Обмін документами між різними системами ЕДО

На ринку є багато систем електронного документообігу. Здебільшого, це вельми гідні продукти, але є одна проблема: обмін документами між різними системами поки неможливий.

Оберти використання електронного документообігу (далі «ЕДО») стрімко зростають. Незважаючи на те що перший закон про електронні документи та цифрові підписи був прийнятий в Україні ще у 2003-му році, карантин і локдаун 2020-го дали потужний поштовх до повсюдного впровадження ЕДО. Десятки тисяч українських компаній уже перевели документи в цифровий формат — особливо це стосується юридично значущого документообігу з контрагентами.
На ринку України представлено багато систем ЕДО від різних провайдерів, але, на жаль, у користувачів немає можливості передавати документи з однієї системи в іншу. Якщо компанія використовує для ЕДО систему А, для того щоби підписати документ, сформований у системі Б, необхідно переходити за посиланням у листі й реєструватися в системі А.
Зараз компаніям доводиться реєструватися в декількох системах для того, щоб обмінюватися документами з різними контрагентами. Одночасно користуватися різними системами незручно. Необхідно розробити єдиний стандарт, вирішити низку технічних і юридичних питань: це дасть підприємствам і організаціям змогу працювати в тих рішеннях ЕДО, які їм більше підходять, не замислюючись про те, у яких системах працюють їхні контрагенти.
Системи ЕДО можуть бути розроблені на різних платформах, можуть використовувати різні стандарти, у них може бути різна логіка інтерфейсу, але функція у всіх одна: створення, погодження, підписання і відправлення електронних документів.
Проблема в тому, що для пересилання документа з однієї системи в іншу потрібен єдиний стандарт, якого зараз немає. Тут можна провести аналогію зі звичайною поштою. Саму поштову службу не цікавить вміст конвертів, які вона пересилає. Важливо, щоби на конвертах були вказані стандартизовані адреси відправника й одержувача.
Для подальшого розвитку ЕДО в нашій країні необхідно запровадити єдиний формат передачі електронних документів, який буде використовуватися при обміні документами в електронній формі і давати можливість передавання їх між різними сервісами ЕДО.
Можливо, це звучить дивно, але в питаннях розвитку роумінгу між системами ЕДО держсектор в Україні випереджає бізнес. Ще у 2011 році був виданий указ, який встановив формат електронного повідомлення в Системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ). З її допомогою став можливим обмін електронними документами між системами документообігу від різних розробників. Пізніше СЕВ ОВВ почали використовувати не тільки органи виконавчої влади, а і всі держструктури.
СЕВ ОВВ можуть використовувати і юридичні особи, але системі вже багато років, її стандарт застарів, і він не відповідає всім потребам бізнесу. Необхідний новий єдиний стандарт, який дозволяв би обмінюватися документами й комерційним, і державним підприємствам. В ідеалі, він має підходити і для транскордонного документообігу. Проте, на сьогодні Україна не уклала жодного договору з іншими державами про визнання сертифікатів відкритих ключів та електронного підпису. Ба більше, жоден кваліфікований надавач електронних довірчих послуг іноземної держави не виявив бажання підтвердити, що його діяльність відповідає вимогам Закону України «Про електронні довірчі послуги».
Один із варіантів розв’язання цієї проблеми — впровадження порівняно нового стандарту Associated Signature Containers (ASiC). Це специфікація, яка визначає застосування контейнерних структур для скріплення в єдиному цифровому пакеті одного або декількох об’єктів із цифровими підписами з мітками часу.
Впровадження ASiC-контейнера як обов’язкового формату передавання даних для всіх розробників систем ЕДО могло б сприяти розв’язанню проблеми обміну електронними документами між усіма системами різних українських вендорів. Це могло б дати додатковий імпульс переходу всіх українських підприємств на ЕДО, незалежно від форми власності та розміру підприємства.
Тема обміну документами між різними системами ЕДО обговорюється вже давно, і в ній уже є прогрес. Це питання було основною темою недавньої зустрічі представників бізнесу, Мінцифри й Держархіву, організованої Комітетом з інформаційно-комунікаційних технологій Спілки українських підприємців. Сподіваюся, що рух уперед триватиме й далі.