Роз’яснення щодо можливості надання інформації про держслужбовця на запит СБУ

Чи вправі служба управління персоналом на письмову вимогу СБУ надати копію особової справи державного службовця?

Саме з таким запитанням звернулися на комунікаційну платформу «Держслужба ФОРУМ - FORUM Civil Service» . За результатами вивчення законодавства було оприлюднено відповідь у вигляді статті-блогу «Про умови надання інформації про держслужбовця на запит СБУ», де констатовано, що Служба безпеки України має право на отримання персональної інформації, а також конфіденційної інформації про працівника (у тому числі й державного службовця) без згоди на те власника такої інформації за наявності зазначених підстав та відповідного оформлення запиту. А служба управління персоналом у випадку законних вимог співробітників Служби безпеки України при виконанні ними службових обов'язків зобов’язана надати таку інформацію.

До таких вимог відносяться:

- право (повноваження) органів здійснювати запит на інформацію;

- підстави за яких окремий вид інформації може бути представлено;

- документальне оформлення запиту.

Стаття викликала неабияку дискусію. Щоб покласти край такій дискусії і визначити остаточне рішення, були направлені запити на отримання публічної інформації в обидва державні органи: Службу безпеки України та до Національного агентства з питань державної служби (НАДС).

СБУ перенаправили до суб'єктів надання безоплатної первинної правової допомоги відповідно до статті 9 Закону України «Про безоплатну правову допомогу». НАДС є одним із суб’єктів такої первинної правової допомоги.

Наразі остаточне і офіційне рішення маємо у вигляді роз’яснення за № 6915/10-19 від 02.10.2019 .

Зміст роз’яснення:

«НАДС, в межах повноважень, розглянуло Ваш запит від 02 вересня 2019 року та повідомляє.

Відповідно до пункту 4 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 500, НАДС надає роз’яснення щодо застосування законодавства з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування.

Статтею 37 Закону України «Про державну службу» (далі - Закон) визначено, що стосовно кожного державного службовця ведеться особова справа, складовою якої є особова картка встановленого зразка, в якій зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові; дата і місце народження; сімейний стан; освіта і спеціальність; результати конкурсу; реквізити акта про призначення на посаду; реквізити контракт)' про проходження державної служби (у разі укладення); дата і місце (державний орган) складення Присяги державного службовця; відомості про проходження державної служби в державному органі (посада, категорія посади та ранг державного службовця, відомості про професійне навчання, стажування, відрядження за кордон, переведення в цьому державному органі); відомості про оцінювання результатів службової діяльності;) вид і строки надання відпустки; інформація про заохочення; інформація про дисциплінарні стягнення та їх зняття; підстава звільнення з посади державної служби з посиланням на статтю, частину та пункт цього або іншого закону України.

Відповідно до частини третьої статті 37 Закону порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців визначається центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби (НАДС).

Пунктом 1 розділу III Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом НАДС від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697, визначено, що особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом і мають зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах.

Служба управління персоналом не має права розголошувати будь-яку інформацію щодо персональних даних державних службовців відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

Водночас НАДС зазначає, що відносини щодо створення, збирання, одержання, зберігання, використання, поширення, охорони, захисту інформації регулюються Законом України від 02 жовтня 1992 року № 2657 «Про інформацію» (далі - Закон № 2657).

Відповідно до статті 20 Закону № 2657 за порядком доступу інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом.

Частиною першою статті 21 Закону № 2657 визначено, що інформацією з обмеженим доступом є конфіденційна, таємна та службова інформація.

Конфіденційною є інформація про фізичну особу, а також інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб'єктів владних повноважень. Конфіденційна інформація може поширюватися за бажанням (згодою) відповідної особи у визначеному нею порядку відповідно до передбачених нею умов, а також в інших випадках, визначених законом.

Відносини, пов'язані з правовим режимом конфіденційної інформації, регулюються законом.

Порядок віднесення інформації до таємної або службової, а також порядок доступу до неї регулюються законами.

Статтею 11 Закону №2657 визначено, що інформація про фізичну особу (персональні дані) - це відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована. Не допускаються збирання, зберігання, використання та поширення конфіденційної інформації про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та захисту прав людини. До конфіденційної інформації про фізичну особу належать, зокрема, дані про ЇЇ національність, освіту, сімейний стан, релігійні переконання, стан здоров'я, а також адреса, дата і місце народження.

Відповідно до частини другої статті 14 Закону України «Про захист персональних даних» поширення персональних даних без згоди суб’єкта персональних даних або уповноваженої ним особи дозволяється у випадках, визначених законом, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

Частиною першою статті 16 Закону України «Про захист персональних даних» встановлено, що порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданих володільцю персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

Відповідно до пунктів 3 та 4-1 частини першої статті 25 Закону України «Про Службу безпеки України» Службі безпеки України, її органам і співробітникам для виконання покладених на них обов'язків надасться право, зокрема, одержувати на письмовий запит керівника відповідного органу Служби безпеки України від міністерств, державних комітетів, інших відомств, підприємств, установ, організацій, військових частин, громадян та їх об'єднань дані і відомості, необхідні для забезпечення державної безпеки України, а також користуватись з цією метою службовою документацією і звітністю; складати протоколи про адміністративні правопорушення, віднесені законом до компетенції Служби безпеки України, проводити особистий огляд, огляд речей, вилучення речей і документів, застосовувати інші передбачені законом заходи забезпечення провадження у справах про адміністративні правопорушення.

Враховуючи викладене, на думку НАДС, копія особової справи державного службовця може бути надана співробітникам Служби безпеки України на належно оформлений письмовий запит керівника відповідного органу Служби безпеки України.

Окремо повідомляємо, що листи міністерств, інших центральних органів виконавчої влади мають лише роз’яснювальний (інформаційний) характер і не встановлюють правових норм».