Тайм-менеджмент руководителя – пять советов как быть эффективным

Чтобы достигать поставленных целей руководитель должен управлять временем, используя принципы, отличающиеся от тех, которые использует в своей работе рядовой сотрудник.

Чтобы достигать поставленных целей руководитель должен управлять временем, используя принципы, отличающиеся от тех, которые использует в своей работе рядовой сотрудник. В этой статье я хочу поделиться с вами некоторыми из них.

Нередки случаи, когда, получая запрос на обучение тайм-менеджменту я нахожу в нем фразу «адаптированное». Не хочу вас расстраивать, но обязана сказать: тайм-менеджмент не может быть адаптированным, как невозможно по персональному заказу увеличить количество часов в сутках. Зато тайм-менеджмент может быть специализированным, в зависимости от области деятельности и уровня занимаемого вами поста.

Технология При-ЦельногоТайм-менеджмента

Для начала давайте рассмотрим технологию При-Цельного Тайм-менеджмента (Goals Management Technology), которая для нас является базовым принципом управления временем. Эта технология — наше ноу-хау.

В основе технологии лежит пошаговая модель — ведь известно, что лучше всего работают именно такие модели, когда вы просто следуете определенным шагам. Однако здесь очень важно шаги не пропускать и через ступеньки не перепрыгивать. Когда будете следовать моей модели, помните про то, что каждый шаг имеет свои правила и для чего-то предназначен.

Итак, все начинается с описания Мечты (в бизнесе это называется словом «Видение»). Потом нужно разработать План (как это будет достигаться), после его создания следует выполнение и затем — оценка полученного и сравнение результата с мечтой. На каждом шагу будьте внимательны и требовательны к себе, тем более что руководитель является примером для подчиненных.

А я дам вам в помощь несколько советов.

Совет 1. Вам часто приходится решать столько задач, что иногда кажется, ваше внимание их просто не способно удержать.

А если мы учтем, что руководителю нужно не только все держать под контролем, но и улаживать постоянно возникающие форс-мажорные ситуации, которые ему приносят подчиненные, то совсем неудивительно, что руководителю приходится переключать свое внимание с одной области на другую. Из-за этого контроль может ослабнуть или вовсе потеряться.

Для того чтобы все задачи, которые вы ведете, были действительно под вашим контролем, их нужно сделать видимыми.

Например, составляя письменные списки задач. Их можно организовать по типам, или по темам, или по подразделениям/сотрудникам — тогда отслеживать их будет гораздо легче. Но помните: вы должны их видеть! Поэтому учтите, что списки на бумаге являются самыми лучшими — вы их можете повесить на стену, особенно если они долгосрочные. И конечно же, заведите себе хороший планировщик, чтобы списки задач не терялись.

Совет 2. Для сотрудников вы — пример, с одной стороны, и палочка-выручалочка — с другой, да к тому же еще и предмет обсуждений. Из-за этого многие руководители считают, что они просто обязаны хвататься за любые сложные задачи, которые подчиненные сами решить не могут.

Это, конечно, похвально, что руководитель верит в свои силы и способен свернуть горы. Однако не стоит забывать, что у физической вселенной есть свои законы. И один из них — это то, что в сутках только 24 часа, и каким бы способным ни был руководитель, растянуть их на 48 часов вы не сможете.

Но я знаю огромное количество руководителей с такими списками ежедневных задач, что им и двух суток не хватило бы на их выполнение. И неудивительно, что не все задачи выполняются. Главная опасность здесь состоит в том, что руководитель, сам не выполняющий обещанное, в результате становится объектом обсуждений и насмешек, не говоря уже о том, что его репутация страдает. Поэтому введите для себя, как правило: каждую задачу оценивайте по срокам и ведите тайм-калькуляцию, следите, чтобы сумма времени, нужная на выполнение ежедневных задач, не превышала ваши возможности.

Совет 3. Мы знаем то, что область ответственности руководителя намного больше зоны ответственности рядового сотрудника.

Потому что руководитель является «хранителем целей». Он не только знает, чего компания или подразделение должны достигнуть, но и постоянно отслеживает, чтобы движение к цели происходило:

- без остановок,

- с нужной скоростью,

- без отклонений.

Поэтому, если руководитель не использует свое время в соответствии с целями компании, — это, можно сказать, должностное преступление.

Для того чтобы не тратить свое время на отвлечения, составьте список целей компании и поместите его на видное место. Фактически этот список должен быть всегда при вас. И когда вы добавляете что-то в свой список задач на день, откройте перечень целей и спросите у себя: для достижения какой из этих данная задача предназначена. Если ответа нет — просто откажитесь от этой задачи.

Совет 4. О времени говорят много, но знают мало. Я понимаю, что гораздо легче смотреть на время как на бег стрелок по циферблату часов. А поскольку циферблат круглый, то и бегать по кругу жизни — это привычно. А ведь на самом деле время есть не что иное, как процесс изменений.

И когда мы говорим о тайм-менеджменте, то правильнее рассматривать его не как мастерство распихивания задач в 24 часа, а как искусство создания изменений «под ключ».

Именно руководители являются главными волшебниками в компании: они определяют цели, потом разрабатывают маршрут движения к ним, отправляют этот маршрут в виде производственных планов вниз, в подразделения, а потом контролируют их выполнение.

Составляя план, отслеживайте, чтобы результат каждого месяца стал очередным шагом к достижению целей, чтобы сотрудники не бегали по кругу. Для этого составляйте планы по принципу «из будущего — к настоящему», как бы двигаясь задом наперед: сначала определите будущее, а потом шаги к нему, но не от 1-го к последнему, а в обратном порядке.

Например, чтобы разработать 10 шагов, сначала определите 10-й шаг, потом 9-й, за ним 8-й и так далее до первого, который должен быть сделан в ближайшее время. Такой подход называется: «стратегическое планирование».

Совет 5. Руководитель выполняет не только административные роли. Для многих сотрудников он — «бог»: он должен все знать, все понимать, во всем разбираться, все успевать и т. д. А еще он должен быть справедливым, всевидящим и великодушным. Согласитесь, трудно справиться с ролью «бога» и соответствовать всем ожиданиям персонала человеку, зацикленному только на работе, имеющему ограниченный кругозор и лично неразвивающемуся. А разочаровывать сотрудников нельзя — нужно-таки быть «богом», хоть это и трудно, как написали когда-то братья Стругацкие. Что же делать?

Разделите жизнь на важные направления, я называю их «ключевыми областями», и определите цели для достижения в каждой из них, а потом создайте план и выполняйте его сами так же, как вы требуете этого от подчиненных. Могу подсказать вам некоторые из этих ключевых жизненных областей: тело (что включает здоровье и красоту, жилье, одежду и питание); личностное развитие (руководитель высокого уровня обязан следить за новинками и технологиями, постоянно повышая свой профессиональный и личностный уровень компетенции); семья (согласитесь, что руководитель, чья жена/муж ведет себя недостойно, а дети не «вылезают» из двоек или из отделения милиции, не является руководителем, достойным уважения); обязательно ставьте для себя цели в области карьеры (у вас должен быть личный карьерный план и успехи в его реализации), и конечно же, не стоит забывать о реализации своих жизненных принципов и ценностей (поэтому ставьте перед собой цели более высокой социальной реализации, чем только достижения в бизнесе).

Итак, я дала вам всего 5 советов, но если вы будете им следовать, то они обязательно помогут вам более эффективно использовать свое время:

1. Визуализируйте цели и задачи, чтобы не терять их из своего контроля.

2. Ведите тайм-калькуляцию задач для того, чтобы всегда выполнять взятые на себя обязательства.

3. Беритесь только за те задачи, выполнение которых является вкладом в достижение корпоративных целей.

4. Планируйте желаемые изменения и осуществляйте их вместо того, чтобы реагировать на обстоятельства.

5. Составьте планы не только по работе, но и в отношении собственной жизни, для того чтобы всегда соответствовать требованиям своей должности и быть на пике современных тенденций.

И в заключение главный совет. Постоянно помните о том, что руководитель — должность «заразная». Руководитель является тем человеком, который всегда удерживает сотрудников на цели, напоминает им о том, к чему стремится вся компания, и к чему должны стремиться они сами. Для того чтобы вы могли заражать сотрудников вирусом целеустремленности, вам самим нужно им болеть.

Поэтому создавайте свои цели, связывая их с целями вашей компании, достигайте их, будьте очень жадными в отношении каждой минуты, не разбазаривая время и не обесценивая его, а наполняя ценными, эффективными и приятными вещами.