Автоматизація бізнес-процесів: коли панацея, а коли пастка?
Коли прийшов карантин, майже кожен бізнес усвідомив те, що бізнес-процеси не можуть розвиватись хаотично.
Для когось стало відкриттям, що їх треба час від часу переглядати, налаштовувати, оптимізовувати чи автоматизувати. Коли ми говоримо про бізнес-процеси, то маємо на увазі певний вже усталений порядок дій, необхідних для досягнення певного результату. Наприклад, для найму фахівця в команду, чи виводу нового товару на ринок, чи відкриття ще одного магазину тощо.
Правильно побудована робота в напрямку налаштування бізнес-процесів допоможе вашому бізнесу. Ви можете впливати на внутрішні процеси в компанії та налаштовувати їх. Відтоді процеси стануть стандартизованими та зрозумілими. Це зекономить час вам і вашій команді, покращить мікроклімат в компанії. Члени команди зрозуміють, яка робота виконується, де, ким, як саме і з якою метою. Всі вам будуть тільки вдячні за це.
Коли ви починаєте роботу з налаштуванням бізнес-процесів, може виникнути спокуса одразу все автоматизувати. Справа ж в тому, що автоматизація хаосу призведе до ще більшого хаосу. До всіх змін бізнесу необхідно готуватись і мати відповідний рівень зрілості своїх процесів. Отже, перший крок, який ви маєте зробити — це формалізувати бізнес-процеси. Як? Сісти, виокремити всі бізнес-процеси, які відбуваються в компанії і описати їх та формалізувати. Скажете важко? Так, подекуди ця задача здається дуже об’ємною, довготривалою і може навіть непосильною. Проте, є чимало методик, які дозволяють це зробити. Врешті-решт, є бізнес-консультанти. Повірте, краще виділити певний період часу під формалізацію процесів, чим втратити час, ресурси, поки бізнес продовжуватиме їхати старими рейками, втрачаючи свої позиції.
Я так впевнено про це говорю тому, що мій досвід — це понад 13 років в IT та консалтингу. І бажання власників бізнесу почати не з формалізації, а з автоматизації — доволі частий кейс. До 2016 року я очолювала ІТ компанію і займалась автоматизацією процесів середнього та крупного бізнесу в Україні. Після 2016 року заснувала агенцію, що займається власне налагодження процесів та підготовкою компаній і її процесів до автоматизації.
Кілька цифр, які дозволять вам побачити користь від першочергової формалізації бізнес-процесів у всій красі. Уявімо, що ми виносимо на тендер запит про автоматизацію бізнес-процесів. Так-от:
- запит з описаними процесами економить нам від 30 до 45% бюджету на автоматизацію у порівнянні з аналогічним, в якому бізнес-процеси неформалізовані.
- також запит із описаними процесами подарує нам економію часу у 3-5 місяців, а про менший спротив персоналу годі й казати, адже з ним ми вже пройшлися всіма процесами.
Сьогодні в тренді говорити про те, що коронавірус зробив діджитальну революцію і всі, кого ще не було в online, тут нарешті опинились. Але зверніть увагу на якість цих явищ! Наприклад, на те, як стало складно компаніям з неналаштованими бізнес-процесами проводити наради. Адже щоденні чи щотижневі наради — це бізнес-процес, який теж треба налаштувати. А щоб це зробити, потрібно побудувати успішну схему з таких основних атрибутів:
- адженда для наради
- ведучий чи модератор
- різні типи нарад
- культура ознайомлення з матеріалами до наради
- протоколи і розподіл завдань після наради і контроль за їх виконанням
- таймінги для різних видів нарад тощо.
На противагу у компанії, в якій все склалось з цим бізнес-процесом, ситуація матиме такий вигляд:
- є шаблони нарад
- ведучий знає свою роль
- секретар може записати екран, щоб потім було зручніше сформувати протокол
- економія по часу, всі виступають по суті
- запрошуємо тих, кого стосується нарад і т.д
- всі наради зафіксовані в календарі.
На такому простому прикладі ми бачимо підхід з описаними і не описаними процесами. А уявіть, який відбувається хаос в інших процесах: в погодженнях бюджету, візуванні договорів, оплаті рахунків і всьому тому, що не так давно відбувалось в ручному режимі.
З чого починати — з оптимізації чи автоматизації — вирішувати вам. Я ж пропоную відштовхуватись від того, що є важливішим: логіка процесу, чи система в якій він має бути автоматизованим.
- Тренди світових витрат засобами візуалізації: військо, освіта, охорона здоров’я Христина Кухарук вчора о 19:13
- Як роботодавцю повернути кошти, сплачені працівнику за скасованим рішенням суду Альона Прасол вчора о 14:30
- Чому підприємці бояться виходити на новий рівень і як подолати цей бар’єр? Олександр Висоцький вчора о 14:12
- "Ситник проти України" – чи може справедливість бути упередженою? Дмитро Зенкін вчора о 12:57
- Нові правила подачі заявок на торговельні марки Сергій Барбашин вчора о 11:45
- Суд відмовив у позові до ФОП щодо псування техніки після ремонту Артур Кір’яков 05.05.2025 19:08
- Літо, тераси та куріння: чи є заборона для літніх майданчиків? Олег Сніцар 05.05.2025 17:12
- Регіональні тренди запитів "Відео ШІ" в Україні: піки, спад і соціальні фактори Христина Кухарук 05.05.2025 17:03
- Мінеральна угода США та України: шанс на нову енергополітику чи дорогий експеримент? Ростислав Никітенко 05.05.2025 15:55
- Інвестування в Україну – аналіз досвіду іноземних компаній Сильвія Красонь-Копаніаж 05.05.2025 13:30
- Як спадкоємцю за кордоном не загубитися у правовому лабіринті Світлана Приймак 05.05.2025 13:28
- Психологічна готовність до пластичної операції – більше, ніж "налаштування" Дмитро Березовський 05.05.2025 12:42
- Чому ми приймаємо нелогічні фінансові рішення? Антон Новохатній 04.05.2025 16:55
- Відповідальність батьків за шкоду, завдану дитиною: кейс наїзду на пішохода Артур Кір’яков 03.05.2025 09:28
- Кібербезпека в руках людей: чому найслабша ланка – не код, а співробітник? Михайло Зборовський 02.05.2025 14:56
-
Зміна пріоритетів: молоде покоління радше зменшить заощадження, ніж відмовиться від хобі
Життя 12425
-
Заборонений в Україні. Хто такий Сіміон і чим його перемога у Румунії загрожує Києву
9015
-
У Чернігові демонтували пам’ятник борцям за незалежність: про що йдеться
Життя 8463
-
"Ми скорочуємо більше ніж удвічі наше виробництво", – фіндиректор Ferrexpo
Бізнес 7351
-
Розробка GTA VI дорожча за будівництво найвищого хмарочоса у світі
Життя 5819