Выбор системы внешнего электронного документооборота
Системы внешнего электронного документооборота (ЭДО) от разных вендоров имеют свои особенности. На что следует обратить внимание, прежде чем сделать выбор в пользу одной из них?
Простота и удобство интерфейса
Первое, на что следует обратить внимание: простота и удобство интерфейса. Если за 30 минут вам не удалось разобраться в основных функциях системы — попробуйте другую. Разумеется, для того, чтобы разобраться во всех тонкостях работы потребуется время и инструкция пользователя, но основные принципы работы должны быть понятны сразу.
Поддержка всех КЭП
Система должна поддерживать все КЭП, которые выдают Квалифицированные поставщики электронных доверительных услуг Украины. Возможность регистрации и входа в систему с помощью КЭП или Mobile Id тоже существенно облегчают жизнь.
Последовательное согласование
В системе ЭДО должно быть реализовано последовательное согласование. Если, к примеру, бухгалтер не утвердил документ и отправил его на доработку, то юристу не надо время тратить на ознакомление с ним. Он приступит к работе после того, как документ будет согласован предыдущей инстанцией.
Пакетное подписание
Есть документы с мелкими суммами, незначительные или стандартные, подписывать которые даже в самой удобной системе ЭДО долго и утомительно. Так что наличие функции пакетного подписания будет большим плюсом.
Наличие встроенного чата
Чтобы объяснять причину неподписания документа, внесения корректив и обсуждения прочих моментов можно использовать почту или телефон. Но удобнее делать это не выходя из системы документооборота, во встроенном чате, как с сотрудниками компании, так и с внешними контрагентами.
Удобство работы с архивом
В системе должен быть удобно реализован архив, в возможностью поиска по атрибутам, реквизитам, сумме и так далее.
Административная панель и настройки системы
В системе должна быть удобная административная панель, с помощью которой можно настраивать систему исходя из потребностей компании. В ней должна быть возможность создать структуру организации и департаменты, у каждого из которых будет свой документооборот. Тогда документопотоки разных отделов не будут пересекаться. Важна еще возможность настраивать маршрутизацию документов в департаментах и распределять роли сотрудников: загружать, согласовывать, утверждать и подписывать документы или просто ознакамливаться с ними.
Мобильное приложение
Системы внешнего ЭДО — это веб-решения, работа в них происходит в браузере. Тем не менее, наличие приложения для смартфона/планшета добавит вам мобильности. Это просто и удобно. Даже если интерфейс системы в мобильном устройстве будет лишен части функционала, ознакомиться с документом, согласовать и подписать его в приложении будет удобнее, чем в браузере.
Онсайт/онлайн
Наличие онсайт версии системы — это то, что может заинтересовать средний и крупный бизнес. Онлайн система универсальна и работает «из коробки». Онсайт система может быть развернута на сервере клиента, кастомизированная и даже брендирована.
Безопасность
Провайдер сколько угодно может рассказывать о надежности системы, но без доказательств — это будут просто слова. Есть компании, которые специализируются на проверке программных продуктов на уязвимость. Они пытаются взламывать системы, используя все возможные сценарии хакерских атак. Это называется penetration test. И если у вендора есть документ об успешном прохождении подобного теста — значит на продукт стоит обратить внимание. Соответствие требованиям GDPR тоже будет плюсом.
Возможность интеграции с другими системами
И еще один важный момент: возможность интеграции решения внешнего ЭДО с другими системами автоматизации предприятии. Это необходимо для того, чтобы информация из внешней и внутренней систем беспрепятственно попадали из одной в другую. Чем проще интегрировать эти системы с помощью API интерфейса — тем лучше.
Практически у всех систем внешнего электронного документооборота есть тестовый период. Не поленитесь поработать в нескольких из них, чтобы оценить все достоинства и недостатки.
- Чи витримає ваш військовий квиток перевірку цифрової епохи війни? Світлана Приймак 15:40
- Викрадення суверенітету Валерій Карпунцов 14:23
- Фінансові санкції США та ЄС: виклики для українських енерготрейдерів Ростислав Никітенко 13:23
- Екологічні наслідки руйнування Каховської ГЕС: загрози, виклики та шляхи вирішення Олена Криворучкіна 08:53
- Бізнес-моделі для розвитку та масштабування вашого бізнесу: що сьогодні працює? Сильвія Красонь-Копаніаж вчора о 19:50
- Цивільний позивач, як учасник кримінального провадження Євгенія Тонконожко вчора о 15:29
- Суб’єктність замість паніки Євген Магда вчора о 13:58
- Ймовірність досягнення режиму тиші Георгій Тука вчора о 12:34
- Виробнича інфляція: як українським підприємствам зберегти конкурентоспроможність Денис Корольов вчора о 12:06
- Перфоманс-маркетинг 2025: 10 інструментів для масштабування лідогенерації Андрій Волнянський 16.03.2025 19:58
- Міжнародна інтеграція українських університетів: як вийти на глобальний рівень Віталій Кухарський 16.03.2025 19:53
- Генрі Форд: агресивний менеджмент, що врятував Ford Motor Company Наталія Качан 16.03.2025 18:52
- Філософія та практика поділу майна подружжя в Україні Світлана Приймак 16.03.2025 12:05
- $50 млн компенсації від Starbucks за опік паху гарячою кавою Дмитро Зенкін 16.03.2025 12:00
- Фінансові вигоди від цифровізації: як скоротити витрати та покращити фінансову прозорість? Олександр Вернігора 15.03.2025 11:31
-
Один з найбільших зернотрейдерів у світі продав агрохолдинг у РФ "з великим дисконтом"
Бізнес 20245
-
"45 до кінця року". Що буде з курсом валют після рішень Нацбанку
Фінанси 7735
-
Як Трамп допомагає Путіну перетворити Україну на failed state
Думка 2711
-
Яєчна криза у США. Фінляндія відмовила американцям у постачаннях
Бізнес 2148
-
Підприємства Ахметова, Пінчука і Жеваго наростили доходи. Вийти в прибуток вдалося не всім
Інфографіка 1926