Ответы на важные вопросы о ЕСМ

Сегодня украинский бизнес комплексно оценивает эффективность ЕСМ: бизнес-эффект, срок возврата инвестиций, road-map проектов и задач. Перед компаниями стоит вопрос, как построить автоматизированную систему управления для прозрачного и эффективного управления? Как это правильно сделать?  

1. Какая эффективность ЕСМ?

Управлять документооборотом и контролировать его – это всего лишь вершина айсберга. Входящее письмо в канцелярию, которое стоило 100 гривен в обработке, а теперь обойдется 50 гривен условно, это одна история. Получить же возможность управлять процессом, который был 100 гривен, а теперь 10, но при этом будет работать быстрее, эффективнее, безопаснее, это совершенно другое. И таких процессов на предприятии тысячи.

Статистика: По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется.

2. Классический список услуг на рынке ECM в Украине

Первый этап – это всегда консалтинг по повышению эффективности процессов, прорисовки этих процессов, если их нет, формирования карты процессов. Второй – системы, которые позволяют не просто на бумаге нарисовать вышеупомянутые карты, а автоматизировать эти процессы. Третий – собственно реализация проекта автоматизации. При этом существует два подхода. Первый: у компании интегратора есть готовая система, и она приходит с ней к заказчику, устанавливает, и работайте, как она настроена. Второй подход: есть система-платформа, и компания интегратор приходит к заказчику и рисует именно его карту и настраивает его процессы.

В первом варианте все очень быстро, но при этом приходится ломать компанию, потому что процессы в ней не совпадают. Во втором – дольше и дороже, но можно выйти на конкретные процессы по поднятию эффективности.

Я считаю: «Если за год система не развилась, то она умрет». Система как ребенок – должна развиваться. Поэтому четвёртый этап – это обучение специалистов. Важно научить руководителей, проектные команды, программистов, системных администраторов полноценным техническим курсам, программированию, бизнес-проектированию для аналитиков, пониманию системы, философии ЕСМ.

И пятый этап – поддержка (support). Если не будет обеспечена качественная поддержка, то классические: «у меня не работает мышка», «я не могу найти» или «я не могу зайти» становятся для компаний реальными проблемами.

Это пять краеугольных камней, на которых должно строиться взаимодействие между компанией интегратором и ее заказчиком.

3. Какое  программное обеспечение лучше выбрать?

Если в компании с системой будет работать 10 человек, не выгодно выбирать решение на сложной, масштабируемой и дорогой платформе, так как оно совершенно не будет востребовано. Очевидно, что и точка окупаемости такого решения будет невероятно далекой.

А вот заказчикам из корпоративного сегмента, которые укомплектованы территориально распределенным штатом, множеством офисов, в том числе и за пределами Украины, лучше обратить внимание на веб-ориентированную ВРМ платформу, с возможностью работы, как через браузер, так и через мобильное приложение iOS/Android.

4.  На что компаниям стоит обращать внимание, чтобы услуги были предоставлены качественно?

Сегодня современный заказчик выбирает не систему, а партнера, который может дать дельный совет, поделиться опытом и помочь создать стратегию развития компании. Поэтому если раньше на презентации первое, что делали, это демонстрировали именно систему – как она работает, зачем она нужна, какие вопросы она решает. Сейчас, при встрече с заказчиком, интегратор должен показать в первую очередь свою квалификацию, не систему, а именно квалификацию. Продемонстрировать ранее сделанные решения, показать на примерах варианты реализации интересного заказчику функционала, посвятить заказчика в возможные проблемы той или иной реализации.

5. Есть ли недобросовестные компании на рынке?

В Украине, как и в мире, есть прецеденты, когда нарушены авторские права одной из сторон, произошла утечка конфиденциальной информации, и вторая сторона подает иск в суд для защиты своих прав или репутации. Поэтому подписывайте правильные договора и строго соблюдайте коммерческую информацию клиента.

Есть еще и другая сторона медали. В Украине периодически появляются примеры нездорового поведения на рынке. Очевидно, что каждый исполнитель в своем сегменте пытается выделиться. Некоторые совсем уж некорректно. Например, клиенту заявляют: «Мы продадим вам проект со стоимостью минус 20-50% от любой стоимости, которую вам заявит наш конкурент»,  или: «Мы реализуем вам проект лучше, быстрее, дешевле, чем они». А на вопросы, насколько быстрее, насколько дешевле и чем лучше, вразумительных ответов нет.

Практика применения автоматизированных систем управления бизнес-процессами в следующих блогах...