9 складових фасилітації робочої зустрічі в умовах турбулентності

Що слід врахувати лідерам команд.

«Ольго, а можеш щось порадити з власного досвіду? Як мені самому проводити робочі зустрічі чи невеличкі командні сесії, щоб ми не втратили час і вийшли з результатом?»

Це одне з найпопулярніших питань, які чую від лідерів команд після завершення стратегічної сесії.

Звісно, адже в умовах війни, в умовах турбулентності, коли й бізнеси, й керівники громад, й різноманітні структури хочуть мати результат і заощадити ресурс — надважливо, щоб «на виході» команда мала дієві та зрозумілі для впровадження рішення.

У мене вже є напрацьований «must have» — перелік таких рекомендацій. Бо за плечима понад 10 років фасилітацій та сотні різних за тематикою та масштабами сесій.

З чим (і з ким) я тільки не працювала.

Для великого та середнього бізнесу, держструктур, міжнародних організацій, мерій міст, галузевих об’єднань, громадського сектору, благодійних, дитячих, ветеранських фондів тощо.

І цей практичний досвід дав чітке розуміння: є такі фактори, які обов’язково треба врахувати, якщо хочете, щоб будь-яка сесія, зустріч або нарада були результативними, з високим рівнем залучення людей, без втрати часу.

Тому сьогодні у своєму (фасилітаторському) блозі ділюся переліком рекомендації для тих, хто хоче якісно провести зустріч власноруч, без допомоги зовнішнього фасилітатора.

1. Підготовка

Важливо, щоб учасники заздалегідь отримали інформацію про цілі, завдання, очікувані результати, регламент, план, місце та час зустрічі.

Крім того, якщо для обговорення потрібні дані (статистика, показники минулого періоду, аналітика, прогнози тощо), то треба попередити про це людей, щоб вони встигли підготувати потрібну інформацію.

Це допоможе сформувати єдине інформаційне поле, на яке буде спиратися група. З маленьких частин пазла всі зможуть скласти загальну картину.

2. Склад учасників

Мега важлива умова для результативної зустрічі/сесії — це вірний підбір її учасників. Не намагайтеся покликати всіх!

Кількісний і якісний склад групи впливає на рішення, які будуть ухвалені, а головне — повинні бути згодом реалізовані.

Якщо людей забагато — є ризик просідання таймінгу та динаміки. Люди втомляться, рівень енергії та продуктивності знизиться. Як результат — це може призвести до поверхневих, невиважених рішень.

Тому на зустрічі/сесії мають бути тільки ті, в кого є відповідна експертиза з цієї теми, а також повноваження для ухвалення й втілення напрацьованих рішень.

3. Вступна частина

На початку зустрічі/сесії лідер-фасилітатор озвучує цілі, задачі, план і таймінг кожного етапу, щоб синхронізувати та налаштувати учасників.

Вступ має бути коротким, чітким, по суті, з позитивним емоційним меседжем. Це задає ритм, темп і настрій.

Також варто приділити час формуванню домовленостей з групою: визначити певні правила, яких будуть дотримуватися учасники. Це дисциплінує і підвищує відповідальність групи за процес.

4. Фокус на цілях

У процесі зустрічі/сесії лідеру-фасилітатору важливо стежити за тим, щоб були досягнуті цілі кожного етапу, а також щоб не губився їх зв'язок з основною метою заходу.

Якщо учасники в процесі обговорення «збилися зі шляху» або пішли в зайву деталізацію, завдання лідера коректно, але впевнено повернути обговорення в потрібне русло.

5. Узгоджена відповідальність

Може виникнути ситуація, коли групі насправді важливо розглянути тему чи проблему, які не були заплановані. Але це потребуватиме додаткового часу.

У такому разі лідеру варто узгодити цей момент з учасниками. Наприклад, запитати: «Наскільки ви готові вийти за межі таймінгу? Як це позначиться на інших етапах?», або: «На що вплине таке детальне обговорення цієї теми? Що нам це дасть?»

Такі звернення додадуть групі усвідомленості та відповідальності за «відхилення від маршруту».

Як варіант — питання, що спонтанно виникло, але не конче суттєве для зустрічі, можна «припаркувати» (тобто зафіксувати окремо на майбутнє), щоб повернутися до нього після зустрічі.

6. Формування простору «МИ»

Простір залучення не менш важливий для зустрічі, ніж її зміст.

Крім суто фізичної безпеки, люди потребують психологічної безпеки та атмосфери відкритого діалогу й довіри.

Тому лідеру-фасилітатору слід подбати про це як на етапі підготовки, так і під час заходу.

Як це зробити? Давати можливість висловлюватися, цікавитися думками кожного, влагоджувати розбіжності, що виникають. А також підтримувати емоційно-психологічну рівноправність у групі — амортизувати спроби домінування надто активних або “статусних” учасників.

Людям потрібно відчувати, що вони можуть ділитись своїми думками відверто й без негативних наслідків для себе.

7. Фіксація домовленостей

У фіналі зустрічі/сесії лідер-фасилітатор ще раз нагадує

• про всі рішення, ухвалені учасниками на кожному етапі,
• про строки їхнього виконання,
• про взяті зобов'язання, ролі та перші кроки.

За потреби лідер нагадує й про «припарковані» теми, до яких групі потрібно буде повернутися за межами цієї зустрічі.

8. Звіт за підсумками

Після зустрічі учасники мають отримати оцифрований звіт, до якого слід включити всі розглянуті питання, рішення, заплановані дії, зафіксовані відповідальні виконавці за кожним завданням.

До цього звіту обов’язково додаються фотографії напрацювань кожного етапу, щоб завжди можна було звернутися до першоджерела — не редагованої версії змісту зустрічі.

9. Контроль виконання

Усі подальші дії з реалізації рішень важливо відстежувати. Тут допоможуть короткі (за часом), але регулярні (за частотою) зустрічі.

Це дасть людям розуміння динаміки прогресу, покращить кросфункціональну взаємодію та сприятиме підтримці мотивації для досягнення спільних результатів.

Яка загалом користь від цих рекомендацій?

Якщо ви як лідер або лідерка врахуєте ці 9 рекомендацій, коли будете планувати й проводити робочі зустрічі й командні сесії, — це допоможе вам зберегти час й отримати результат. Ось так просто (і складно водночас).

Я буду продовжувати ділитися досвідом і знаннями, щоб бізнес в Україні ставав сильнішим й потужнішим.

Тому якщо ви хочете отримати більше порад для того, аби робота вашої команди навіть в умовах війни була продуктивною, — читайте мої матеріали на ЛІГА.Блоги.