклад, шахраї можуть підробити накладні на поставку сільськогосподарської продукції, щоб отримати оплату за товари, які не були поставлені. Підробка документів є одним з найпоширеніших видів фроду в аграрному секторі. Шахраї можуть підробляти накладні на поставку сільськогосподарської продукції, щоб отримати оплату за товари, які не були поставлені. Вони також можуть підробляти сертифікати якості, щоб продавати сільськогосподарську продукцію, яка не відповідає стандартам якості.
Кібератаки на платіжну систему компанії. Кібератаки на платіжну систему компанії можуть призвести до витоку фінансової інформації, яка може бути використана для здійснення шахрайських операцій. Наприклад, шахраї можуть отримати доступ до рахунків компанії та переказати гроші на свої рахунки.
Завідомо неправдиві заяви про збитки. Сільгоспвиробники можуть вчиняти фрод, заявляючи про збитки, які не були завдані. Наприклад, вони можуть заявляти про збитки від стихійного лиха, коли збитки не були настільки значними. Вони також можуть заявляти про збитки від пошкодження сільськогосподарської продукції, коли пошкодження було незначним.
Крадіжка товарно-матеріальних цінностей. Співробітники аграрних компаній можуть вчиняти фрод, крадячи товарно-матеріальні цінності. Наприклад, вони можуть красти зерно, фрукти, овочі та інші продукти. Вони також можуть красти обладнання та інші активи компанії.
Розкрадання грошей. Співробітники аграрних компаній можуть вчиняти фрод, розкрадаючи гроші компанії. Наприклад, вони можуть підробляти чеки або рахунки, щоб отримати оплату за товари або послуги, які не були поставлені або надані. Вони також можуть використовувати свої повноваження для здійснення шахрайських операцій.
Фрод з персоналом є найбільш поширеним видом фроду в аграрному секторі. Це пов'язано з тим, що співробітники мають доступ до товарно-матеріальних цінностей та фінансових ресурсів компанії.
Ознаки фроду
Ось деякі ознаки, які можуть вказувати на наявність фроду в аграрному секторі:
Незвичайні або суперечливі операції. Наприклад, якщо компанія здійснює великі операції з постачальником, який раніше не був її партнером, це може бути ознакою фроду.
Зміни в поведінці співробітників. Наприклад, якщо співробітник став більш обережним або почав уникати спілкування з іншими співробітниками, це може бути ознакою того, що він вчиняє фрод.
Недоліки в обліку. Наприклад, якщо в обліку компанії є помилки або невідповідності, це може бути ознакою фроду.
У випадку якщо аграрій виявив ознаки фроду, він повинен негайно розпочати розслідування.
