Хто відповідає за помилки в ЕДО

Зона відповідальності керівника, юриста й ІТ

Упровадження електронного документообігу в компанії відкриває багато нових можливостей — швидкість, контроль, прозорість. Але водночас з’являється інше запитання: а хто несе відповідальність, якщо щось піде не так? Недійсний підпис, помилкове погодження, втрата документів чи витік даних — у кожному з цих сценаріїв фігурує не тільки технічний інструмент, а й конкретні ролі всередині команди.

Перед тим як визначати винного, важливо окреслити, які дії або бездіяльність в ЕДО вважаються критичними:

• документ був підписаний особою, яка не мала повноважень;

• договір погоджено зі змінами, які не бачив керівник;

• в архіві відсутня критично важлива документація;

• хтось зі співробітників мав доступ до документів, які не мав бачити;

• був зірваний дедлайн підпису з боку контрагента через внутрішню затримку.

У кожному з цих випадків — це не просто “технічний збій”, а управлінський або юридичний ризик, який має наслідки: від фінансових втрат до адміністративної відповідальності.

Завдання керівника — не погоджувати кожен документ, а забезпечити наявність формалізованих процесів і прозорих правил для команди. Керівник відповідає:

• за те, що в компанії є регламент, положення про ЕДО або інша внутрішня документація;

• за призначення відповідальних осіб на ключові ролі;

• за контроль того, як виконується узгоджена стратегія впровадження та безпеки.

Важливо: якщо системні помилки в ЕДО виникають через відсутність внутрішніх правил — це зона відповідальності керівника як особи, що формує політику і структуру управління.

Юридичний департамент або окремий фахівець з комплаєнсу відповідає за:

• коректність шаблонів документів;

• наявність усіх обов’язкових реквізитів (у т.ч. КЕП/КЕП, посади, уповноважені особи);

• відповідність маршруту погодження вимогам законодавства;

• визначення повноважень на підпис (на підставі довіреностей, посадових обов’язків тощо).

Частий ризик: документ в ЕДО підписує людина без відповідних повноважень — тоді цей документ втрачає юридичну силу. І це вже помилка юриста.

ІТ-команда не погоджує договори, але саме вона забезпечує безперебійну роботу системи, інтеграції, збереження та шифрування даних.

Їхня зона відповідальності:

• налаштування ролей і прав доступу до документів;

• технічна підтримка маршруту погодження;

• захист даних від несанкціонованого доступу чи втрат;

• інтеграція з іншими системами (ERP, CRM, бухгалтерія).

Типовий збій: документ не дійшов до підписанта або був погоджений не тим маршрутом — це зона, де потрібно перевірити ІТ-налаштування.

Що з цим робити: 4 кроки, щоб уникнути помилок

1. Формалізуйте політику ЕДО. Положення, інструкції, матриця відповідальності — все це допомагає не “винаходити велосипед” під кожен новий документ.

2. Назначте відповідальних за процеси. Одна особа — один напрям: юрист, який затверджує шаблони, ІТ, який налаштовує права, керівник, який затверджує схему.

3. Перевіряйте ланцюжки повноважень. Впевнені, що документ підписує саме той, хто має на це право? Чи є оновлені довіреності?

4. Періодично проводьте внутрішні аудити. Навіть якщо помилок не було — раз на квартал перегляньте налаштування, маршрути, шаблони документів. Це страхує від ризиків.

Електронний документообіг — це не просто технічна система. Це — командна робота, де кожна роль має свою критичну функцію. І тільки тоді, коли між керівником, юристом та ІТ є зрозумілий розподіл відповідальності, процес буде безпечним, законним і надійним.