Кризи знищують не слабких, а непідготовлених. Як адаптивна фінансова система рятує бізнес у шторм?
Кризи в бізнесі трапляються тоді, коли на них найменше чекаєш. І витримують їх не ті, хто має більше ресурсів, а ті, хто вміє швидко адаптуватися, зокрема фінансово. Якщо вам здається, що можна створити певну економічну систему і завжди слідувати її правилам, це працює не так. Вона має бути гнучкою й трансформуватися залежно від обставин. Саме здатність швидко реагувати на зміни визначає, хто залишиться на плаву.
Три постріли у власний борт: помилки, які топлять бізнес
Бізнеси руйнуються не тому, що їм непощастило, а тому що ще в спокійні часи вони недооцінили ризики. Криза лише пришвидшує те, що було неминучим. Ось основні помилки, які стають фатальними, коли починається шторм.
Якщо у вас є один клієнт, який дає понад 30% доходу — вітаю, ви в зоні ризику. Усе йде добре, поки він платить. Але достатньо одного зовнішнього фактора — економічної турбулентності, нових тарифів чи просто внутрішніх змін у компанії замовника — і ваш бізнес залишається без половини чи більшої частини прибутку. Особливо боляче це б’є по компаніях, які працюють лише в межах одного ринку чи регіону: криза часто вражає цілий сектор одночасно.
Урок простий і важливий: ніколи не покладайтеся на одного-двох клієнтів — навіть якщо вони великі, надійні або давні партнери.
Касові розриви та не враховані ризики
Навіть у компаній із добре розподіленим портфоліо клієнтів виникають касові розриви. Продажі йдуть, замовлення виконуються, але грошей на рахунку немає. Хтось із замовників затримав оплату через свої внутрішні процеси, хтось пішов у відпустку і обіцяє підписати інвойс після повернення, а хтось сам чекає оплати від іншого контрагента. І все — робота зупиняється. При цьому ваш бізнес має свої зобов’язання, які повинен виконувати за графіком: зарплати, оплата оренди, тощо.
Рішення — регулярний контроль cash flow, резервування коштів і прорахунок фінансових сценаріїв.
Ігнорування зовнішнього середовища
Світ — мінливий. Торгові війни, зміни мита, нові регуляції. Часто компанії думають, що глобальні процеси їх не стосуються, але все взаємопов'язано. Іноді ви навіть не розумієте, що саме відбувається. Продажі падають, угоди зависають — і причина не у вас, а в політиці, економіці та законодавстві, які трансформувалися правила гри.
Наприклад, Трамп вводить мита — і навіть якщо це не безпосередньо ваша продукція, уповільнення ділової активності торкається всіх. Гроші починають перетікати з однієї галузі в іншу. Поки ці потоки не стабілізуються — триває турбулентність.
Можна прорахувати бізнес-план до найдрібніших деталей, але ніхто не гарантує, що він спрацює. Якщо є план, але обставини стали іншими — треба адаптуватися. Перевірити реальність: що відбулося, які параметри системи змінилися, який це має вплив.
Рятувальний жилет: як пережити шторм
Замість того, щоб шукати вихід із кризової ситуації, краще вберегти себе ще на старті. Ось кілька правил, яких дотримуємося ми та які я раджу взяти на озброєння будь-якому бізнесу — незалежно від його розміру чи сфери діяльності:
Диверсифікація доходів і клієнтів
Жоден клієнт не має генерувати понад 25–30% доходу. Портфель має бути розподілений між багатьма замовниками з різних регіонів і секторів. Так, навіть якщо одна географія або галузь «просідає», інші триматимуть ваш бізнес на плаву. Якщо ви залежите від трьох клієнтів в одній країні — будьте готові, що один політичний рух або економічний спад можуть залишити вас без усього доходу за один день.
Фінансова подушка
Підписаний контракт — це ще не гроші. Ваші гроші — лише ті, що вже фізично на вашому балансі. Для малого і середнього бізнесу орієнтир — 2,5–6 місяців операційних витрат у кеші. Наявність такого запасу дозволяє не зупиняти проекти, вчасно платити зарплати, витримувати паузи у платежах від клієнтів і не впадати в паніку.
Керування боргами
Водночас важливо розуміти, що у бізнесів завжди є не лише доходи, а й борги: дебіторська заборгованість (що винні вам) і кредиторська (що винні ви). Важливо не тільки стежити за цими показниками раз на певний період, а дивитися динаміку. Якщо ваш дохід зростає на 5% щомісяця, а дебіторка — на 10%, це сигнал, що якісь процеси у вашій компанії не працюють. Нормальний сценарій — це пропорційний ріст.
Також дивіться на співвідношення між дебіторкою та кредиторкою: бажано, щоб вони були приблизно рівними. Синхронізуйте виплати за зобов’язаннями з надходженнями від клієнтів, щоб уникнути касового розриву.
Адаптивна фінансова система
Проблема багатьох бізнесів у тому, що вони налаштовують систему один раз — і більше до неї не повертаються. А ринок тим часом змінюється щодня.
Фінансова система має бути як пульт управління, де ти можеш швидко перемикати важелі. Якщо ви бачите, що зростає дебіторська заборгованість — посилюйте контроль за платежами. Якщо падають продажі — підсилюйте маркетинг. Якщо видатки ростуть надто швидко — скорочуйте необов'язкові статті витрат.
Постійна звірка з реальністю
Коли відбувається криза, проблема не завжди видна відразу. Іноді здається, що все нормально, але через 3–6 місяців починають сипатись угоди. Тому регулярна звірка із зовнішньою реальністю — це обов'язкова навичка виживання. Ви маєте постійно аналізувати, які тренди з’являються, де є ризики, як потрібно оновити стратегію. Велика частина виживання — це не просто діяти, а діяти в правильний момент.
Будуємо корабель, що не тоне: як створити стійку систему
Як я згадував раніше, фінансова система — не є фіксованою структурою, це живий організм. Вона постійно адаптується і перебудовується. Наша система теж зазнає постійних змін, але завжди спирається на чотири основні елементи: фінансову політику, аналітику, due diligence клієнтів і узгодження з бізнес-стратегією.
Фінансова політика
Перше, що вам потрібно, це чіткі правила. Кожен в команді має розуміти, коли платимо ми, коли платять нам, на які умови погоджуємось, а на які — ні. Фінансова політика має бути прописана в контрактах, узгоджена з юристами й працювати незалежно від настрою конкретного менеджера.
У правилах важливо вказати:
терміни оплат: 5, 10, 15 днів — і обов'язково уточнювати, робочих чи календарних,
допустимі відтермінування оплати,
правила роботи з боргами,
правила пріоритетності платежів у складні періоди,
пеню у разі прострочення платежів,
наскільки часто ви можете переглядати ціни на свої послуги або продукти,
структуру оплати: повна передплата, оплата 50/50, щомісячний платіж або повна післяплата.
Розуміння важливості цих правил прийшло до нас через болючий урок. Одного разу ми підписали договір на оплату за 60 робочих днів, а це не два місяці, а майже чотири. Ми зробили роботу за три тижні, а гроші чекали місяцями.
Такі помилки часто обходяться дорого: недоотримані доходи, касові розриви, зірвані зарплати. Тому формалізація правил і їх неухильне дотримання — база для стійкості.
Регулярний контроль і аналітика
Звіти потрібні не лише для інвесторів. Щоденний моніторинг температури бізнесу — це оперативний контроль. Пішли затримки платежів? Зросли витрати? Потрібно бачити це не постфактум, а в моменті. Я щотижня перевіряю онлайн-банкінг, і дивлюсь, що прийшло, що пішло. Іншими словами, тримаю руку на пульсі. що реально є у компанії.
Важливо не просто бачити цифри, а розуміти тренди і порівнювати реальність із планами. Якщо ви запланували рости на 10% щомісяця, а фактично ростете на 3% — треба змінювати тактику.
Duediligence партнерів і клієнтів
Ви маєте знати, хто ваш клієнт, який у них капітал, яка форма власності і яка репутація. Багато компаній потрапляють у пастку: бачать емоційно заряджену презентацію і кидаються в роботу, а потім місяцями чекають оплату за зроблену роботу.
У нас був кейс: ми працювали два тижні, витратили ресурси на онбординг і підготовку, а клієнт просто зник. Підписав контракт — і зник. Гроші не заплатив, відповідальності нуль. Тому перевірка — is a must. І завжди наполягаємо на передоплаті: клієнт, що платить, сам зацікавлений у співпраці. Це чесна позиція обох сторін.
Налагодження зв'язку між бізнес-стратегією та фінансами
Фінанси — це не окрема реальність. Вони працюють тільки в контексті бізнес-цілей. Фінансова система має слідувати за бізнес-стратегією. Якщо стратегія змінюється — система повинна перелаштовуватися миттєво.
Якщо ваша ціль — експансія, ви збільшуєте витрати на маркетинг, лідогенерацію, команду. Відповідно зменшується залишок на балансі, оскільки масштабування вимагає коштів і додаткових ресурсів. Якщо ваша стратегія — стабілізація, ви навпаки, мінімізуєте витрати, збільшуєте фінансову подушку і не ризикуєте дарма.
Покажу, як це працює на практиці на прикладі нашої фінансової системи:
Отже, ми вирішили, що хочемо вирости вдвічі. Щоб розуміти, як ми рухаємося відповідно до плану, ми розробили кілька сценаріїв:
Оптимістичний — вирости вдвічі.
Реалістичний — вирости в 1,5 раза.
Песимістичний сценарій — залишитись на тому ж рівні.
Тепер коли є ціль, ми будуємо собі стратегію, щоб дійти до результату. І щоб відслідковувати прогрес, проводимо фінансові чекапи щомісяця і дивимося, як прожили цей місяць у розрізі різних параметрів та чи співпадає темп роботи із запланованим.
Наприклад, якщо ми планували, що доходи мають бути 100 000 доларів на місяць, а фактично вийшло 90 000, ми розуміємо, що йдемо трохи нижче плану. Але якщо ми це бачимо щомісяця, ми можемо вчасно скоригувати стратегію і швидко адаптуватися, якщо щось іде не так: знайти нових клієнтів, інвестувати в рекламу, тощо.
Також ми щоквартально дивимося, в якому сценарії перебуваємо: песимістичному, реалістичному чи оптимістичному. Оце і є звірка з реальністю — моніторинг, хто приходить, хто йде, чому йде, як зробити так, щоб не йшли.
Не система витримує шторм, а команда і правильна структура
Фінансова система не витримує шторм сама по собі. Її витримують люди — команда професіоналів, яка бачить ризики, знає, як їх мінімізувати, і діє швидко й впевнено. Не існує формули «накопичити 400 тисяч доларів і пережити кризу». Існує тільки одна стратегія: будувати систему, яка реагує на зміни. І оточувати себе тими, хто вміє це робити. Як сказав Стів Джобс, наймайте людей, які вам розкажуть, що робити, а не тих, кому ви будете розказувати, що робити.
