Як визначити "симптоми" того, що операційна робота компанії дала збій

як розпізнати збої в операційній діяльності компанії? Як знайти та усунути причини цих збоїв? Та як оптимізувати роботу таким чином, щоб не допустити нових?

Доброго та мирного дня читачам ЛІГА.net!

Мене звуть Олександра Стеценко, і я операційний директор в IT-Академії. Проте мова сьогодні піде не зовсім про IT і точно не про навчання. Я хочу розповісти про операційну роботу сучасної компанії, її особливості та складнощі, з якими можете стикнутися саме ви. Не лише в умовах війни, але й у мирний час.

Отже, як розпізнати збої в операційній діяльності компанії? Як знайти та усунути причини цих збоїв? Та як оптимізувати роботу таким чином, щоб не допустити нових? Про це та інше — далі!

Які «симптоми» говорять про збій в операційній роботі сучасної компанії

Найбільш очевидний «симптом» — це падіння всіх або більшості показників компанії. Але тут все зрозуміло. Набагато важливіше навчитися розпізнавати «приховані симптоми». Один з них — однаковий рівень доходу впродовж місяців. Це насправді дуже серйозна пастка. Компанія отримує щомісяця один і той же дохід, а у її роботі відчувається стабільність. От тільки це не стабільність, а регрес. Жоден бізнес не існує в вакуумі. Змінюється ситуація на ринку, відбувається інфляція, коливається курс валют тощо. І якщо спочатку ця так звана «стабільність» здається досягненням, то з часом вона стає ознакою відсутності бодай якого розвитку.

До інших «симптомів» збоїв в операційній роботі компанії можна віднести наступні:

• відсутність нових ідей у співробітників;
• затяжна робота над діючими проєктами;
•  невиконання розпоряджень керівництва;
• часті переноси термінів виконання завдань;
• відверте «відлинювання» працівників від роботи.

Якщо ви спостерігаєте бодай одну з цих ознак, це вже є серйозною причиною для комплексного перегляду операційної роботи компанії.

Про що може свідчити збій операційної роботи

Спираючись на власний досвід, можу сказати наступне: у 90% випадків причина збоїв операційної роботи — команда та її мотивація. А точніше — відсутність останньої. Будь-яка компанія — це в першу чергу люди. Якщо вони не вмотивовані і не бачать сенсу працювати краще, це впливає на всю компанію.

Але!

Помилково звинувачувати в слабких результатах безпосередньо співробітників. Якщо є проблема, починати вирішувати її потрібно «зверху». Тобто шукати першопричини необхідно серед керівників і відповісти на декілька важливих запитань. По-перше, чи вдається їм мотивувати персонал? По-друге, наскільки професійно вони працюють з особистими якостями працівників? По-третє, чи дають вони змогу кожному працівникові розвиватися у тому, що йому цікаво?

Якщо на рівні керівництва проблем не виявлено, можна рухатися далі по ланцюгу учасників робочого процесу, аж поки ви не знайдете ту саму «слабку ланку», з якою і потрібно працювати.

Що робити, якщо ви спостерігаєте вищезазначені проблеми у своїй компанії

Для початку буде корисно провести невелике опитування серед працівників, щоб вони оцінили власну значущість для компанії, свою вмотивованість та любов до того, чим вони займаються. Також варто додати питання про те, що б працівники хотіли змінити. Бажано проводити опитування анонімно.

Не завадять мотиваційні заходи, у тому числі презентації стратегії розвитку компанії на наступний рік. Це допоможе кожному співробітнику зрозуміти, як саме він може бути корисним, в якому напрямку слід розвиватися та над чим активніше працювати. 

Обовʼязково додавайте гейміфікацію. За можливості ведіть статистику кожного співробітника, відстежуйте показники персоналу, хваліть за досягнення та допомагайте розвʼязувати складні задачі й покращувати результати. Мотиватором за кращі досягнуті показники не обовʼязково має бути фінансова винагорода. Це може бути, наприклад, велика піца, приємний подарунок чи сувенір. Головне — не цінність, а скоріше символізм. Та про грошовий бонус в деяких випадках все ж не слід забувати.

Також раджу використовувати нематеріальні варіанти подяки: різноманітні офлайн-заходи для співробітників, тематичні тренінги, навчання за кошти компанії для підвищення кваліфікації тощо.

Як оптимізувати бізнес-процеси, щоб компанія працювала ефективніше

Контроль, контроль і ще раз контроль!

Якщо ви працюєте в онлайні, то корисними будуть координаційні дзвінки по плану й по факту виконаних задач. Якщо офлайн — регулярні короткі наради. Але не потрібно робити контроль тотальним, інакше ефект буде протилежним бажаному.

Не забувайте говорити співробітникам про їхні успіхи, якщо ці успіхи дійсно є і вони мають значення. Продемонструйте, що їхня робота важлива для компанії. Умійте слухати людей, прислухайтеся до їхніх думок та ідей, більше спілкуйтеся з підлеглими. Якщо ви будете приділяти більше уваги команді, то побачите, наскільки більш якісною стане її робота і як виростуть показники прибутку вже найближчим часом.

Підібʼємо підсумки

Наостанок хочу сказати, що чим складніша структура компанії і чим більше вона має підрозділів, тим важливіше постійно вдосконалювати систему управління та мотивувати до самовдосконалення самих керівників кожного з цих підрозділів.

Будучи операційним директором, хочу звернутися до своїх колег. На нас з вами лежать непрості зобовʼязання по створенню сприятливих умов для розвитку бізнесу та кожного окремого співробітника. А зараз в умовах повномасштабної війни особливо важливо робити все можливе і неможливе, щоб операційна робота кожної української компанії працювала без збоїв. Тому працюємо, розвиваємось та зростаємо. У нас з вами попереду ще багато справ!