Роботикс: Новый взгляд на электронный документооборот
Вопрос заключается не столько в том внедрять или не внедрять автоматизированные решения для организации документооборота. Речь идет о получении наибольших инновационных выгод от этого процесса.
Автоматизация бизнес-процессов и внедрение систем электронного документооборота уже давно стали нашей повседневностью. Утихли даже дискуссии на тему целесообразно или нецелесообразно их внедрять, особенно когда речь идёт о крупных предприятиях, где документы продуцируются в больших количествах ежедневно. Те компании, которые ввели у себя электронный документооборот, уже имели возможность ощутить все неоспоримые преимущества и удобства этого способа обмена документами и вряд ли согласились бы сегодня вернуться к традиционным бумажным носителям. В тех же организациях, которые еще только решаются перейти на СЭД, сомнения появляются преимущественно на этапе выбора наиболее подходящей для них системы среди имеющихся на рынке.
Функционал многих современных СЭД выверен многолетней практикой шлифовки и совершенствования в соответствии с конкретными потребностями конечных потребителей. Практически все системы имеют свою устоявшуюся структуру, набор шаблонов и функциональных возможностей, равно как и свои преимущества и недостатки. Казалось бы, сейчас СЭД достигли верхней границы своих возможностей и обречены только на совершенствование удобства и простоты для пользователей.
Однако с появлением в информационном мире таких новых технологий, как роботизация бизнес-процессов (Robotic Process Automation, RPA), машинное обучение (Machine Learning, ML), применения в программировании элементов искусственного интеллекта (Artificial Intelligence, AI) и совершенствования технологий OCR (Optical Character Recognition) даже старый добрый электронный документооборот имеет все шансы получить «второе дыхание» и кардинально новый виток развития. Современные технологии вполне позволяют интегрировать программного работа в СЭД с тем, чтобы последний принял на себя часть рутинных механических действий с документом, которые до этого выполнял человек.
Каким же образом технология роботизации бизнес-процессов может усилить и улучшить имеющуюся функциональность систем электронного документооборота, можно наглядно проиллюстрировать на одном простом примере – обработке входящей документации, её утверждении и архивировании.
Как выглядит процесс использования человеческого ресурса в классической схеме СЭД?
Действия сотрудника-человека определённого структурного подразделения:
Получает по электронной почте данные в виде сканированного документа.
Обрабатывает входящие электронные сообщения, сохраняя документы в соответствующих (временных) электронных каталогах.
Открывает поочерёдно документы и вносит данные из них во внутренние системы для дальнейшей обработки документов или данных из них в СЭД.
Автоматизированные действия в СЭД:
Инициированные сотрудником документы автоматически рассылаются на согласование, утверждение и проверку соответствующим уполномоченным лицам с наложением необходимых резолюций.
После обработки и утверждения документы размещаются в соответствии с заданными регламентами в архиве.
Во время обработки документов нередко возникают случаи, когда в документах отсутствуют данные или любая другая ключевая информация, без которой невозможна их дальнейшая обработка. Поэтому на этом этапе сотрудник идентифицирует, какой информации не хватает, и выполняет соответствующий запрос путем направления электронного почтового сообщения на контрагента / клиента / партнера с целью получения необходимой информации, чтобы завершить инициированный процесс.
Как же может выглядеть такой процесс без привлечения человеческого ресурса, только с использованием технологии роботизации бизнес-процессов и СЭД?
Все очень просто. Конфигурируется программный робот, интегрированный в СЭД, который способен выполнить вышеперечисленные действия, совершаемые сотрудником за пределами системы электронного документооборота.
Таким образом, вопрос заключается не столько в том внедрять или не внедрять автоматизированные решения для организации документооборота. Речь идет о получении наибольших инновационных выгод от этого процесса, которые сегодня открывают современные технологии роботизации. На СЭД нужно взглянуть сейчас под несколько иным ракурсом – с точки зрения неоспоримых и даже двойных выгод от их интеграции с возможностями программных роботов. По сравнению с классическими версиями электронного документооборота такие роботизированные СЭД имеют сегодня неоспоримые конкурентные преимущества.
- Філософія та практика поділу майна подружжя в Україні Світлана Приймак 12:05
- $50 млн компенсації від Starbucks за опік паху гарячою кавою Дмитро Зенкін 12:00
- Фінансові вигоди від цифровізації: як скоротити витрати та покращити фінансову прозорість? Олександр Вернігора вчора о 11:31
- Будівництво на прибережній смузі: деталі розгляду скарги Павло Васильєв 15.03.2025 00:00
- Закон 12093: что следует знать о скидках на штрафы ТЦК Віра Тарасенко 14.03.2025 23:07
- Облігації у 2025: золота можливість чи пастка? Петро Цибуля 14.03.2025 13:23
- Drill, БЕБ, drill Євген Магда 14.03.2025 11:43
- Парламент підтримав "знижку мінус 50%" за порушення правил військового обліку Анна Даніель 13.03.2025 18:24
- Трагедія в Одесі в контексті Рішення ЄС: Де межа відповідальності держави? Дмитро Зенкін 13.03.2025 14:21
- Російське бачення "припиненння війни" Георгій Тука 13.03.2025 09:24
- Які поважні причини неприбуття до ТЦК та СП по повістці? Що треба знати? Віталій Соловей 13.03.2025 01:26
- Ринок автобусів в Україні у 2024 році та прогнози на 2025 рік Микита Гайдамаха 12.03.2025 22:33
- Ограниченно пригодные: кто должен пройти ВВК до 5 июня? Віра Тарасенко 12.03.2025 22:20
- Санкції з металом в голосі Євген Магда 12.03.2025 17:18
- Україна має підтримати прагнення Туреччини вступити в ЄС Любов Шпак 12.03.2025 15:48
-
Дніпро — це офіси, SOHO й ескортниці? Репортаж про життя міста під час війни
10816
-
Боровся зі зросійщенням, конфліктував із Трухановим: що відомо про Дем'яна Ганула
10663
-
Citigroup попередив, що нафта нижче від $60 за барель підірве видобуток у США
Бізнес 6703
-
14 березня відбудеться березнева повня: о котрій її спостерігати
Життя 4189
-
Фінські аналітики помітили зрушення у структурі експорту нафти з РФ після санкцій США
Бізнес 3326