Автоматизація бізнес-процесів: коли панацея, а коли пастка?

Для когось стало відкриттям, що їх треба час від часу переглядати, налаштовувати, оптимізовувати чи автоматизувати. Коли ми говоримо про бізнес-процеси, то маємо на увазі певний вже усталений порядок дій, необхідних для досягнення певного результату. Наприклад, для найму фахівця в команду, чи виводу нового товару на ринок, чи відкриття ще одного магазину тощо. 

Правильно побудована робота в напрямку налаштування бізнес-процесів допоможе вашому бізнесу. Ви можете впливати на внутрішні процеси в компанії та налаштовувати їх. Відтоді процеси стануть стандартизованими та зрозумілими. Це зекономить час вам і вашій команді, покращить мікроклімат в компанії. Члени команди зрозуміють, яка робота виконується, де, ким, як саме і з якою метою. Всі вам будуть тільки вдячні за це. 

Коли ви починаєте роботу з налаштуванням бізнес-процесів, може виникнути спокуса одразу все автоматизувати. Справа ж в тому, що автоматизація хаосу призведе до ще більшого хаосу. До всіх змін бізнесу необхідно готуватись і мати відповідний рівень зрілості своїх процесів. Отже, перший крок, який ви маєте зробити — це формалізувати бізнес-процеси. Як? Сісти, виокремити всі бізнес-процеси, які відбуваються в компанії і описати їх та формалізувати. Скажете важко? Так, подекуди ця задача здається дуже об’ємною, довготривалою і може навіть непосильною. Проте, є чимало методик, які дозволяють це зробити. Врешті-решт, є бізнес-консультанти. Повірте, краще виділити певний період часу під формалізацію процесів, чим втратити час, ресурси, поки бізнес продовжуватиме їхати старими рейками, втрачаючи свої позиції. 

Я так впевнено про це говорю тому, що мій досвід — це понад 13 років в IT та консалтингу. І бажання власників бізнесу почати не з формалізації, а з автоматизації — доволі частий кейс. До 2016 року я очолювала ІТ компанію і займалась автоматизацією процесів середнього та крупного бізнесу в Україні. Після 2016 року заснувала агенцію, що займається власне налагодження процесів та підготовкою компаній і її  процесів до автоматизації. 

Кілька цифр, які дозволять вам побачити користь від першочергової формалізації бізнес-процесів у всій красі. Уявімо, що ми виносимо на тендер запит про автоматизацію бізнес-процесів. Так-от:

- запит з описаними процесами економить нам від 30 до 45% бюджету на автоматизацію у порівнянні з аналогічним, в якому бізнес-процеси неформалізовані.

- також запит із описаними процесами подарує нам економію часу у 3-5 місяців, а про менший спротив персоналу годі й казати, адже з ним ми вже пройшлися всіма процесами. 

Сьогодні в тренді говорити про те, що коронавірус зробив діджитальну революцію і всі, кого ще не було в online, тут нарешті опинились. Але зверніть увагу на якість цих явищ! Наприклад, на те, як стало складно компаніям з неналаштованими бізнес-процесами проводити наради. Адже щоденні чи щотижневі наради — це бізнес-процес, який теж треба налаштувати. А щоб це зробити, потрібно побудувати успішну схему з таких основних атрибутів:

- адженда для наради
- ведучий чи модератор
- різні типи нарад
- культура ознайомлення з матеріалами до наради
- протоколи і розподіл завдань після наради і контроль за їх виконанням
- таймінги для різних видів нарад тощо. 

На противагу у компанії, в якій все склалось з цим бізнес-процесом, ситуація матиме такий вигляд:

- є шаблони нарад
- ведучий знає свою роль
- секретар може записати екран, щоб потім було зручніше сформувати протокол
- економія по часу, всі виступають по суті
- запрошуємо тих, кого стосується нарад і т.д
- всі наради зафіксовані  в календарі. 

На такому простому прикладі ми бачимо підхід з описаними і не описаними процесами. А уявіть, який відбувається хаос в інших процесах: в погодженнях бюджету, візуванні договорів, оплаті рахунків і всьому тому, що не так давно відбувалось в ручному режимі. 

З чого починати — з оптимізації чи автоматизації — вирішувати вам. Я ж пропоную відштовхуватись від того, що є важливішим: логіка процесу, чи система в якій він має бути автоматизованим.