Как оптимизировать работу бухгалтерской службы?
Часто бухгалтера сетуют на нехватку кадров, поэтому склонны нанимать дополнительный персонал и думают, что процессы заработают лучше. Эта парадигма мышления крайне обманчива.
Немногие руководители украинского бизнеса задумываются об оптимизации бизнес процессов в компании. Одни не понимают или не видят в этом ценности, другие предпочитают финансовые показатели, как показатель успешности. Есть и такие, которым просто некогда. Правду сказать, бухгалтерия – это самое последнее, что интересует среднестатистического украинского бизнесмена. Думаю, именно поэтому профессия бухгалтера сильно недооценена в нашей стране.
Иногда я спрашиваю предпринимателей, прибыльный ли у них бизнес. И понимаю, что финансовую отчетность они не смотрят, прибыльный бизнес или убыточный - абсолютно неважно, куда важнее выручка и ликвидность. Простыми словами – деньги есть или их нет. Именно поэтому вопрос оптимизации работы бухгалтерии – дело самой бухгалтерии. Думаю, многие столкнулись с проблемой нехватки профессиональных кадров на рынке. А значит оптимизация бизнес процессов как никогда кстати.
Итак, если вы устали гоняться за квалифицированными кадрами, если осознанно пришли к тому, что пора заняться оптимизацией процессов бухгалтерской службы, если вы готовы вести этот проект самостоятельно, то следует разработать план улучшений и имплементировать его с соблюдением четко обозначенных временных рамок.
Основные этапы на стадии разработки должны включать следующие шаги:
Определение цели
На этом этапе важно ответить на вопрос «Зачем?». Иными словами, что мы хотим получить в результате реализации данного проекта? Как правило, поиск ответа лежит в плоскости существующих проблем – перегруженность сотрудников бухгалтерии или наоборот раздутый штат, низкий контроль за документооборотом, отсутствие актуальных данных для принятия решений руководством, низкая автоматизация и, как результат, нарастающее количество ошибок, отсутствие предупреждающих действий, направленных на диагностирование возможных финансовых потерь и т.д. Говорят, осознание проблемы – первый шаг к ее решению. Так и есть, возьмите лист бумаги и выпишите все проблемы, с которыми вам приходится ежедневно сталкиваться. Это поможет вам определить ключевые цели – вашу мотивацию для будущих изменений.
Анализ существующих бизнес процессов
Часто бухгалтера сетуют на нехватку кадров, поэтому склонны нанимать дополнительный персонал и думают, что процессы заработают лучше. Эта парадигма мышления крайне обманчива. Я убеждена, начинать надо именно с анализа существующих бизнес процессов, как все работает сегодня (as-is), причем на каждом этапе учета и отчетности. Важно понять, кто чем занят, насколько автоматизированы процессы и какова вероятность ошибки от ручного труда. Постепенно, начиная с самых простых участков учета, следует перейти к более сложным вопросам ответственности и контроля. Главный бухгалтер должен уметь делегировать не только задачи, а и ответственность.
Я рекомендую детально прописать существующие бизнес процессы в блок-схемах, указать, насколько процесс автоматизирован, кто за него ответственный и кем конкретно он контролируется. Это позволит увидеть как имеющиеся проблемы, так и зоны для развития и оптимизации. Кроме того, такая работа откроет для вас те 20% людей, которые дают 80% результата. Закон Парето используется как базовый инструмент в анализе факторов эффективности любой деятельности.
Разработка новых процессов или улучшение существующих
На данном этапе хорошо было бы изучить лучшие практики (best-in-class), к примеру, как построена бухгалтерская служба в иностранных компаниях. А потом сравнить лучшие практики с существующими бизнес моделями с одной лишь целью – увидеть то лучшее, что можно позаимствовать для вашей компании.
Далее я рекомендую создать рабочую группу, задачей которой будет наработка идей, которые позволят решить выявленные проблемы в существующих бизнес процессах. А потом и доработать или создать новые процессы с нуля, как это должно быть (to be). Снова таки, в блок-схемах, а позднее и в описании до деталей, как это должно работать.
В рабочую группу я рекомендую включить не только ключевых сотрудников бухгалтерии, задействовать следует и ІТ специалистов, юристов, финансового директора, возможно и других руководителей подразделений (маркетинг, логистика и т.д.) – всех, с кем непосредственно работает бухгалтерская служба. Такая синергия позволит наиболее точно построить эффективный документооборот в компании.
Упростить и качественно изменить существующие бизнес процессы позволят следующие шаги:
– прозрачная и понятная структура ведения бизнеса;
– отказ от наличных расчетов и упрощение кассовой дисциплины;
– грамотная учетная политика, которая обеспечит применение единых подходов и принципов учета;
– переход на единый программный продукт, особенно для группы компаний, возможно с использованием искусственного интеллекта;
– применение единых стандартов - IFRS, если бизнес представлен не только в Украине;
– использование инвойса, как единого первичного документа, законодательство Украины это позволяет;
– электронный документооборот;
– полная автоматизация и отказ от ручного труда.
План действий или Матрица ответственности
Все, что нужно для достижения цели – это качественное управление проектом. Именно проектное управление позволяет добиться успеха в четко отведенное время и с утвержденным бюджетом. В мире не существует идеальной системы управления проектом, однако есть эффективные подходы. Я рекомендую создать план действий на основании матрицы ответственности. По сути это таблица Excel, в которую заносятся все этапы проекта, сроки реализации, ответственные лица и точки контроля. Здесь важна детализация, чем больше ее будет, тем успешнее будет реализован проект.
Помните, успешность имплементация проекта будет напрямую зависеть от качественно подготовленного плана действий и перманентного контроля за его реализацией.
- Нова ера на енергетичних ринках: кінець диктатури цін Ксенія Оринчак 16:49
- Український бізнес на Близькому Сході: культура, право і підводні камені Олена Широкова 16:12
- Замість реформи – репертуар. Замість дій – кастинг на премʼєра Дана Ярова 15:54
- Преюдиційне значення рішення МКАС при ТПП України для інших спорів: правовий аналіз Валентина Слободинска 14:47
- Чому бізнес-коучинг стає все більш затребуваним? Олександр Скнар 14:27
- Негаторний чи віндикаційний позов: який спосіб захисту обрати у земельному спорі? Андрій Лотиш 14:03
- З житлом і роботою: як змінюється філософія проєкту "Прихисток" Галина Янченко 13:59
- 5 найтиповіших помилок при впровадженні електронного документообігу Олександр Вернигора 12:47
- Енергоринок України 2025, коли прийдуть європейські трейдери Ростислав Никітенко вчора о 21:07
- 2025-й: нові провали без нових прізвищ Дана Ярова вчора о 18:49
- Справи про міжнародне викрадення дітей в світлі практики Верховного Суду Леся Дубчак вчора о 18:09
- Мідь – новий барометр глобальних трансформацій Ксенія Оринчак вчора о 15:29
- Договір про рекламні послуги: наслідки порушень у судовій практиці Сергій Барбашин вчора о 11:19
- Медіація у бізнесі: чи готові українські компанії до альтернативних рішень? Катерина Присяжнюк вчора о 11:09
- Військово-економічна пастка: чому зламався бум РФ Христина Кухарук 06.07.2025 05:10
- Готують підвищення тарифів для населення 689
- Чи законно колишніх засуджених повторно ставити на військовий облік 404
- Угода з прокурором про визнання винуватості: жодних гарантій без рішення суду 179
- Військово-економічна пастка: чому зламався бум РФ 126
- Час життєстійкості: як зберегти себе у світі, що змінюється? 102
-
Що обрати замість моря – найкращі місця для відпочинку в Україні, ціни та тренди 2025
Життя 15900
-
10 липня зійде Оленяча повня: о котрій її спостерігати
Життя 12073
-
Не картайте себе за стрес. Поради від експерток, як впоратися з високим рівнем кортизолу
Життя 9946
-
Від поранення до власної справи: історія ветерана Федора Самбурського
Життя
4798 -
Психологія мільярдерів: чому вони купують наддорогі речі і навіщо їм це
Життя 4552