"Ви можете бути дуже зайняті, але водночас не дуже ефективні" (С.Кові).
Система комплаєнс-контролю в компанії має пройти еволюційний шлях від формального консультування з питань відповідності до інтеграції комплаєнс в корпоративну культуру. Така еволюція передбачає постійну оптимізацію бізнес-процесів, попередження ризиків та спрощення внутрішніх процедур.
Розглянемо десять основних ознак ефективної системи комплаєнс-контролю.
Ефективна організація. Питання забезпечення комплаєнс стосується усіх працівників компанії та є складовою її корпоративного середовища. Взаємодія працівників базується на моделі «трьох ліній захисту», відповідно до якої функціонує підрозділ комплаєнс, який забезпечений необхідними ресурсами, користується підтримкою керівництва та є незалежним від бізнес-цілей. Працівники бізнес-підрозділів та підрозділів підтримки є активними учасниками процесу управління комплаєнс-ризиками та інформують про виявлені проблеми підрозділ комплаєнс. Система комплаєнс-контролю періодично оцінюється незалежним аудитом. Впроваджена практика планування та звітності з питань комплаєнс.
Чітка регламентація. Усі ключові процеси в діяльності компанії регламентовані внутрішніми документами. Внутрішні політики та процедури є максимально простими та чіткими. Кодекс етики та політики з комплаєнс періодично переглядаються для забезпечення їх актуальності. Внутрішні правила передбачають обов’язковий контроль за їх виконанням. Компанія проводить моніторинг вимог законодавства та вчасно реагує та регуляторні зміни.
Якісні комунікації. В компанії сформовані чіткі правила внутрішніх та зовнішніх комунікацій. Внутрішні комунікації передбачають надання працівникам інформації щодо цілей компанії, змін у внутрішніх документах, планів діяльності підрозділів, впроваджених контролів, вказівок керівництва, обов’язків та відповідальності працівників. Зовнішні комунікації спрямовані на управління репутаційними ризиками при взаємодії із клієнтами, партнерами компанії, та контролюючими органами.
Постійне навчання Усі працівники компанії обов’язково беруть участь у навчальних заходах з питань комплаєнс, які проводяться в різних форматах та передбачають подальший контроль засвоєння знань. Внутрішні документи компанії супроводжуються спрощеними пам’ятками, в яких викладена мінімально необхідна для працівників інформація, що є доступною для оперативного ознайомлення. Усі працівники ознайомлені із вимогами до виявлення ризиків та уникнення порушень. Для нових працівників впроваджені програми адаптації, які включають вимоги з комплаєнс.
Управління ризиками. Наявні системи контролю дозволяють передбачати виникнення комплаєнс-ризиків в тих чи інших напрямках діяльності компанії. Ресурси, які витрачає організація на управління ризиками є виправданими з точки зору рівня потенційного впливу таких ризиків на фінансовий стан чи репутацію компанії. Найбільші ресурси зосереджені на мінімізації суттєвих ризиків.
Автоматизація. Компаніяпостійно прагне до автоматизації процесів контролю з метою оптимізації ресурсів, які витрачаються на супроводження функції комплаєнс. Процеси документообігу, навчання, моніторингу законодавства, відстеження згадок про компанію у ЗМІ, інформування про порушення працівників, обробки звернень клієнтів повністю або частково автоматизовані.
Достатні контролі. Періодичні внутрішні комплаєнс-перевірки процесів спрямовані на виявлення конкретних проблем в діяльності компанії, підготовку пропозицій для їх вирішення із подальшим контролем за виконанням запланованих завдань. Практика управління комплаєнс-ризиками дозволяє постійно ідентифікувати нові ризики, у тому числі шляхом отримання звернень від працівників.
Довіра працівників. Працівники, відповідальні за комплаєнс, користуються довірою співробітників. Вище керівництво особисто демонструє свою прихильність дотриманню вимог з комплаєнс не вимагаючи дотримання правил, які ігноруються керівниками. Довіра є активом підрозділу комплаєнс, який дозволяє отримувати конфіденційні звернення щодо порушень працівників чи неприйнятної поведінки. Працівники мають можливість повідомити про порушення колег без ризику виникнення негативних наслідків для ініціатора звернення. Працівники компанії формують комплаєнс-культуру в колективах.
Динамічність інструментів. Компанія забезпечує постійне вдосконалення механізмів контролю за дотриманням встановлених вимог. Періодичний критичний перегляд ефективності інструментів контролю неминуче призводить до вдосконалення процесів, їх ефективності та зручності. Система комплаєнс-контролю відповідає стратегічним цілям компанії, викликам та рівню розвитку корпоративного управління, є наслідком еволюції та отриманого раніше досвіду.
Додаткова цінність комплаєнс. Ефективна система комплаєнс генерує додаткову вартість компанії, сприяючи її інвестиційній привабливості. Завдяки комплаєнс працівники мають можливість отримувати вичерпну інформацію щодо вимог до їхньої діяльності. Менеджмент отримує впевненість у об’єктивності та зваженості прийнятих рішень. Водночас для аціонера комплаєнс є запорукою збереження його активів, інструментом корпоративного контролю за діяльністю менеджменту.
