З якого часу дорожні листи стали не потрібні?

Згідно з п.138.2 ст.138 Податкового кодексу України (ПК), витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II цього Кодексу.

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» і Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (Положення), первинні документи мають відповідати таким вимогам:

·        складатися під час або одразу після закінчення господарської операції;

·        складатися на паперових носіях або в електронному вигляді (за умови застосування електронного підпису);

·        повинні містити:

-      назву документа;

-      дату і місце складання;

-      назву підприємства (підприємств);

-      зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру операції;

-      посади осіб, відповідальних за здійснення операції;

-      особистий підпис.

При цьому скріплювати печаткою підпис посадової особи не обов’язково. Однак перелік осіб, уповноважених підписувати первинні документи, має бути затверджений керівником підприємства (п.2.13 Положення).

Отже, норми податкового законодавства не передбачали і не передбачають обов’язок вести облік витрат на ПММ (пально-мастильні матеріали) на підставі лише дорожніх листів. Законодавство містить тільки вимогу щодо відображення витрат на ПММ на підставі первинних документів.

Утім ДПС цю позицію не розділяє і у листі від 28.02.2012 р. №3535/6/15-1415 вказала, що все ж таки дорожній лист є єдиним первинним документом, який підтверджує витрати на ПММ. В обґрунтування цього ДПА послалася на наказ Держкомстату №74, яким затверджено форму дорожнього листа й інструкції щодо порядку його застосування.

Відповідно до існуючої практики, листи ДПА не носять нормативний характер, а лише висвітлюють позицію органу влади щодо певної норми законодавства. З огляду на це деякі фахівці з такою позицією ДПА не погоджуються через те, що:

14.08.11 набув чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень». Цим законом видалено з ряду законодавчих актів термін «дорожній лист» та вимоги щодо необхідності його перевірки. Також дано вказівку Кабміну привести у відповідність до цього закону свої документи.

Незважаючи на це, Наказ Держкомстату №74 залишався у силі до 19.03.13, в п.2 наказу зазначено:

«…вважати обов'язковим застосування подорожнього листа типової форми N3 та виконання положень Інструкції всіма суб'єктами підприємницької діяльності, установами і організаціями незалежно від відомчого підпорядкування та форми власності, які експлуатують службові легкові автомобілі..».

Деякі експерти зауважують, що вимоги Наказу №74 суперечать законодавству, а тому, з огляду на пріоритетність закону над підзаконним актом, є недійсними.

Проте така позиція хоч і є справедливою, але залишається досить спірною. Сам принцип правильний, однак проблема полягає у тому, що вимоги наказу №74 прямо не суперечать жодному закону, так як жоден закон не говорив про обов’язковість ведення дорожнього листа. У законодавстві лише йшлося про право перевірки листів, обов’язковість їх надання тощо.

Єдиним і найбільш вагомим аргументом у цьому спорі могла б стати судова практика Вищого адміністративного суду, якої, на жаль, ще не має.

Підсумуємо:

1.  У період з 14.08.11 по 19.03.13 все ж краще мати оформлені дорожні листи, оскільки велика ймовірність пред’явлення вимог під час перевірки органами ДПС.

2. Починаючи з 19.03.13 можна здійснювати фіксацію витрат на ПММ за самостійно розробленою формою, але не слід забувати про обов’язкові реквізити первинного документу.