ERP и CRM: автоматизируем бизнес без ошибок

Бизнес-процессы современного предприятия без автоматизации представить трудно, однако еще далеко не все руководители готовы подходить к этому комплексно и закладывать в бюджет соответствующую статью затрат на внедрение и учитывать полученные от этого доходы. Почему стоит это делать уже сейчас и как не ошибиться в выборе?

Разберемся в понятиях

Перед тем, как перейти к конструктиву, давайте уясним, о чем именно пойдет речь. Итак, в автоматизации бизнеса фигурируют аббревиатуры ERP и CRM, за которыми стоят абсолютно конкретные продукты. Они не исключают, а скорее могут дополнять. Вот только не всегда это необходимо.

Customer Relationship Management (CRM) позволяет вашей команде наладить правильное управление взаимодействием с клиентами. В данной программе вы храните и систематизируете соответствующие данные, в том числе о заявках и закрытых сделках. На каждого клиента есть карточка с именем, контактами, покупками, договорами, счетами и платежами. Также CRM-система:

1) отображает в хронологическом порядке историю работы с заказчиком, письма и записи звонков;

2) помогает менеджеру на каждом этапе продажи – напоминает о звонках, формирует документы по шаблону, выставляет счета, создает аналитические отчеты, отправляет sms-собщения, ставит задачи и контролирует их выполнение.

Enterprise Resource Planning (ERP) предназначена для планирования ресурсов предприятия. Эта программа:

1) хранит, обрабатывает и ведет единую базу данных компании;

2) синхронизирует деятельность ее подразделений — отдел заказов, производственные цеха, склад, логистический отдел, бухгалтерию и т. д.;

3) создает единое информационное пространство для всех сотрудников компании.

Конечно, и CRM, и ERP предполагают формирование детальных отчетов для контроля и анализа происходящего в вашей компании.

«Инженер — человек, способный взять теорию и приделать к ней колеса»

Леонард Луис Левинсон, американский писатель

С какой стороны к этому подойти?

Исходя из представленных выше определений становится понятно, что именно вам нужно для автоматизации компании. Однако тут необходимо отталкиваться не только от потребностей, но и от стратегических планов на будущее.

Чтобы не ошибиться в выборе конкретного программного продукта и наиболее эффективно его внедрить не предприятии, убедитесь, что у вас:

1) Прописана функциональная структура, подразделения компании четко взаимодействуют между собой, а сотрудники понимают, кто и за что отвечает.

2) Определены пути и этапы развития компании на ближайшие год, три, пять. Другими словами, у вас есть план, причем стратегический и долгосрочный.

Именно это станет основой, когда вы будете определять, какой программе отдать предпочтение.

Помните, что ERP и CRM — инструменты. Они могут и будут работать только, если есть с чем и для чего.

«Машины должны работать. Люди должны думать»

Девиз компании IBM

Коротко, но по сути: как правильно подойти к выбору CRM и/или ERP

Остановимся на особенностях подбора IT-продукта из множества предложений, представленных на рынке:

1) Тестим демо-версию. Обязательно и все, которые вам предлагают. Да, вы не получите полноценной картины, но сможете протестировать в реалиях вашего предприятия базовые функции и посмотрите, насколько продукт удобен в пользовании.

2) Уточняем, что и за какую стоимость еще нужно будет докупить, чтобы CRM и ERP работали полноценно и в нормальном режиме.

3) Составляем перечень пожеланий к системе, исходя из алгоритма действий, существующего в вашей компании.

4) Определяемся с тем, где именно будет храниться вся информация, то есть выбираете между облачным и обычным сервером. Также стоит получить от поставщика исчерпывающие технические требования к «железу».

5) Помним, что цена в данном случае — далеко не главный критерий, а неразумная экономия может привести к довольно негативным последствиям и, в итоге, обойдется дороже.

6) Заботимся о том, чтобы правильно преподнести сотрудникам внедрение автоматизации. Обязательно учитывайте, что это почти всегда становится стрессом для коллектива, поскольку предполагает выход из уже образовавшейся зоны комфорта. Учитывайте, что коллегам понадобится время на обучение и адаптацию рабочих процессов к новым правилам.

7) Постоянно следите за работой программы и корректируйте по ходу, особенно на начальном этапе. 

«Технология — это искусство переделать мир так, чтобы с ним уже можно было не сталкиваться»

Макс Фриш, швейцарский писатель и драматург