Бэк-офис на аутсорсинге: как это работает

Люблю выражение «вкладывать душу». Мне кажется, что любой бизнес может быть успешен, только когда сам собственник горит им, эмоционально его заряжает и мотивирует свою команду. 

Ну, вы и сами, наверное, замечали, насколько сильно отличается бизнес «с душой собственника» и без нее: в первом случае мы можем увидеть яркий и креативный бренд, а во втором – безликую и аморфную фирму. 

И вот недавно на одном из форумов я познакомилась с собственником небольшой компании в IT-сфере, который долго жаловался, что вся ежедневная рутина не дает ему заниматься любимым делом, что он закапывается в бумажки, а на креатив и новаторство ни сил, ни времени уже не остается. Я же, как руководитель бэк-офиса на аутсорсе, задала логичный вопрос: «Почему же не вывести все обслуживающие подразделения из штата и не передать в работу специальным компаниям?» Мой собеседник удивленно посмотрел на меня и спросил: «А что, так можно?» Так родилась идея этой колонки. Сегодня я расскажу вам, что такое бэк-офис и как это работает. 

Итак, бэк-офисом принято называть вспомогательные службы в компании, которые не приносят непосредственную прибыль. Возьмем IT-компанию. Продукт делают разработчики, а, например, бухгалтера и юристы – отделы, которые необходимы для построения бизнеса, но напрямую деньги для компании они не зарабатывают. 

Сейчас в Украине активно развивается тренд передавать такие функции на аутсорс. И не зря. Такая модель выстраивания бизнес-процессов обусловлена многими факторами.

Преимущества бэк-офиса на аутсорсинге 

Пожалуй, основное преимущество работы с бэк-офисом на аутсорсе – это непрерывность всех процессов. Ведь ваш бухгалтер не уходит в отпуск, а юрист не увольняется в самый неподходящий момент. У вас не переманивают людей, а армагеддон не наступает с уходом из компании главного финансиста. 

Все намного проще: есть договор с компанией, которая закрывает все нужды прибыльных подразделений бизнеса, при этом не нагружая собственника ненужными ему проблемами. 

Исходя из первого пункта, становится очевидным и второе преимущество: у владельца появляется время для развития его основного дела, для креатива и воплощения идей. Вы даже не представляете, сколько сил и энергии можно высвободить, если сбросить всю рутинную «шелуху», которая неизбежно ложится на плечи собственника. Один наш клиент когда-то сказал такую фразу: «Я, наконец, начал свободно дышать и заниматься именно тем, ради чего создавал свой бизнес». Мне кажется, что это наиболее точное описание, ведь, когда собственника бизнеса заваливает бумажная рутинная работа, у него просто нет времени заниматься тем, что он действительно любит. 

Ну и еще один немаловажный момент: бэк-офис на аутсорсинге может быть более выгоден, чем штатные специалисты. Приведу пример. У вас есть бухгалтер, который обрабатывает 100 документов в месяц. Оборот увеличился, и теперь необходимо обрабатывать 150 документов. Очевидно, что вам надо брать еще одного человека, который будет загружен только частично. А работая с бэк-офисом, вы можете оплачивать только необходимый вам объем. Плюс бизнес не тратится на содержание рабочих мест, сопутствующие расходы, такие как интернет или мобильная связь, выплату премий и прочее. 

Страхи 

Безусловно, начиная работать с бэк-офисом, бизнес часто испытывает определенные страхи. Например, я неоднократно слышала, что это опасно из-за возможной утечки информации. Или убеждение, что правоохранительные органы могут изъять документацию, расследуя дело по одному из клиентов. Но могу заверить, что все это исключено, если выбрать надежный бэк-офис с хорошей репутацией на рынке. Они будут хранить тайны очень тщательно, ведь от этого зависит их имя и выживание. А наличие в команде адвокатов позволит применить принцип «двойного сейфа», ведь, чтобы обыскать такое предприятие, необходимо получать дополнительные разрешения, и обосновать такую необходимость ой как непросто. 

Напоследок хочу пожелать всем в новом году потрясающих идей и сил, чтобы воплотить в жизнь каждую!