Як зробити робочі відеозустрічі ефективними

Відеозустрічі часто сповільнюють робочий процес та відволікають. Ми підготували для вас декілька порад, як цього уникнути та як зробити робочі відеозустрічі ефективними.

Якщо в докоронавірусний та довоєнний періоди відеозустрічі були актуальні здебільшого для фрілансерів та аутсорсерів, то тепер усе змінилося. Комунікація стрімко перейшла в онлайн. І малоймовірно, що тенденція зміниться найближчим часом.

При цьому якість цієї комунікації не завжди на належному рівні.

Американська консалтингова компанія Korn Ferry провела опитування близько двох тисяч людей, котрі постійно беруть участь в робочих відеозустрічах, та встановила:

- Близько 51% опитаних вважають, що часті обговорення робочих питань потребують занадто багато часу та відволікають від безпосередньої роботи.

- 6% зізнаються, що витрачають понад 10 годин на тиждень на непродуктивні відеозустрічі та дзвінки.

- 15% витрачають на таку комунікацію 5-10 годин щотижня.

- 34% витрачають близько 2-5 годин на тиждень.

- Ще 34% — близько 1-2 годин на тиждень.

Тобто відеозустрічі, будучи за задумом зручним інструментом комунікації та способом оптимізувати роботу, часто лише сповільнюють робочий процес та відволікають. А тому ми підготували для вас декілька порад, як цього уникнути та як зробити робочі відеозустрічі ефективними.

Актуальність відеозустрічей для дистанційної роботи в умовах ковіду-війни

Онлайн-зустрічі та відеоконференції в сучасних українських реаліях — це питання не лише економії часу, але й безпеки для життя. Все ж таки ми з вами живемо в умовах війни, коли ворог може вдарити по будь-якому обʼєкту. У тому числі по будівлі, де знаходиться офіс компанії. Тому з метою забезпечення безпеки команди онлайн-зустрічі є пріоритетними.

Враховуючи, що навіть в постпандемійний період значна кількість компаній так і залишила частину співробітників на віддаленій формі роботи, ми вважаємо, що і після завершення війни це не зміниться. Все ж таки дистанційна робота попри деякі недоліки має багато переваг як для роботодавців, так і для робітників. Тому оптимізувати робочі процеси загалом та відеозустрічі зокрема — важлива складова успішної діяльності сучасної української компанії.

Чому онлайн-зустрічі можуть дратувати

Насправді існує доволі багато факторів, які можуть відверто дратувати учасників відеозустрічі:

- Технічні проблеми, погана якість відео та звуку. Тому варто завчасно переконатися, що з «технічної» сторони у вас все працює як слід.

- Затримки в часі. Коли більшість учасників вже чекає зустрічі, а вона з якихось причин не розпочинається, це роздратовує. Тому якщо ви розумієте, що не встигаєте, повідомте про це завчасно.

- Вихід за встановлені часові рамки. Якщо ви організовуєте зустріч і говорите, що вона триватиме умовно 20 хвилин, подбайте, щоб так і було. У інших учасників є свій графік та плани. Не порушуйте їх.

- Постійні переноси та зміни в часі. Враховуйте, що учасники майбутньої зустрічі планують власний графік. А кожен раз, коли ви будете переносити обговорення, їм доведеться цей графік коригувати. Це роздратовує.

- Відсутність зрозумілої та доцільної мети зустрічі. Не варто влаштовувати «зустріч заради зустрічі». Ставте чітку мету та доводьте її до відома усіх учасників.

Загалом подбайте про те, щоб усі чітко розуміли, навіщо організований цей колл, які питання на ньому будуть вирішуватися, яка інформація потрібна від учасників та яка мета обговорення. Ніхто не хоче витрачати власний час, не розуміючи, для чого це робиться.

5 порад як зробити робочі колли ефективними та не дратуючими

Порада №1. Продумайте структуру відеозустрічі

Спонтанність — це ворог продуктивності. Щоб діалог був продуктивним та не забрав більше часу, ніж потрібно, необхідно завчасно розробити його структуру:

- план обговорення;

- розклад онлайн-зустрічі (адженда);

- модератор зустрічі (за необхідності);

- мінімальний час на виступ;

- мета та доцільність зустрічі.

І не забудьте переконатися, що всі важливі учасники обговорення зможуть бути на звʼязку у вибраний час. Можливо, доведеться скоригувати графік.

Порада №2. Контролюйте час

По-перше, починайте обговорення вчасно. Якщо хтось з колег запізнюється, але це не критично, починайте зустріч. Нехай ця людина приєднається пізніше. По-друге, слідкуйте, щоб інші учасники не відходили від теми. І по-третє, бажано одразу інформувати інших, що на обговорення певного питання у вас є, наприклад, 15 хвилин. Це буде стимулювати інших сконцентруватися на темі та зайвий раз не відволікатися. 

Порада №3. Погоджуйте наступні кроки та встановлюйте дедлайни

Обговорення має призводити до певних дій та рішень. Якщо по його завершенні учасники загалом так і не зрозуміли, що мають робити далі та який план подальших дій, вважайте, що зустріч пройшла марно.

Переконайтеся, що всі задачі розставлені, а відповідальні люди призначені.

Якщо ж завдання ставлять на вас, то варто переконатися, що ви все зрозуміли й у вас не лишилося додаткових питань. Якщо ж вони є, краще поставити їх зараз, а не переносити на потім, витрачаючи в подальшому свій час та час колег.

Порада №4. Підбивайте підсумки та закладайте час для запитань

Найкраще — за результатами обговорення підсумувати зустріч короткими тезами: що обговорено, які рішення прийнято, хто і за що відповідає. Такий підсумок поставить остаточну крапку в діалозі та підтвердить, що незакритих питань не лишилося.

Обовʼязково уточніть, чи ні в кого не залишилося запитань. І тільки коли переконаєтесь, що питань немає, можна завершувати зустріч.

Порада №5. За можливості збирайте фідбек про відеозсутріч

Іноді дуже корисно наприкінці зустрічі попросити учасників дати оцінку обговоренню. Не потрібно влаштовувати детальне опитування з десятками запитань та варіантів відповідей. Як мінімум запитайте, як би учасники оцінили продуктивність зустрічі від 1 до 10. Також корисно зібрати зауваження та пропозиції щодо наступних зустрічей. 

Повірте, фідбек дуже важливий. І якщо навчитися його правильно використовувати, ваші наступні відеозустрічі стануть ще продуктивнішими. А ви не будете витрачати на них більше часу, ніж реально потрібно.

Дякуємо за увагу! Вдалих вам коллів та продуктивної роботи!