Використання електронного документообігу у 2025 році: прогнози та виклики

З ростом популярності ЕДО виникають і нові виклики, які вимагають ретельної уваги та рішень

Електронний документообіг (надалі - ЕДО) стає центральним елементом цифрової трансформації бізнесу, державного сектору та суспільства в цілому. За останні роки технології ЕДО суттєво вдосконалилися та стали невід'ємною частиною автоматизації бізнесу, знижуючи витрати, підвищуючи ефективність роботи та забезпечуючи більший рівень безпеки даних. Але з ростом популярності ЕДО виникають і нові виклики, які вимагають ретельної уваги та рішень.

Спочатку підведемо підсумки 2024-го для ЕДО в Україні та світі

У 2024 році Україна зробила суттєві кроки у сфері цифровізації. Зокрема, обов'язковим стало впровадження електронного документообігу для всіх державних установ. Це дозволило значно скоротити час на обробку документації та зменшити корупційні ризики.

Державні сервіси також не минула інтеграція з ЕДО: Сервіс "Дія" отримав нові функції, які дозволяють бізнесу подавати документи в електронній формі, включаючи податкову звітність, договори та акти виконаних робіт.

У зв'язку з війною та зростанням кібератак, уряд зосередився на підвищенні безпеки ЕДО-систем, а впровадження стандартів ISO 27001 стало обов'язковим для багатьох організацій, що працюють з електронними документами.

Також, CDTO областей доклали максимум зусиль для цифровізації регіонів з ціллю запобігання знищення документації, як те було на початку війни із архівами паперових документів, та оцифрування документів і використання систем ЕДО.

Окрім того, не варто забувати і про те, що у 2024 році зростання популярності штучного інтелекту (ШІ) стало революцією у сфері автоматизації обробки текстів, перекладу та аналізу документів, тому компанії почали використовували ШІ все активніше.

ЄС же розробив новий регламент (eIDAS 2.0) щодо електронних підписів та обміну документами, який набув чинності у 2024 році, що має на меті спростити транскордонну взаємодію між компаніями та державними органами.

Проєкт е-ТТН продовжує активно тестуватися бізнесом та наразі знаходиться на етапі нормативного врегулювання цього питання.

На початку року ЄСІТС стала обов'язковою і для юридичних осіб приватного права.

А за оцінками IDC, світовий ринок ЕДО у 2024 році зріс на 15% і досяг $15 млрд завдяки попиту не тільки великих компаній на хмарні рішення та SaaS-платформи.

Чого ж очікувати від 2025 для сфери ЕДО?

Цілком ймовірно, що ЕДО стане обов'язковим для середнього та великого бізнесу. Це стимулюватиме компанії впроваджувати системи управління документами, інтегровані з державними реєстрами.

Реформація е-суду та е-ТТН продовжується, тому цілком ймовірно, що ці інструменти стануть ще краще автоматизованими.

Пам'ятаємо про проєкт щодо визнання європейських підписів в Україні і навпаки (див. (Постанову КМУ від 22.11.2022 №1311): сподіваємося, що українські компанії зможуть використовувати європейські сертифікати електронного підпису для роботи на зовнішніх ринках завдяки eIDAS 2.0 комфортно та безперешкодно у наступному році.

Не варто забувати і про те, що блокчейн-технології також набираю нові розмахи по всьому світу і їх широке використовуватися для підтвердження автентичності документів і забезпечення їх незмінності теж торкнеться сфери ЕДО.

CRM системи можуть стати ще більш доступними (серед малих та середніх підприємств у т.ч.) та універсальними, інтегруючи функції ЕДО, управління проєктами тощо.

І, звичайно ж, екологічний аспект. Без нього нікуди. Тому компанії у всьому світі продовжуватимуть зосереджуватися на зменшенні використання паперу, оскільки це не лише економічно вигідно, а й відповідає політиці сталого розвитку бізнесу.

Яких викликів очікувати?

Попри зусилля урядів і компаній в часи важкої світової кризи, загрози кібератак не зменшуються. У 2024 році кібератаки на державні системи ЕДО в Україні зросли на 20% (за даними Держспецзв’язку). Так, це загартувало цю сферу добряче, але у 2025 році інвестиції у кібербезпеку залишатимуться пріоритетом.

Відмова від паперу неминуча, але й досі може бути важкою для прийняття малим та середнім бізнесом, тому навчання працівників та їх обізнаність допоможе це робити легше та комфортніше. Спеціалісти DEALS неодноразово вже стикалися із цим на практиці та можуть допомогти і вашій компанії подолати цей бар'єр м'яко та комфортно.

Загалом, у багатьох країнах законодавство ще не зовсім адаптоване до нових технологій, таких як смарт-контракти, блокчейн, ШІ тощо. Тому вміти “маневрувати” із тим, що вже є і через мінливість світу теж змінюється - це як окремий навик, розвинувши який, 2025-й буде легший.

Отже, електронний документообіг у 2025 році продовжуватиме укорінюватися як невід'ємна частина бізнес-процесів у більшості компаній. Україна, як супер-діджитолізована держава (і це попри війну), демонструє швидкий прогрес у цій сфері, що дозволяє їй інтегруватися у глобальну економіку, попри своє важке становище. Водночас розвиток ЕДО потребує вирішення усіх викликів часу, як пов'язаних із безпекою, так і з усіма змінами до законодавства та адаптацією технологій. Зрештою, саме гнучкість і здатність реагувати на зміни стануть запорукою ефективного використання ЕДО.