Відбір постачальника – це не вся закупівля: ключові ролі в закупівельному процесі
Як функціонує закупівельний процес у Збройних Силах та цивільних організаціях: чому недооцінка служб забезпечення може вплинути на якість забезпечення та ефективність закупівель.
Однією з поширених помилок у розумінні закупівельного процесу є хибне уявлення, що відбір постачальника (через тендер у системі Prozorro або інші методи) є його основною частиною. Насправді ж, закупівельний процес починається значно раніше і залежить від різних учасників
Щоб ефективно провести тендер, закупівельник повинен мати всю необхідну інформацію: технічні характеристики предмета закупівлі, вимоги до постачальника та ключові умови майбутнього договору. Лише після цього він оголошує тендер.
Важливо підкреслити: предмет закупівлі має бути описаний виключно технічними та якісними характеристиками, без прив'язки до конкретного бренду чи марки. Професійні стандарти вимагають уникати подібних прив'язок навіть тоді, коли законодавство це дозволяє. Нездатність описати предмет закупівлі за технічними та якісними параметрами вказує на серйозні проблеми в закупівельній системі та свідчить про професійну непридатність відповідальних осіб.
Отже, завданням тендерного спеціаліста є організація відбору постачальника, але для цього він отримує всю необхідну інформацію від фахівця з ринкового аналізу або категорійного менеджера. Ці фахівці, як правило, працюють у закупівельному підрозділі і відповідають за певні категорії товарів або послуг. Їх роль — бути "перекладачами" між внутрішнім замовником та закупівельником, допомагаючи правильно сформулювати потребу відповідно до ринкових умов і стандартів.
Джерелом інформації для категорійного менеджера виступає внутрішній замовник. Внутрішній замовник — це підрозділ, який відповідає за конкретний напрямок діяльності організації та забезпечення матеріально-технічних потреб користувачів. У військових частинах функції забезпечення виконують різні служби, такі як автомобільна, медична, служба забезпечення паливно-мастильними матеріалами та служба безпілотних авіаційних комплексів. У Збройних Силах України за матеріальне забезпечення відповідають центральні служби, які координують цей процес для всіх військових підрозділів.
Функція внутрішнього замовника дуже важлива. У цивільних організаціях і в армії він має бути обізнаним з потребами підрозділів та відповідати за їхнє повне задоволення. Його основні завдання включають: визначення необхідних характеристик товарів, формування умов договору (строки, обсяги, умови поставок і платежів), встановлення вимог до постачальників та розрахунок бюджету для закупівель.
Внутрішній замовник отримує потреби безпосередньо від кінцевих користувачів — тих, хто буде використовувати товари чи послуги. У військових структурах це можуть бути бійці, водії, медики та інші фахівці, для яких здійснюються закупівлі. Вся закупівельна робота спрямована на забезпечення їх потреб.
У попередній статті я детально розглянув завдання внутрішнього замовника та розподіл відповідальності між ним і закупівельником.
Таким чином, до успішного проведення закупівлі залучені кілька ключових ролей:
- користувач, який формує потребу;
- внутрішній замовник, який агрегує і формує технічні завдання;
- категорійний менеджер, який проводить аналіз ринку та розробляє вимоги;
- тендерний спеціаліст, який організовує процедуру відбору.
Важливою умовою успішної закупівлі є ретельна підготовка на початкових етапах: формування потреби, планування бюджету та розробка технічних вимог, які створюють ширший вибір для замовника та конкурентні умови для постачальників. Внутрішній замовник, зокрема служба забезпечення у військових структурах, відіграє важливу роль у цьому процесі. Вона відповідає за визначення потреб, планування ресурсів та взаємодію з ринком для задоволення запитів користувачів. У Збройних Силах ця функція часто недооцінюється, що потребує перегляду підходів для підвищення їхньої ефективності.
Детальніше про взаємодію між підрозділами та закупівельником, а також поради щодо налагодження ефективної співпраці для успішних військових закупівель, читайте в статті: «Чому взаємодія підрозділів та закупівельника важлива для ефективності військової частини?»
Євгеній Сільверстов
Експерт Проєкту реформи оборонних закупівель за підтримки спеціального радника Великої Британії з питань оборони.
- Війна змінила правила гри: Україна на першому місці за передачами озброєння (2022–2024) Христина Кухарук вчора о 16:22
- Как оформить наследство в Украине, если вы находитесь за границей: пошаговая инструкция Віра Тарасенко вчора о 14:50
- Централізація закупівель: як Україна та ЄС підвищують ефективність державних витрат Олена Усеінова 23.05.2025 17:38
- Обмеження переказів між картками: що зміниться з 1 червня? Денис Терещенко 23.05.2025 15:07
- Як уникнути блокування податкових накладних? Сергій Пагер 23.05.2025 08:47
- Сімейне підприємництво в Україні: міжнародний досвід та перспективи Юлія Мороз 22.05.2025 14:15
- Світло – не трофей Ірина Голіздра 22.05.2025 12:56
- Оскарження тарифу на електроенергію: КОАС розглядає справу проти постанови КМУ Андрій Хомич 22.05.2025 11:38
- Господарювання без сторонніх або ТОВ з 1 учасником Альона Пагер 22.05.2025 09:39
- Капітал у квадратних метрах: стратегічний погляд на інвестиції в українську нерухомість Раміль Мехтієв 22.05.2025 09:07
- Хто вбив Андрія Портнова? Дмитро Золотухін 22.05.2025 01:17
- Психосоціальні ризики: прихована загроза безпеці праці, яку не варто ігнорувати Валентин Митлошук 21.05.2025 15:51
- Війна і молодь України: виклики, нові цінності та перспективи розвитку після війни Захарій Ткачук 21.05.2025 13:32
- Що робити зі скасуванням торгівельного безвізу для України Юрій Щуклін 21.05.2025 13:22
- Суд не вправі оцнювати ухвали НСРД Андрій Хомич 21.05.2025 11:39
- Хто вбив Андрія Портнова? 3443
- Україна: 68 місце за якістю життя і 87 за зарплатами – сигнал для реформ 216
- Секс під час війни: про що мовчать, але переживають тисячі 153
- Війна змінила правила гри: Україна на першому місці за передачами озброєння (2022–2024) 97
- Обмеження переказів між картками: що зміниться з 1 червня? 90
-
Нові 1920-ті, "кернесанс" і "Геть від Москви!": як живе Харків за 30 км від Росії
10499
-
Виклик Маску: як Китай утричі обігнав Starlink за потужностями виробництва супутників
Думка 7643
-
Натреновані на вбивство: Кремлю доведеться розв'язувати проблему розлючених фронтовиків
Думка 6908
-
"Агресор космічного масштабу". Ексрозвідниця США про загрозу РФ, Китаю і нову роль України
5941
-
L'Oréal Україна запускає другий сезон програми L'Oréal Startup Hub: як подати заявку
Новини компаній 5166