Як організувати роботу віддаленої команди та мотивувати її на нові звершення?

Сьогодні ми усі стикнулись з новою реальністю ведення бізнесу, яка вимагає від нас швидких змін та гнучкості.

У першу чергу, перед бізнесом постала необхідність організації віддалених робочих місць для своїх співробітників. Другою важливою складовою процесу трансформації у нових реаліях виникла потреба у створенні додаткової мотивації членів команди. Однак, як визначити чи здатні ваші співробітники зберігати свою ефективність та продуктивність за умови фізичної відсутності керівника поряд? Чи готові Ви самі очолити віддалену команду? Та як взагалі організувати ефективну та злагоджену роботу команди поза офісом?

Для розуміння динаміки настроїв бізнесу та їх співробітників в Україні Європейська Бізнес Асоціація провела експрес-опитування під час карантину. Як повідомили компанії-члени Асоціації, 59% — готові були відновлювати роботу з послабленням обмежувальних заходів в країні та з урахуванням всіх правил індивідуального захисту. При цьому 41% все ж хотіли б працювати дистанційно, навіть якщо це передбачатиме зниження доходу.

Своєю чергою, згідно із дослідженням Gallup (США), 59% співробітників воліють продовжити працювати дистанційно, 41% — хочуть повернутися на робоче місце, 55% роботодавців — дозволять своїм співробітникам працювати віддалено частіше, ніж до COVID-19, а 54% — готові змінити свою нинішню роботу на таку, яка дасть їм можливість працювати віддалено. І це очевидно, адже серед плюсів віддаленого режиму: економія, зручність, гнучкість у виборі місця роботи та графіку. Однак існує і ряд мінусів. Наприклад, технічна або управлінська неготовність ведення бізнесу та недостатність кваліфікації. Більш того, може страждати культура компанії, очікування клієнтів та їхнє побажання до сервісу тощо.

Насправді, визначальну роль у роботі дистанційної команди грає саме мотивація та здатність до самоорганізації, які випливають не тільки із персональних та професійних цілей співробітника, але й від грамотно побудованої системи мотивації та заохочення. Отже, перш ніж вирішити, як змусити віддалених співробітників працювати більше і краще, визначте їх цілі, цінності та стимули. Наприклад, одні мріють про визнання, інші — про фінансове благополуччя, треті — про просування. Використовуйте з цією метою опитувальники такі як М. Ландсберга, Е. Шейна, Е.Мільмана, Сопова та Карпушиної, тощо або залучайте ессесмент центри на кшталт тих, що пропонують Harrisson Assessments, Office 360 та інші. Адже тільки індивідуальний підхід може стати запорукою успіху віддаленої команди.

Тож, існує набір якостей та компетенцій, які ідентифікують ідеальних дистанційних кандидатів. Це дисциплінованість, амбітність, орієнтовність на результат, здатність пропонувати рішення, висока мотивованість на досягнення цілей, здатність працювати та приймати рішення самостійно. Крім того, ідеальний кандидат хоче та може бути на “ти” з сучасними програмами та інструментами роботи в онлайні.

Коли ми визначились з тими співробітниками, які здатні працювати у віддаленому форматі, рекомендуємо і керівникам протестувати себе на наявність або відсутність управлінських та інших професійних якостей (компетенцій) для роботи зі своїми співробітниками в онлайні. З цією метою ми підготували чек-лист готовності до віддаленого управління командами:

Вам як керівнику необхідний не контроль, а результат. Для вас не важливо працював співробітник 7 годин, 6 годин або 2 години, головне щоб він виконав всі свої завдання вчасно.

Ви вмієте об’єднувати спільною метою, хвалити та надихати. Кожен співробітник — це індивідуум. І підхід до кожного повинен бути індивідуальний. Когось потрібно частіше направляти, когось - більше контролювати, комусь необхідно дати повну свободу. Тут потрібно бути гнучким. Застосовувати один стиль управління не вийде.

У вас є крута ідея та місія та ви здатні вести за собою. І ви з задоволенням ділитесь своїм баченням та долучаєте членів команди до участі у стратегічному плануванні діяльності компанії.

Готові автоматизувати та змінювати все. Планерки та збори, які ви раніше проводили тільки в офісі, потрібно буде навчитися організовувати по-іншому, наприклад в онлайні. Все повинно бути максимально прозоро, чітко і задокументовано.

Крім того, однією із важливих проблем, яку необхідно буде вирішувати на шляху до організації віддаленої команди пов’язана із підвищенням рівня мотивації та відповідальності віддаленої команди. Тож приведемо дієві способи нижче:

Залученість. Чітке розуміння про цілі організації та про свої пріоритети допомагає сформувати стратегічне бачення та розширити кругозір команди. Тому слід акцентувати увагу співробітників на ключових питаннях, та таким чином формувати у них уявлення про те що їхня робота вносить свій вклад у велику мету організації і ваша команда починає працювати як єдиний здоровий організм.

Фіксація процесів у часі. Чітке управління робочим процесом починається з визначення дня і часу регулярних точок контролю та внутрішньої комунікації. Також не забувайте встановлювати чіткі дедлайни для виконання поточних завдань, визначайте пріоритетність їх виконання та будьте на зв’язку.

Автономність. Дайте можливість співробітникам пропонувати свої ідеї. Так ви допоможете кожному члену команди відчути причетність до виконання великих стратегічних завдань компанії та підвищити відповідальність співробітника за якість роботи та орієнтованість на результат.

Відкритий моніторинг результатів. Звітність допоможе зафіксувати усі процеси та проаналізувати роботу кожного члена команди. Звіти можуть бути щоденними, щотижневими, персональними тощо.

Піклуйтесь. Про команду, про стан, настрої людей. При цьому залишаючись онлайн. Цю роль може взяти на себе і внутрішній HR, так і керівник або власник бізнесу.

Щотижневі планерки подяки. Важливо фокусувати увагу своїх людей на кращі моменти та висловлювати слова подяки за конкретні дії або за знання, які співробітник засвоїв на цьому тижні. Адже кожному учаснику команди важливо відчувати свою цінність. Особливо в умовах фізичної відсутності поряд.

Персональні плани розвитку співробітників. Можливо, даний інструмент є більш стратегічним, однак використовуйте персональні плани для розуміння хто перед вами, які цілі людина ставить перед собою та відслідковуйте прогрес.

Неформальне спілкування. Спробуйте хоча б один раз на тиждень збиратись зі своєю командою у неформальному режимі. Це може бути кулінарний майстер-клас, кавова вечірка, або танці онлайн. Неформальне спілкування допоможе заповнити прогалини та дефіцит у спілкуванні та перезавантажитись. Більше того, ви можете виявити як багато спільного між вами.

Довіра та відповідальність. Це опора будь-якої команди. Тим паче віддаленої. Високий рівень довіри зазвичай формується, якщо співробітник достатньо самомотивований та відповідальний. А відповідальність випливає із розуміння цілей організації, строків виконання завдань тощо.

В цілому, побудова дистанційної команди потребує стратегічного планування та вимагає як від керівника, так і від працівників активної залученості та націленості на результат. У будь-якому разі, від того чи здатні ви як керівник створити додаткову мотивацію, будуть залежати більші результати та прибуток компанії. Тому, спробуйте побудувати свою Dream Team поза офісом, і, можливо — це стане своєрідним перезавантаженням для вашого бізнесу та відкриє нові горизонти.

Однак, якщо ви все ж таки не наважитесь на онлайн трансформації усіх бізнес-процесів, гарною ідеєю може бути мікс онлайнової та офлайнової активності аби йти у ногу з сучасними онлайн тенденціями та трендами при цьому не відмовляючись від звичного офлайну!