Автоматизація бізнес-процесів: коли панацея, а коли пастка?
Коли прийшов карантин, майже кожен бізнес усвідомив те, що бізнес-процеси не можуть розвиватись хаотично.
Для когось стало відкриттям, що їх треба час від часу переглядати, налаштовувати, оптимізовувати чи автоматизувати. Коли ми говоримо про бізнес-процеси, то маємо на увазі певний вже усталений порядок дій, необхідних для досягнення певного результату. Наприклад, для найму фахівця в команду, чи виводу нового товару на ринок, чи відкриття ще одного магазину тощо.
Правильно побудована робота в напрямку налаштування бізнес-процесів допоможе вашому бізнесу. Ви можете впливати на внутрішні процеси в компанії та налаштовувати їх. Відтоді процеси стануть стандартизованими та зрозумілими. Це зекономить час вам і вашій команді, покращить мікроклімат в компанії. Члени команди зрозуміють, яка робота виконується, де, ким, як саме і з якою метою. Всі вам будуть тільки вдячні за це.
Коли ви починаєте роботу з налаштуванням бізнес-процесів, може виникнути спокуса одразу все автоматизувати. Справа ж в тому, що автоматизація хаосу призведе до ще більшого хаосу. До всіх змін бізнесу необхідно готуватись і мати відповідний рівень зрілості своїх процесів. Отже, перший крок, який ви маєте зробити — це формалізувати бізнес-процеси. Як? Сісти, виокремити всі бізнес-процеси, які відбуваються в компанії і описати їх та формалізувати. Скажете важко? Так, подекуди ця задача здається дуже об’ємною, довготривалою і може навіть непосильною. Проте, є чимало методик, які дозволяють це зробити. Врешті-решт, є бізнес-консультанти. Повірте, краще виділити певний період часу під формалізацію процесів, чим втратити час, ресурси, поки бізнес продовжуватиме їхати старими рейками, втрачаючи свої позиції.
Я так впевнено про це говорю тому, що мій досвід — це понад 13 років в IT та консалтингу. І бажання власників бізнесу почати не з формалізації, а з автоматизації — доволі частий кейс. До 2016 року я очолювала ІТ компанію і займалась автоматизацією процесів середнього та крупного бізнесу в Україні. Після 2016 року заснувала агенцію, що займається власне налагодження процесів та підготовкою компаній і її процесів до автоматизації.
Кілька цифр, які дозволять вам побачити користь від першочергової формалізації бізнес-процесів у всій красі. Уявімо, що ми виносимо на тендер запит про автоматизацію бізнес-процесів. Так-от:
- запит з описаними процесами економить нам від 30 до 45% бюджету на автоматизацію у порівнянні з аналогічним, в якому бізнес-процеси неформалізовані.
- також запит із описаними процесами подарує нам економію часу у 3-5 місяців, а про менший спротив персоналу годі й казати, адже з ним ми вже пройшлися всіма процесами.
Сьогодні в тренді говорити про те, що коронавірус зробив діджитальну революцію і всі, кого ще не було в online, тут нарешті опинились. Але зверніть увагу на якість цих явищ! Наприклад, на те, як стало складно компаніям з неналаштованими бізнес-процесами проводити наради. Адже щоденні чи щотижневі наради — це бізнес-процес, який теж треба налаштувати. А щоб це зробити, потрібно побудувати успішну схему з таких основних атрибутів:
- адженда для наради
- ведучий чи модератор
- різні типи нарад
- культура ознайомлення з матеріалами до наради
- протоколи і розподіл завдань після наради і контроль за їх виконанням
- таймінги для різних видів нарад тощо.
На противагу у компанії, в якій все склалось з цим бізнес-процесом, ситуація матиме такий вигляд:
- є шаблони нарад
- ведучий знає свою роль
- секретар може записати екран, щоб потім було зручніше сформувати протокол
- економія по часу, всі виступають по суті
- запрошуємо тих, кого стосується нарад і т.д
- всі наради зафіксовані в календарі.
На такому простому прикладі ми бачимо підхід з описаними і не описаними процесами. А уявіть, який відбувається хаос в інших процесах: в погодженнях бюджету, візуванні договорів, оплаті рахунків і всьому тому, що не так давно відбувалось в ручному режимі.
З чого починати — з оптимізації чи автоматизації — вирішувати вам. Я ж пропоную відштовхуватись від того, що є важливішим: логіка процесу, чи система в якій він має бути автоматизованим.
- Смертна кара у часи війни: вибір між гуманізмом і виживанням Дмитро Зенкін вчора о 23:08
- Про оскарження рішень військово-лікарських комісій (ВЛК) Світлана Приймак вчора о 23:00
- Метрики CX – клавіші фортепіано в мелодії прибутку компанії Андрій Волнянський вчора о 22:45
- Хто має право на відстрочку та які документи необхідні? Віталій Єлькін вчора о 21:52
- Як зробити освіту практичною: дієві рішення для університетів Віталій Кухарський вчора о 19:28
- 69-та сесія Комісії ООН зі становища жінок стартувала сьогодні Галина Скіпальська вчора о 15:48
- Що не так із ресурсними угодами США? Ксенія Оринчак вчора о 15:00
- 3526 млрд грн збитків довкіллю: як притягнути агресора до відповідальності? Юлія Овчинникова вчора о 14:42
- Стратегічні та критичні надра. Що це? Віталій Соловей вчора о 14:24
- Україна – "воєнний дикобраз" серед світових хижаків Валерій Карпунцов вчора о 13:37
- Росія не зупиниться: чому майбутнє Європи залежить від України Георгій Тука вчора о 12:43
- Криптоскам на довірі: як не втратити своїх коштів у цифрову епоху Ігор Шевцов вчора о 11:01
- OFAC, санкції та український бізнес: що потрібно знати енергетичним компаніям Ростислав Никітенко вчора о 08:06
- Чому просто "бути на виду" вже не достатньо? Андрій Волнянський 09.03.2025 23:05
- Зброя в тіні недбалості: як одна помилка важить більше за два вироки Дмитро Зенкін 09.03.2025 23:01
-
Чому Трамп не підтримуватиме план Європи щодо України
Думка 9890
-
ПриватБанк змінює застосунок Приват24. Що буде нового – фото
Фінанси 3605
-
Яка країна стане новим центром сили у світі
Думка 1969
-
Шпигунство Google, Контрабанда від Coca-Cola, Вчені клонують мамонта. Найкращі історії світу
1868
-
Без Трампа: у Києві перейменували кафе, названі на честь президента США
Життя 1664