Регламентування та корпоративні політики для електронного документообігу

У сучасному бізнес-середовищі електронний документообіг (ЕДО) є не лише засобом оптимізації, а й ключовим елементом корпоративного управління.

У сучасному бізнес-середовищі електронний документообіг (ЕДО) є не лише засобом оптимізації, а й ключовим елементом корпоративного управління.

Так, як експерти із питань ЕДО, можемо стверджувати, що ефективне впровадження ЕДО потребує чітких регламентів та корпоративних політик, які визначають порядок створення, обробки, підписання та зберігання електронних документів.​ Звичайно, все завжди індивідуально і варто враховувати як специфіку і сферу бізнесу, так і розмір самої компанії. Але загальні принципи ефективного та екологічного використання ЕДО і регламентації цього працюють для всіх, а саме:

1. стандартизація процесів: чим чіткіші єдині правила для всіх співробітників, тим краще забезпечено узгодженість дій та зменшено ймовірність помилок;
2. відповідність законодавству: політики допомагають дотримуватися вимог законів та нормативних актів щодо електронного документообігу;
3. безпека: регламенти встановлюють заходи для захисту конфіденційної інформації та запобігання несанкціонованому доступу (на приклад, щодо неправомірності використання чужого підпису);
4. емоційна екологічність: як основа впровадження будь-чого нового у компанію, адже якісні внутрішні політики вносять чіткість для переходу працівниками на нові процеси, включаючи страх перед новим;
5. підвищення ефективності: автоматизація та стандартизація процесів прискорюють обробку документів та ухвалення рішень.

Поруч із кожним впровадженням систем ЕДО лежить і консалтинг, де експерти допомагають чітко прописати компаніям їх політики, надаючи необхідну інформацію про особливості як самої системи ЕДО, так і роботи з нею, і щодо всіх, процесів, повʼязаних з цим. Тому важливо залучатися підтримкою вендорів вашого ЕДО для створення регламентуючих документів щодо використання ЕДО вашою компанією.

Можна виділити наступні ключові елементів розробкки та впровадження корпоративних політик для ЕДО:

1. Визначення кола відповідальних осіб: призначте співробітників, відповідальних за впровадження та контроль за дотриманням політик ЕДО.​
2. Визначення необхідні для вашої компанії процедури створення та обробки документів: від створення документів до їх до архівування й подальшого зберігання.​
3. Визначення правил застосування електронних підписів для забезпечення юридичної сили документів.​
4. Встановлення заходів для захисту інформації та управління доступом до документів.​
5. Організація тренінгів та семінарів для підвищення кваліфікації співробітників у сфері ЕДО.​

Тому памʼятаймо: впровадження ЕДО без чітких регламентів та корпоративних політик може призвести до хаосу та неефективності, коли ретельна розробка та дотримання внутрішніх правил забезпечують успішну інтеграцію ЕДО в бізнес-процеси, сприяють підвищенню продуктивності, зменшенню ризиків та відповідності законодавчим вимогам.

Лишається і досі багато запитань від представників бізнесу різних сфер саме щодо розробки документів для впровадження ЕДО, системи ЕДО на підприємствах. Такі документи завжди індивідуальні, адже багато чого залежить від специфіки роботи відповідної компанії, кількості працівників, документарної навантаженості тощо. Тому раджу починати із чогось загального. На приклад, можна розробити такі документи: наказ про перехід на ЕДО, внутрішня інструкція щодо використання певної системи ЕДО, положення щодо безпеки використання ЕДО, КЕП тощо.