Менеджмент знаний = конкурентное преимущество

"Knowledge is power. Knowledge shared is power multiplied."

Robert Noyce

Большинству из нас нужны знания в той или иной форме, чтобы выполнять свою работу хорошо.

Это кажется очевидным, правда? Но, как ваша компания управляет знаниями? Когда у вас возникает вопрос, то вам легко найти ответ, или вы должны искать в течение нескольких часов или дней, чтобы найти то, что вам нужно знать? Именно поэтому управление знаниями является столь важным.

Менеджмент знаний (англ. knowledge management) — это систематические процессы, благодаря которым создаются, сохраняются, распределяются и применяются основные элементы интеллектуального капитала, необходимые для успеха организации; стратегия, трансформирующая все виды интеллектуальных активов в более высокую производительность, эффективность и новую стоимость.

Источник: Wikipedia

Нужен ли так этот менеджмент знаний?

Рыночная стоимость компании складывается из материальных и нематериальных активов.

По разным оценкам, в наше время до 30% стоимости компании – материальная собственность, остальные 70% – интеллектуальные активы компании.

Хорошие примеры – это Facebook, Uber, Большая четвёрка.

У вас были такие ситуации?

Ситуация №1

Наиболее сильный менеджер по продажам увольняется. И вы беспокоитесь, потому что не уверены, смогут ли менеджеры приносит такой же результат пока будете искать замену. Зачастую вместе с ним уходят знания, опыт, база клиентов и наработки. Новые менеджер может рассчитывать на несколько советов и начинать с нуля.

Ситуация №2

Взяли на работу нового сотрудника. Ему необходимо влиться в рабочий процесс. Для этого необходимо время и чем его больше, тем больше бизнес теряет. Он сам все узнает, делает те же ошибки, что и предыдущие новички и отвлекает коллег, если не стесняется ;)

Менеджмент знаний позволяет снизить потери

У большинства сотрудников наработаны шаблоны, документы. Их коллеги об этом не знают и создают все с нуля.

Очень часто мы занимаемся следующим на работе:

• длительно ищем документы
• теряем или не знаем о важных документах, которые приходится создавать заново

По данным компании IDC из-за плохой организации документов сотрудники тратят от 15% до 35% рабочего времени на поиск требуемой информации.

Что вносить в базу знаний?

Формализованные активы:

• Шаблоны
• Процедуры
• Лучшие практики

Неформализованные активы:

• Опыт работы с тем или иными клиентами\поставщиками
• Алгоритм работы над проектом

 Главное не вносите пустышки (формальные отчеты) иначе база превратиться в “мусорку”.

“A good decision is based on knowledge and not on numbers. “

Plato (Ancient Greek Philosopher)

Алгоритм управления базой знаний

Факторы успеха внедрения базы знаний

• Содействие и поддержка высшего руководства
  
• Готовность инвестировать
  
• Наличие мотивации у сотрудников
• Централизованное координирование управлением знаниями
• Удобная база знаний
  

Ошибки использования базы знаний

• Сотрудники хорошо обучены, но не могут применить свои знания
• Кто-то многому обучается в рамках проектов, но полученные знания, не передаются другим
• Есть много экспертов, но персонал не знает, кто они и где их найти
• Все хорошо документировано, но нет никакой структуры, чтобы получить информацию
  

Кто должен производить менеджмент знаний

Очевидно, то будет менеджер, а еще очевиднее, то сотрудник, который отлично знает рабочие процессы. Обычно в команду входят: HR и начальники отделов.

Чтобы база знания была правильно сформирована и обновлялась им необходимо постоянно обращаться к алгоритму управления базой знаний (см. выше).

Инструменты менеджмента знаний

Сначала создайте структуру базы, а потом уже выбирайте решение.

Какие программы могут вам помочь?

Данных программ существует множество. Пожалуй, одной из самой популярных является SharePoint, так как это часть Microsoft и значит отлично интегрируется с Office. Единственная проблема, что к сожалению, не видел полноценных систем, реализованных на нем.

Итого, бизнес инвестирует в базу знаний для:

• Облегчения плавного ввода сотрудника в курс дела
• Минимизации потери корпоративных знаний
• Накопления опыта для принятия решений
• Повышения внутреннего сотрудничества
• Накопления лучших практик