Невід'ємна частина для розвитку компанії. Стратегічна сесія

Час швидко плине і сьогодні все досить стрімко змінюється.

Раніше, приблизно 4-5 років назад, ми могли ставити плани на 1-5 років наперед. Але в сучасному світі зміни відбуваються щодня. Малі, середні та великі компанії постійно знаходяться в стресі. Але від змін ми не втечемо. Важливо бути пластичними та мати навички швидко змінювати курс поглядів компанії - зупинитися, переосмислити, накидати нових ідей та змінювати стратегію. В таких змінах самому втриматись важко і для цього важлива команда – люди, які працюють поруч на один результат. В такій команді кожен має свою зону відповідальності та працює задля спільного блага. Аби вміти адаптовуватися під час змін та рости далі, в допомогу потрібні стратегічні сесії, і вони важливі на постійній основі.

Приблизно 3 роки тому, ми проводили стратегічні сесії раз у 6 місяців та пів року працювали над задачами. Сьогодні, ми працюємо над стратегією частіше, перейшовши уже на коротший термін - раз у 2 місяці. Причина відома – швидкість змін світових трендів, пандемія коронавірусу, зміни у світовій економіці, підростаюче покоління, яке входить в управління.

Детальніше про те, як проходить стратегічна сесія та які питання на ній вирішують, поговоримо далі.

Досить вагомими моментами сесії є вибір місця та призначення часу. Не пройду повз такого важливого етапу, як кількість учасників. Бо ж якщо компанія не велика, то важлива присутність усіх працівників. Якщо компанія масштабна, то найкраще розбити по відділах, і окремо виділити відділ менеджменту. В стратегічних сесіях обов’язково повинен бути присутній тренер-модератор, коуч. Він зможе індивідуально підібрати техніку стратегічної сесії, яка підійде для вашої команди. Стосовно технік, то їх досить багато та всі вони ефективні. Але головне на зустрічі – це атмосфера, в якій мають кожного працівника почути та кожен має відчувати себе важливим. Тут йдеться про довіру.

Нещодавно, ми з моєю командою проводили стратегічну сесію. Але я не брав участь, як коуч-модератор. Мені пощастило з тим, що поряд є колега та друг Дмитро Даньків, коуч, який виконував функцію тренера-модератора. Це дало мені можливість включитися в життя компанії, як звичайний працівник.

Все, що відбувалось на нашій стратегічній сесії, розповідаю поетапно:

1. Місце має бути поза роботою. Зараз є безліч центрів для зустрічей з друзями та колегами. Ми обрали по своєму вподобанню та вирушили туди. День тижня обрали - суботу - і робочий, і вихідний, а отже нейтральний для нашої компанії. По годинам початку сесії - 10 ранку - для усіх комфортна.

2. Модератор встановлює правила, при цьому слухає пропозиції від учасників. Усі розміщуються у зручних кріслах та своїх місцях.

3. Далі модератор розподілив нас на групи по 5-6 осіб. І перше наше завдання полягало у тому, що кожен учасник групи має поділитись своїм запитом про те, що саме хоче він почути на сесії. Усі групи починають активно обговорювати. На дане завдання було виділено 40 хвилин.

Зазвичай, ми сідаємо поряд з тими, з ким найчастіше спілкуємося в компанії. Але тут важливо, щоб люди розподілялись з різних відділів.

Перша задача більш схожа на психологічні збори, але від учасників відкривається багато інформації. Кожен висловлює думку про те, що для нього важливо та що його турбує на робочому місці.

Далі модератор вислуховує кожного і виносить ключові слова на екран або ж фліпчарт-дошку (ми обрали останній варіант).

На етапі вислуховування кожного учасника, ми знаходимо багато спільного і розуміємо, що є однодумці, які хочуть щось покращити та змінити. Тут підіймається командний дух і говорить внутрішній голос: «Я не один».

Обов’язково потрібно робити перерви, хоча б на 15 хвилин, і перемикатися.

4. Після перерви нас чекало наступне завдання. І для його реалізації ми розмістились у невеличке коло. Потрібно було, щоб кожен висловив свою думку на наступне запитання: «Де ми є та куди хочемо прийти?». На цьому етапі, особисто мені було цікаво те, що ловлячи свої інсайти, я розумів наскільки ми різні, але йдемо до спільної мети.

Наприклад, оптимізація часу або ж процес у спільній онлайн-консультації між лікарями, що збереже також, той самий час. І ми всі разом висловлювалися і надавали свої пропозиції для покращення процесу по консультації клієнта. Тут хочу звернути увагу на громіздку задачу коуча-модератора - Дмитро утримував увагу кожного.

5. Останній етап полягав у розпроділу наших дій у своїй подальшій роботі. Колектив розділився на 3 групи. Кожна група взяла на себе відповідальність за певний процес. Моя група відповідала за консультацію та етапи з врахуванням діджиталізації. Тобто, за повний процес, від дзвінка клієнта до його кінцевого результату. Обов’язково був поставлений дедлайн - день, коли ми маємо все закінчити та знову зустрітись. На цій зустрічі ми презентуємо результат нашої роботи. Не можу виключити те, що у процесах можуть відбуватись неповні зміни, а лише їх оптимізація, але обов’язково впроваджена в життя. І так відбувається кожних два місяці. Власне час, який ви затрачаєте на стратегічні сесії допоможе вам розвиватися та рости над собою. Не забувайте, що кожна компанія живе своїм життям і потрібно розвиватися над собою спільно з командою.

Також, на стратегічних сесіях пропрацьовується місія компанії – це цінність, яку ви несете людям. І якщо ваша місія глобальна, яка приносить користь суспільству, то успіх компанії забезпечений. У формуванні місії не можна закладати заробіток, тобто матеріальні блага власника та компанії. Компанії, побудувавши місії в такому напрямку швидко руйнуються. Головне в розвитку та швидких змінах – це люди, які працюють поруч, для яких створена атмосфера розвитку та психологічний захист. Саме вони приведуть компанію до своїх цілей.

Хто ще не проводив стратегічні сесії, то стартуйте уже, зробіть цей крок. На початку важко буде, але з часом працівники будуть йти з задоволенням на такі заходи. Не забувайте про розподіл формальної та неформальної атмосфери - 50 на 50. Вчіться включати ігри, бо в іграх включається креативність. Успіх вашої компанії не стане чекати.