Как дисциплина увеличивает эффективность работы сотрудника

Как меньше контролировать сотрудников и не переживать за выполнение задач в свое отсутствие? В этом поможет культура дисциплины.

11 лет я занимаюсь подбором и взращиванием персонала внутри нашей компании: менеджеров по продажам, администраторов, линейных руководителей. За некоторое время я начала замечать закономерности между применяемыми инструментами менеджмента и результатами сотрудников. Затем, начала тестировать свои подходы в компаниях, которые обучаются у нас.  Закономерности подтвердились в разных контекстах.

В этой статье хочу рассказать о механизме работы инструмента «дисциплина», его внедрении и эффектах, которые он дает руководителю и сотрудникам.

Культура дисциплины – ряд конкретных правил внутри компании, призванных структурировать работу и «голову» подчиненного.

Татьяна Троян, собственник нашей компании, говорит, что «лучший руководитель тот, кто администрирует потенциал своих сотрудников». Как раз дисциплина задает Человеку необходимый вектор развития. Делает его более цельным, убирает из мыслей хаос и очерчивает нужную траекторию. Задача дисциплины – выработать правильные и полезные привычки. Например, приходить вовремя, выключать свет в пустых комнатах, звонить, не отвлекаясь на разговоры, учиться и т.д. Дисциплина меняет мышление. Когда у сотрудника появляется понимание, что за опоздание нужно заплатить штраф, в этот момент он становится более ответственным за всю свою жизнь, за поведение, которое он выбирает в тех или иных ситуациях. И, поскольку, большую часть времени Человек проводит на работе, то в своем подходе к выполнению задач он тоже становится более взрослым.

Чем помогает дисциплина управленцу?

Внедрив дисциплинарные правила, руководитель меньше контролирует сотрудников: ставит задачу и не переживает о её выполнении; во время своего отсутствия знает, что в офисе по-прежнему порядок и все понимают, что и в какой момент нужно сделать. Это я почувствовала на себе, когда после очередной командировки зашла в офис, а на моем столе лежало 50 гривен.

«– Что это за деньги?

– Даша, я позавчера опоздал, это мой штраф».

Вначале внедрять дисциплину тяжело. Как минимум, должно быть 4-5 проверочных точек в день. Этот инструмент имеет накопительный эффект: со временем контроль управленец делегирует тем, кого уже научил дисциплине.

Вот несколько примеров дисциплинарных норм внутри нашей компании:

Дисциплина поведения:

• Опаздывать нельзя, даже на минуту. Буквально.  

• Каждый день до 9:30 сотрудники отправляют директорам филиалов свои планы работы на день, до 19:30 – свои отчеты об  их выполнении. Опаздывать нельзя. Даже на минуту:)

• Не едим за рабочим столом. Только на кухне. На столе может быть чай, кофе или вода, остальное – отвлекает.  

• Каждый день назначается один дежурный. Он подметает крыльцо и проверяет состояние розы на клумбе.  Мы проводим встречи с клиентами в офисе, поэтому, вход должен быть всегда чистым. 

Профессиональная дисциплина:

• Рабочий день делится на части: холодные звонки, встречи, сервисирующие функции (отправка коммерческих предложений, выставление счетов и т.д.)

• 2 часа в день мы в «потоке» - звоним, не вставая из-за стола. Буквально. Наша цель – за два часа назначить одну хорошую встречу.

• В последний день каждого месяца все сотрудники вносят необходимую информацию о своей работе за прошедший период в SRM. Система заполняется только в этот день. Это создает порядок в отчетности и документах.

• Каждый понедельник мы проводим общее 30-40 минутное собрание о результатах прошлой недели. Разбираем профессиональные и личностные ошибки и в чем сотрудник вырос. Участвуют все обязательно.   

• Каждый месяц выбираем книгу, которую прочитаем до 28 числа. 29-го все сотрудники отправляю мне эссе по ней. Так у ребят расширяется кругозор, и им всегда есть, о чем поговорить с клиентами и что им порекомендовать. Плюс, это погружает в корпоративную культуру: прежде, чем чему-то учить клиентов, мы сами так живем.

• Для каждого предприятия дисциплинарные нормы могут быть своими. Например, на производстве – в конце рабочего дня наводить порядок в цехе и складывать все на свои места. Для бухгалтерии – вести таблицу документооборота, где будет фиксироваться каждый новый документ сразу же.

Как внедрить культуру дисциплины?

Это самый сложный вопрос, если не знать, с чего начинать.

Как это делали мы в отделе продаж и как это делают наши клиенты:

У нас есть «10 заповедей менеджера по продажам». Это лист А4, на котором расписаны все правила и штрафы, установленные за их нарушение. Чтобы составить этот документ, нужно сделать такие шаги.

1. Организовать собрание отдела продаж.

2. Рассказать о поводе и цели собрания.

Я перечислила те вещи, которые в поведении сотрудников меня не устраивали и предложила выработать вместе решения, чтобы такого больше не повторялось.

3. Вместе найти решение.

Например, когда я сказала, что к нам приходят клиенты и первое, что они видят – пыльный порог, один из сотрудников сразу предложил дежурить, остальные – поддержали эту идею. Аналогично мы прошлись по всем пунктам. Там, где сотрудники придумывали нефункциональные варианты, я назначала свой вариант.

4. Назначить штрафы.

Это самая интересная часть собрания. Обычно, сотрудники без особого сопротивления придумывают правила. Но, когда дело доходит до назначения штрафов, они понимают, что все серьезно и придется нести ответственность. Тут они начинают торговаться, апеллировать к доверию, саботировать процесс внедрения дисциплины.

Руководитель должен быть бескомпромиссным и назначать ощутимые штрафы, чтобы у подчиненных не было соблазна несерьезно относиться к дисциплине. Например, 1 минута опоздания в нашей компании стоит 10 гривен. После введения этой дисциплинарной нормы, средний показатель опозданий по компании за месяц сократился с 7,5 часов до 50 минут на 15 человек.

5. Объяснить свою мотивацию.

Когда вы назначите штрафы, задайте коллегам вопрос: «Я внедряю эти заповеди для чего?». Сотрудники будут отвечать по-разному. Ваша задача – с помощью инструмента «коучинг» привести их к пониманию того, что штрафы нужны для осознанного поведения, а не чтобы насобирать вам на новый айфон.

6. Оформить заповеди.

Назначьте одного Человека, который напечатает все заповеди, красиво оформит и повесит на доску объявлений или стену.

После этого – правила вступают в силу. Теперь сотрудники живут так.

7. Контролировать.

Контролировать дисциплину энерго- и время затратно.  Первые два месяца вам точно придется следить за выполнением всех правил, и брать штрафы. Важно быть последовательным и не идти на уступки. Нарушил дисциплину – отвечай.

Это пример внедрения правил в компании, в которой сотрудники достаточно осознанные для того, чтобы адекватно составить «Заповеди» и назначить за них штрафы.

Если подчиненные находятся на уровне зрелости «программируемый сотрудник» (из теории уровней зрелости персонала), то правила должен разработать сам управленец и спустить их сверху-вниз.

Когда вы научите хотя бы одного сотрудника придерживаться «Заповедей», то этого Человека можно смело назначить старшим по дисциплине. Он будет транслировать правила следующей линейке сотрудников, а те – передадут нижестоящим. В итоге, вы снимите с себя эту часть операционного управления. В Киевском филиале нашей компании я работаю 6 лет. Четыре года назад перестала проводить подобные собрания для новичков. Это делает средний состав моего офиса, а их, в свое время, дисциплине обучил старший.

Правильные и полезные привычки, которые вырабатывает дисциплина, создают порядок в мыслях сотрудников, что влияет на качество их работы в мелочах. Именно из деталей складывается череда маленьких побед, которые приводят к большому успеху.