Гостинець на Миколая для держслужби. Звіт з опитування

Добігає кінця 2018 рік і ми вже маємо результати оцінювання службової діяльності державних службовців.

Наскільки вдале це нововведення, що принесло: піднесення і надію чи розчарування? Чи сприймуть його державні службовці як потрібну і важливу процедуру в їх роботі? Чи будуть попереду нові витки: визначення та перегляд завдань і ключових показників; оціночна співбесіда і знову визначення результатів оцінювання та їх затвердження вже у наступному звітному році?

Щоб підвести підсумки процедури оцінювання результатів службової діяльності у 2018 році, напрацювати спільне бачення та підходи, обмінятися досвідом у вирішенні проблемних питань та здійснити моніторинг рівня прозорості та неупередженості оцінювання результатів службової діяльності безпосередніми керівниками державних органів, на комунікаційній платформі FORUM Civil Service – Держслужба ФОРУМ було ініційовано опитування «Оцінювання результатів службової діяльності 2018: підведення підсумків». Опитування тривало місяць активної фази закінчення цьогорічного процесу оцінювання: з15 листопада 2018 року по 15 грудня 2018 року. Реалізовано через інструмент Googl-Forms, інформація про опитування поширювалася через соціальні сторінки платформи у Facebook та Twitter.

Хто ми! Про респондентів, які прийняли участь в опитуванні

Як і очікувалося, найбільша кількість респондентів (56%) – представники державних органів, юрисдикція яких поширюється на територію одного або кількох районів, міст обласного значення. Це найдопитливіша, але, як не прикро визнати, найзабутіша аудиторія – державні службовці, що віддалені від центру і від тих можливостей бути проінформованим з першоджерел, які є у столичних державних органів (юрисдикція яких охоплює територію України – 9% респондентів). Стабільний прошарок державних службовців, які, у більшості, досить твердо стоять на ногах у фаховому плані і можуть скласти гідну конкуренцію тим, хто працює в міністерствах, є працівники державних органів, юрисдикція яких поширюється на територію однієї або кількох областей, м. Києва або м.Севастополя – 35%.

Географія респондентів охопила від Липовецької та Новопсковської райдержадміністрацій, Головного управління Держгеокадастру у Кіровоградській області до державних установ міст: Київ, Дніпро, Одеса, Вінниця, Черкаси, Суми, Івано-Франківськ. За структурою державних органів це: райдержадміністрації, обласні адміністрації, Державні архіви в областях, територіальні управління юстиції, міські суди, окружні адміністративні суди, Управління соціального захисту, Головні управління Держгеокадастру, Управління праці та соціального захисту населення, Управління Державної міграційної служби, Головні управління статистики, Управління агропромислового розвитку, Казначейства, тощо. Це невичерпний перелік серед респондентів, котрі виявили бажання надати назву органу, який представляють (не обов’язкова відповідь).

Серед учасників опитування у пріоритеті представники служб управління персоналом – 53%, виключно державних службовців, яких оцінюють – 38%, 7% – керівники, які оцінюють своїх підлеглих, 2% визначилися як такі, що охоплюють дві категорії.

Такий розподіл опитуваних підтверджує, що пілотне оцінювання службової діяльності державних службовців у 2018 році лягло, переважно, на плечі працівників служб управління персоналом. Саме вони мали організувати весь процес з дотриманням норм законодавства та врахуванням особливостей, що виникали під час підготовки. Законодавчо-нормативні акти з приводу щорічного оцінювання службової діяльності дають загальне, теоретичне тлумачення того, як має відбуватися цей процес. Однак в них не враховано людський фактор: лікарняні, відпустки, переведення , звільнення, поновлення, і багато іншого, що виникає у житті людей. Такі відхилення не знімали з державних службовців обов’язку проходити оцінювання чи не проходити його з чітким обґрунтуванням.

Окрім того, відсутність досвіду та єдиної системи документообігу у частині кадрового діловодства під час щорічного оцінювання службової діяльності, примушувало працівників служб управління персоналом самотужки вирішувати ці питання, що не завжди давало якісні результати.

У багатьох виникали питання:

- наскільки достовірною може бути оцінка за рік, що здійснювалася у період звітного року, тобто за період, що ще не минув;

- як оформляти висновки і накази про результати оцінювання службової діяльності;

- де і скільки зберігати звіти державних службовців та їх індивідуальні програми підвищення рівня професійної компетентності.

Одним із найважливіших моментів, що мав би полегшити розуміння проведення, необхідності та наслідків оцінювання службової діяльності державних службовців, було навчання представників служб управління персоналом аби в подальшому вони донесли інформацію до своїх колег.

Відтак, основні завдання для служб управління персоналом у процесі щорічного оцінювання службової діяльності державних службовців у 2018 році були:

 Організувати процес оцінювання службової діяльності.

 Довести інформацію до керівників державних органів та до державних службовців про алгоритми їх дії під час оцінювання службової діяльності.

 Організувати кадрове діловодство та документообіг.

Чи легко нам було? Про те як вчилися і організовували оцінювання службової діяльності у 2018 році

32% респондентів відповіли, що інформація щодо процесу оцінювання результатів службової діяльності, якою вони могли користуватися у вільному доступі була супер зрозумілою та доступною, 38% вважають, що було непогано, але можна краще, 23% – не вважають наявність інформації щодо процесу оцінювання результатів службової діяльності достатньою, а 7% є геть песимістичні у цьому плані.

Слід зазначити, що як представники служб персоналу, які організовують оцінювання результатів службової діяльності в державному органі, так і державні службовці, які оцінюються надають перевагу роз’яснювальним документам, що складаються у НАДС, зокрема методичним рекомендаціям (72% – представники служб персоналу, які організовують оцінювання результатів службової діяльності в державному органі; 79% – державні службовці, які оцінюються).

Надання переваги таким документам зрозуміле: державні службовці очікують ширшого тлумачення законодавчо-нормативних актів від першоджерела, а ще краще – покрокового алгоритму дій та форм документів з інструкцією для їх заповнення. Це значно полегшує їх роботу і убезпечує від невірного тлумачення норм закону та зайвих помилок. Однак методичні рекомендації, розроблені у НАДС (Методичні рекомендації НАДС «Щодо визначення результатів службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В» від 29 серпня 2018 року; Методичні рекомендації НАДС «Щодо визначення результатів оцінювання службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорії «А») носять теоретичний характер і, практично, дублюють зміст документів вищої юридичної сили.

На другому місці за рейтингом документів, якими керувалися для ознайомлення з процедурою оцінювання службової діяльності державних службовців знаходиться Постанова КМУ «Про затвердження Типового порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців»: 63,4% – представники служб управління персоналом, які організовують оцінювання результатів службової діяльності в державному органі; 72% – державні службовці, які оцінюються.

Неабияку зацікавленість викликають і Роз’яснення НАДС за окремими ситуаціями (56,1% – представники служб управління персоналом, які організовують оцінювання результатів службової діяльності в державному органі; 48% – державні службовці, які оцінюються). Це підтверджує, що нормативне законодавство не враховує особливостей, які виникають у ході організації оцінювання і потребу в детальному, покроковому алгоритмі дій та шляхів рішення нестандартних ситуацій.

Здебільшого (67%) державні службовці проходили аудиторні навчання, які організовувалися як для представників служб управління персоналом, так і для інших державних службовців. Є зауваження, що для центральних органів судової влади такі навчання не проводилися, а також щодо того, що жодного семінару чи наради у Донецькій області з цього питання проведено не було.

Державні службовці прагнуть, щоб їх навчали та розказували про всі нововведення в їх роботі. Про це свідчить оцінка рівня корисності знань, отриманих на навчаннях щодо процедури оцінювання результатів службової діяльності: 65,8% говорять про важливість і корисність навчання, що проводилися з питань оцінювання службової діяльності. Однак, наявність 13,4 % респондентів, котрі вважають такі навчання повним відстоєм, тобто дуже поганими і не важливими, може вказувати на: недосвідченість тренерів, які не змогли донести інформацію і утримати аудиторію у тонусі; на низьку вмотивованість самих державних службовців до процедури оцінювання та її ходу.

Немалу роль в отриманні інформації, особливо у нестандартних, виключних ситуаціях зіграв обмін досвідом між самими державними службовцями та отримання конкретних відповідей від фахівців на форумах у соціальних мережах та на спеціальних он-лайн платформах.

Приємно визнавати, що 28% респондентів слідкували за дописами на комунікаційній платформі FORUM Civil Service – Держслужба ФОРУМ.

25% опитаних отримували відповіді на соціальних сторінках НАДС.

17% користувалися комунікаційною платформою «Ключові показники ефективності» у межах швейцарсько-українського проекту сприяння децентралізації Despro.

27% респондентів не користувалися форумами, хоча знають про них.

Чи все чесно? Про рівень прозорості та неупередженості оцінювання державних службовців

Найбільшого хвилювання завдавала можливість використання результатів оцінювання службової діяльності як чинника впливу на незалежність та лояльність державного службовця. Адже результати як оцінювання, так і преміювання державних службовців залежать, у значній мірі, від суб’єктивного висновку керівника. Про це детальніше у статті «Кому потрібне оцінювання службової діяльності державних службовців?».

Однак опитування показало, що 36% респондентів вважає рівень прозорості та неупередженості процедури визначення результатів оцінювання службової діяльності в їх державному органі дуже високим. 21% – середнім і 27% – вище середнього. І лише 16% вказує на абсолютну відсутність прозорості та неупередженості процедури визначення результатів оцінювання службової діяльності в їх державному органі. Це позитивні і обнадійливі результати. Однак розслаблятися не варто. Багаторічний досвід спостереження за змінами у державній службі та реакцією на них керівників державних органів дає право стверджувати, що пілотні проекти завжди проходять майже ідеально. З часом всі, хто хоче знайти «чорні ходи» – їх знаходить і використовує. 

Серед респондентів, що дали відповідь – 75,8% мають позитивну оцінку, 24,2% – відмінну оцінку. 37,9% опитаних, у тому числі 5,3% тих, що отримали відмінну оцінку – не задоволені результатом оцінювання їх службової діяльності.

Отже, згідно опитування, лише 24,2% державних службовців отримали премію за результатами щорічного оцінювання службової діяльності і мотивацію для подальшого розвитку. Решта – нові завдання і ключові показники, а також розуміння того, що премія за результатами щорічного оцінювання залежить від багатьох факторів, що впливають на державного службовця впродовж року починаючи від стану здоров’я, задоволеності життям і роботою, закінчуючи прагненням кар’єрного зростання. І не завжди ці фактори на їх стороні.

Розуміння, що премія за результатами щорічного оцінювання – це як гостинець від Миколая: можна бути увесь рік чемним, але отримаєш різочку. Або ж навпаки.

Наші нам побажання!

В опитуванні передбачені побажаннями від респондентів. Адже процес не завершено, він лише розпочинається і його варто відшліфувати до ідеального стану. Є ряд питань на які варто звернути увагу НАДС і у наступному звітному році врахувати ці зауваження.

Зокрема побажання від державних службовців:

Щоб оцінювання було об'єктивне та не проводилось формально і, за можливості, його комп’ютеризувати.

Співбесіду має проводити комісія, а не один керівник задля уникнення упередженого ставлення до держслужбовця.

Необхідно удосконалити систему мотивації як до оцінювання, так і до праці в цілому. Адже не кожний державний службовець розуміє навіщо оцінювання і що воно дає йому особисто.

У цьому році до оцінювання віднеслись як до додаткового навантаження при виконанні посадових обов’язків, а потрібно цей інструмент взяти за основу в службовий діяльності і користуватись ним щоденно і керівникам, і їх підлеглим.

 Удосконалити та чітко прописати кадрове діловодство та організацію документообігу з питань щорічного оцінювання службової діяльності державних службовців.

Більш детально описати на підставі конкретного прикладу послідовність оцінювання, щоб можна перевірити правильність заповнення документів.

Більш детально описати процедуру визначення ключових показників.

Визначати результати оцінювання роботи безпосереднього керівника у тому числі на пiдставi оцінок та пропозицій зроблених ним підлеглим, адже вони також вказують на недоліки у роботі та керуванні.

Зменшити кількість додатків. Відмінити додаток 8 (Індивідуальна програма підвищення рівня професійної компетентності державного службовця, який займає посаду державної служби категорії “Б” або “В” – авт.).

Зайве додавати висновки (додаток 7) до наказу, достатньо до особової справи. Якщо у державному органі багато працівників, потрібен час і ресурси на ці копії. До наказу можна було б узагальнити інформацію та додати список працівників і їх оцінки та затвердити їх наказом. Натомість додається оригінал висновків всіх працівників до наказу, а копії долучаються до особових справ.

Внести зміни до Типового порядку оцінювання щодо оцінювання державних службовців, які на день початку оцінювання пропрацювали на посаді менше 6 місяців.

Період оцінювання охоплює тільки 3/4 року, останній квартал випадає, тому оцінювання не в достатній мірі може відобразити результати роботи державного службовця за рік. Строки оцінювання державних службовців та визначення ключових показників варто перенести на кінець грудня, початок січня.

Організувати навчання для центральних органів судової влади.

Для керівників – не ставити «позитивну» оцінку замість заслуженої «відмінної», аби не платити премію, бо у бюджеті немає коштів.

Для державних службовців – не боятися, що звільнять, якщо спробуєш оскаржити рішення, доводити свою позицію в судах, навіть якщо це займе багато часу та нервів.

Висновок.

Сподіваємося, що у наступному, звітному році, все буде краще, легше і корисніше. Оцінювання результатів службової діяльності стане дієвим інструментом мотивації до праці, не лише через преміювання, але й планування службової кар’єри, визначення потреби у професійному навчанні та подальшого фахового зростання.

«Матеріал підготовлений за фінансової підтримки Посольства Королівства Нідерланди, в рамках програми МАТРА. Зміст цієї публікації є виключно відповідальністю Фундації DEJURE і в жодному разі не відображає позицію Королівства Нідерланди.»

This publication has been made within the frameworks of the Matra Programme (Embassy of the Kingdom of the Netherlands)