Відбір постачальника – це не вся закупівля: ключові ролі в закупівельному процесі
Як функціонує закупівельний процес у Збройних Силах та цивільних організаціях: чому недооцінка служб забезпечення може вплинути на якість забезпечення та ефективність закупівель.
Однією з поширених помилок у розумінні закупівельного процесу є хибне уявлення, що відбір постачальника (через тендер у системі Prozorro або інші методи) є його основною частиною. Насправді ж, закупівельний процес починається значно раніше і залежить від різних учасників
Щоб ефективно провести тендер, закупівельник повинен мати всю необхідну інформацію: технічні характеристики предмета закупівлі, вимоги до постачальника та ключові умови майбутнього договору. Лише після цього він оголошує тендер.
Важливо підкреслити: предмет закупівлі має бути описаний виключно технічними та якісними характеристиками, без прив'язки до конкретного бренду чи марки. Професійні стандарти вимагають уникати подібних прив'язок навіть тоді, коли законодавство це дозволяє. Нездатність описати предмет закупівлі за технічними та якісними параметрами вказує на серйозні проблеми в закупівельній системі та свідчить про професійну непридатність відповідальних осіб.
Отже, завданням тендерного спеціаліста є організація відбору постачальника, але для цього він отримує всю необхідну інформацію від фахівця з ринкового аналізу або категорійного менеджера. Ці фахівці, як правило, працюють у закупівельному підрозділі і відповідають за певні категорії товарів або послуг. Їх роль — бути "перекладачами" між внутрішнім замовником та закупівельником, допомагаючи правильно сформулювати потребу відповідно до ринкових умов і стандартів.
Джерелом інформації для категорійного менеджера виступає внутрішній замовник. Внутрішній замовник — це підрозділ, який відповідає за конкретний напрямок діяльності організації та забезпечення матеріально-технічних потреб користувачів. У військових частинах функції забезпечення виконують різні служби, такі як автомобільна, медична, служба забезпечення паливно-мастильними матеріалами та служба безпілотних авіаційних комплексів. У Збройних Силах України за матеріальне забезпечення відповідають центральні служби, які координують цей процес для всіх військових підрозділів.
Функція внутрішнього замовника дуже важлива. У цивільних організаціях і в армії він має бути обізнаним з потребами підрозділів та відповідати за їхнє повне задоволення. Його основні завдання включають: визначення необхідних характеристик товарів, формування умов договору (строки, обсяги, умови поставок і платежів), встановлення вимог до постачальників та розрахунок бюджету для закупівель.
Внутрішній замовник отримує потреби безпосередньо від кінцевих користувачів — тих, хто буде використовувати товари чи послуги. У військових структурах це можуть бути бійці, водії, медики та інші фахівці, для яких здійснюються закупівлі. Вся закупівельна робота спрямована на забезпечення їх потреб.
У попередній статті я детально розглянув завдання внутрішнього замовника та розподіл відповідальності між ним і закупівельником.
Таким чином, до успішного проведення закупівлі залучені кілька ключових ролей:
- користувач, який формує потребу;
- внутрішній замовник, який агрегує і формує технічні завдання;
- категорійний менеджер, який проводить аналіз ринку та розробляє вимоги;
- тендерний спеціаліст, який організовує процедуру відбору.
Важливою умовою успішної закупівлі є ретельна підготовка на початкових етапах: формування потреби, планування бюджету та розробка технічних вимог, які створюють ширший вибір для замовника та конкурентні умови для постачальників. Внутрішній замовник, зокрема служба забезпечення у військових структурах, відіграє важливу роль у цьому процесі. Вона відповідає за визначення потреб, планування ресурсів та взаємодію з ринком для задоволення запитів користувачів. У Збройних Силах ця функція часто недооцінюється, що потребує перегляду підходів для підвищення їхньої ефективності.
Детальніше про взаємодію між підрозділами та закупівельником, а також поради щодо налагодження ефективної співпраці для успішних військових закупівель, читайте в статті: «Чому взаємодія підрозділів та закупівельника важлива для ефективності військової частини?»
Євгеній Сільверстов
Експерт Проєкту реформи оборонних закупівель за підтримки спеціального радника Великої Британії з питань оборони.
- Чому ми приймаємо нелогічні фінансові рішення? Антон Новохатній 16:55
- Відповідальність батьків за шкоду, завдану дитиною: кейс наїзду на пішохода Артур Кір’яков вчора о 09:28
- Кібербезпека в руках людей: чому найслабша ланка – не код, а співробітник? Михайло Зборовський 02.05.2025 14:56
- "Дачна революція": Верховний Суд дозволив реєстрацію місця проживання у дачному будинку Арсен Маринушкін 02.05.2025 13:48
- Відповідальність батьків за тілесні ушкодження, завдані їхніми малолітніми дітьми Артур Кір’яков 02.05.2025 09:28
- Економіка агресора радує своїм падінням Володимир Горковенко 01.05.2025 20:07
- Пенсійна реформа 2025 року Андрій Павловський 01.05.2025 18:17
- Все про ПДВ: коротка інструкція від адвоката Сергій Пагер 01.05.2025 09:52
- Инструкция для семей: как проверить статус военного и оформить необходимые выплаты Віра Тарасенко 30.04.2025 23:25
- Схеми "золотих паспортів" у ЄС під забороною: удар по російських олігархах Володимир Горковенко 30.04.2025 23:08
- Захист прав національних спільнот – основний критерій вступу України в Європейський Союз Сергій Пєтков 30.04.2025 18:12
- Час убезпечувати тил Євген Магда 30.04.2025 15:36
- Шанс або вирок: як бути бізнесу в епоху цифрової трансформації Богдан Данилко 30.04.2025 15:16
- Звільнення багатодітних батьків від оподаткування на об’єкти житлової нерухомості Юрій Стеценко 30.04.2025 13:39
- Це не працює в B2B-маркетингу: як уникнути найпоширеніших помилок Алла Болоховська 30.04.2025 11:46
-
Сотні КАБів щодня, евакуації з області та весна. Як живуть прифронтові Суми і Сумщина
12561
-
Anti-age міфи: що насправді працює, а що — просто маркетинг
Життя 7082
-
Україна не допустить союзників Росії до відбудови. У "нейтральних" не буде пріоритету
Бізнес 4782
-
Країни ОПЕК+ у червні суттєво збільшать видобуток нафти
Бізнес 4373
-
Перший англомовний альбом від Ziferblat. Десять музичних новинок тижня
Життя 2367