Відсутність відбитку печатки на довіреності представника

Підтвердження повноважень представника за довіреністю не засвідченої у визначеному законом порядку (відсутність відбитку печатки)

09 квітня 2020 року Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду в рамках справи № 335/1442/19(2-а/335/65/2019), адміністративне провадження № К/9901/5936/20 (ЄДРСРУ №88674589) досліджував питання особливостей оскарження судового рішення учасником справи через представника – підтвердження повноважень за довіреністю не засвідченої у визначеному законом порядку.

Суть справи: Апеляційну скаргу, подано та підписано представником організації, а на підтвердження повноважень надано копію довіреності, проте, вказана копія не засвідчена у визначеному законом порядку, оскільки не містить відбитку печатки організації, що має засвідчувати підпис відповідальної особи, яка засвідчила копію.

Слід вказати, що 31 березня 2020 року в рамках справи № 813/2057/18, адміністративне провадження №К/9901/64254/18 (ЄДРСРУ № 88506818) Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду вказав, що відповідно до частини першої та другої статті 60 КАС України  представник, який має повноваження на ведення справи в суді, здійснює від імені особи, яку він представляє, її процесуальні права та обов`язки. Обмеження повноважень представника на вчинення певної процесуальної дії мають бути застережені у виданій йому довіреності або ордері.

ВАЖЛИВО: У разі коли до адміністративного суду звертається представник юридичної особи, закон не встановлює обов`язок засвідчення копій довіреності на представництво нотаріусом або ж безпосередньо керівником юридичної особи, що видав довіреність.

Трактування положень статті 59 КАС України  у протилежному аспекті, на думку Великої Палати Верховного Суду, висловлену в постанові від 4 грудня 2019 року у справі №826/5500/18, є неправомірним обмеженням права на доступ до правосуддя. Наведене випливає і з практичної реалізації нотаріального посвідчення копій довіреності та (або) посвідчення копій довіреності керівником юридичної особи, що її видав, пов`язаної із настанням збитків матеріального характеру, часовими затратами та інше.

Велика Палата Верховного Суду наголошує на тому, що під час вирішення питання відповідності копії документа, що підтверджує повноваження представника юридичної особи, вимогам статті 59 КАС України, зокрема при визнанні копії довіреності такою, що є засвідченою у визначеному законом порядку, слід уникати зайвого формалізму, як-от констатація відсутності в матеріалах заяви (скарги) копії посадової інструкції особи, яка засвідчила копію відповідного документа, відсутність у довіреності вказівки на повноваження представника на засвідчення копії довіреності тощо.

Однак, оскільки під засвідченням копії документа слід розуміти саме засвідчення відповідності копії оригіналу відповідного документа, відсутність на копії напису про її засвідчення «Згідно з оригіналом» чи в іншому словесному виразі дає підстави вважати її такою, що не посвідчена в установленому порядку.

Аналогічна правова позиція викладена у постанові Верховного суду по справі №160/7887/18 від 08.05.2019 року.

Згідно з частиною третьою статті 55 КАС України юридична особа незалежно від порядку її створення, суб`єкт владних повноважень, який не є юридичною особою, беруть участь у справі через свого керівника, члена виконавчого органу, іншу особу, уповноважену діяти від її (його) імені відповідно до закону, статуту, положення, трудового договору (контракту) (самопредставництво юридичної особи, суб`єкта владних повноважень), або через представника.

За змістом частин першої, третьої статті 59 КАС України повноваження представників сторін та інших учасників справи мають бути підтверджені довіреністю фізичної або юридичної особи, зокрема, довіреність від імені юридичної особи видається за підписом (електронним цифровим підписом) посадової особи, уповноваженої на це законом, установчими документами.

Частинами шостою, восьмою цієї ж норми визначено, що оригінали документів, зазначених у цій статті, копії з них, засвідчені суддею, або копії з них, засвідчені у визначеному законом порядку, приєднуються до матеріалів справи. У разі подання представником до суду заяви, скарги, клопотання він додає довіреність або інший документ, що посвідчує його повноваження, якщо в справі немає підтвердження такого повноваження на момент подання відповідної заяви, скарги, клопотання.

Таким чином, сторона у справі має право на звернення до суду через представника лише на підставі документу, що посвідчує його повноваження у визначеному законом порядку.

Відповідно до положень Національного стандарту України "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07 квітня 2003 року №  55, зокрема пунктів:

5.26 Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ;

5.27 Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23 (підпис).

За правилами пунктів 71, 72 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, напис про засвідчення документа у паперовій формі складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалу імені і прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис". Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

Водночас, згідно з пунктом 1 Глави 1 Розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року № 736/27181 (далі - Правила № 1000/5), Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їхнього архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі - установи).

Пунктом 1 Глави 10 Розділу ІІІ Правил № 1000/5 установлено, що порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи.

Згідно з пунктом 8 Глави 10 Розділу ІІІ Правил № 1000/5, які є нормативно-правовим актом, обов`язковим до виконання всіма державними установами, передбачено невід`ємні атрибути засвідчення копій документів, виготовлених в установі, зокрема і довіреностей. Так, напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії. Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій». У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи. На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».

Отже, вищевказаними нормами встановлено порядок організації діловодства в державних органах, зокрема засвідчення копій документів, виготовлених у відповідній установі, до яких також належать і копії довіреностей.

Верховний  Суд, аналізуючи норми статті 59 КАС України, зауважує про те, що представництво інтересів юридичної особи може підтверджуватися довіреністю, виданою за підписом (електронним цифровим підписом) посадової особи, уповноваженої на це законом, установчими документами, водночас пункт 8 Глави 10 Розділу ІІІ Правил № 1000/5 встановлює вимогу щодо «якості» до копій документів та визначає необхідну наявність кожного з атрибутів процедури засвідчення, оскільки лише за наявності на копії документа усіх передбачених у вказаній нормі елементів ця копія набуває юридичної сили.

 В даній справі, апеляційну скаргу подано та підписано представником органу, а на підтвердження повноважень надано копію довіреності, проте, вказана копія не засвідчена у визначеному законом порядку, оскільки всупереч зазначеним вище нормам законодавства не містить відбитку печатки організації, що має засвідчувати підпис відповідальної особи, яка засвідчила копію.

А відсутність відбитку печатки організації позбавляє суд можливості перевірити чи завірена в установленому законом порядку, подана скаржником копія довіреності на представництво інтересів державного органу.

Таким чином, встановивши, що представник державного органу при зверненні із апеляційною скаргою на рішення суду не надав документа про його повноваження щодо подання апеляційної скарги, а наявна в матеріалах справи копія довіреності не засвідчена у визначеному законом порядку, то суд апеляційної інстанції дійшов обґрунтованого висновку, що апеляційна скарга, на підставі пункту 1 частини четвертої статті 298 КАС України, підлягає поверненню.