Автоматизація бізнес-процесів: коли панацея, а коли пастка?
Коли прийшов карантин, майже кожен бізнес усвідомив те, що бізнес-процеси не можуть розвиватись хаотично.
Для когось стало відкриттям, що їх треба час від часу переглядати, налаштовувати, оптимізовувати чи автоматизувати. Коли ми говоримо про бізнес-процеси, то маємо на увазі певний вже усталений порядок дій, необхідних для досягнення певного результату. Наприклад, для найму фахівця в команду, чи виводу нового товару на ринок, чи відкриття ще одного магазину тощо.
Правильно побудована робота в напрямку налаштування бізнес-процесів допоможе вашому бізнесу. Ви можете впливати на внутрішні процеси в компанії та налаштовувати їх. Відтоді процеси стануть стандартизованими та зрозумілими. Це зекономить час вам і вашій команді, покращить мікроклімат в компанії. Члени команди зрозуміють, яка робота виконується, де, ким, як саме і з якою метою. Всі вам будуть тільки вдячні за це.
Коли ви починаєте роботу з налаштуванням бізнес-процесів, може виникнути спокуса одразу все автоматизувати. Справа ж в тому, що автоматизація хаосу призведе до ще більшого хаосу. До всіх змін бізнесу необхідно готуватись і мати відповідний рівень зрілості своїх процесів. Отже, перший крок, який ви маєте зробити — це формалізувати бізнес-процеси. Як? Сісти, виокремити всі бізнес-процеси, які відбуваються в компанії і описати їх та формалізувати. Скажете важко? Так, подекуди ця задача здається дуже об’ємною, довготривалою і може навіть непосильною. Проте, є чимало методик, які дозволяють це зробити. Врешті-решт, є бізнес-консультанти. Повірте, краще виділити певний період часу під формалізацію процесів, чим втратити час, ресурси, поки бізнес продовжуватиме їхати старими рейками, втрачаючи свої позиції.
Я так впевнено про це говорю тому, що мій досвід — це понад 13 років в IT та консалтингу. І бажання власників бізнесу почати не з формалізації, а з автоматизації — доволі частий кейс. До 2016 року я очолювала ІТ компанію і займалась автоматизацією процесів середнього та крупного бізнесу в Україні. Після 2016 року заснувала агенцію, що займається власне налагодження процесів та підготовкою компаній і її процесів до автоматизації.
Кілька цифр, які дозволять вам побачити користь від першочергової формалізації бізнес-процесів у всій красі. Уявімо, що ми виносимо на тендер запит про автоматизацію бізнес-процесів. Так-от:
- запит з описаними процесами економить нам від 30 до 45% бюджету на автоматизацію у порівнянні з аналогічним, в якому бізнес-процеси неформалізовані.
- також запит із описаними процесами подарує нам економію часу у 3-5 місяців, а про менший спротив персоналу годі й казати, адже з ним ми вже пройшлися всіма процесами.
Сьогодні в тренді говорити про те, що коронавірус зробив діджитальну революцію і всі, кого ще не було в online, тут нарешті опинились. Але зверніть увагу на якість цих явищ! Наприклад, на те, як стало складно компаніям з неналаштованими бізнес-процесами проводити наради. Адже щоденні чи щотижневі наради — це бізнес-процес, який теж треба налаштувати. А щоб це зробити, потрібно побудувати успішну схему з таких основних атрибутів:
- адженда для наради
- ведучий чи модератор
- різні типи нарад
- культура ознайомлення з матеріалами до наради
- протоколи і розподіл завдань після наради і контроль за їх виконанням
- таймінги для різних видів нарад тощо.
На противагу у компанії, в якій все склалось з цим бізнес-процесом, ситуація матиме такий вигляд:
- є шаблони нарад
- ведучий знає свою роль
- секретар може записати екран, щоб потім було зручніше сформувати протокол
- економія по часу, всі виступають по суті
- запрошуємо тих, кого стосується нарад і т.д
- всі наради зафіксовані в календарі.
На такому простому прикладі ми бачимо підхід з описаними і не описаними процесами. А уявіть, який відбувається хаос в інших процесах: в погодженнях бюджету, візуванні договорів, оплаті рахунків і всьому тому, що не так давно відбувалось в ручному режимі.
З чого починати — з оптимізації чи автоматизації — вирішувати вам. Я ж пропоную відштовхуватись від того, що є важливішим: логіка процесу, чи система в якій він має бути автоматизованим.
- Альтернативи децентралізації енергогенерації в Україні не існує Олексій Гнатенко вчора о 15:31
- Відкриті дані: прозорість проти корупції Діана Граділь вчора о 13:39
- Способи захисту прав власника від самочинного будівництва на земельній ділянці Євген Морозов вчора о 10:45
- Власть, наука, интеллект – инвестиции в средний и малый бизнес и устойчивое развитие Вільям Задорський вчора о 04:01
- Прифронтовий Миколаїв. Яку допомогу можна отримати у місті, де лінія фронту зовсім близько Галина Скіпальська 25.07.2024 13:53
- На що дивляться інвестори? Олександр Висоцький 25.07.2024 12:22
- Де нормальний начпрод, там якісні продукти харчування Дана Ярова 25.07.2024 12:06
- Розвиток європейського ринку водню: Нові ініціативи та перспективи Олексій Гнатенко 25.07.2024 10:17
- Внесіть зміни у свій щоденний "to do list" Катерина Кошкіна 25.07.2024 09:59
- Гранти на відновлення та енергоефективність житла: можливості від Фонду енергоефективності Єгор Фаренюк 24.07.2024 21:44
- Порушення прав власника земельної ділянки внаслідок самочинного будівництва Євген Морозов 24.07.2024 19:48
- Як застосувати методи відбору постачальників НАТО у наших реаліях? Євгеній Сільверстов 24.07.2024 18:00
- Кого підтримуватиме Ізраїль під час виборів у США? Олег Вишняков 24.07.2024 13:22
- Європейська рада схвалила висновки щодо інфраструктури електромережі ЄС Олексій Гнатенко 24.07.2024 12:30
- Спільна власність чоловіка та жінки, які проживають без реєстрації шлюбу Євген Морозов 23.07.2024 19:26
- Boris Johnson: Запрошення до усвідомлення – домовлянь з РФ не буде 1883
- Суди проти рф – реалії, фантазії, міфи. Перспективи Арбітражу 299
- Як застосувати методи відбору постачальників НАТО у наших реаліях? 91
- Чому конкурентні закупівлі – це більше ніж просто вимога закону 65
- Дизайн дитячого простору 63
-
11 млрд доларів тому, кого немає. На що просила гроші Україна в Берліні
Бізнес 87047
-
У Харкові обрали нові назви для трьох станцій метро
Бізнес 11243
-
Помпео виклав своє бачення мирного плану Трампа: лендліз на $500 млрд і реальні санкції
Бізнес 9246
-
Криза мобільного зв’язку. Скільки коштуватиме подовження зв'язку під час відключень
Бізнес 5712
-
Київський підприємець почав розбирати Tesla, щоб заряджати оселі – FT
Технології 5411