Еще один шаг к оптимизации бизнеса: аутсорс хранения документов

В процессе деятельности любая компания обрастает документами. Как их правильно хранить, чтобы обеспечить удобство для бизнеса и учесть требования закона?

В процессе деятельности любая компания обрастает документами. И как бы нам ни хотелось полностью перейти на электронный документооборот, бумажными — тоже. В Украине пока нет законов, которые позволяют при государственных проверках предъявлять электронную версию документации, недостаточно статистики как инспектирующие органы к этому относятся. Юридическое лицо обязано хранить бумажные оригиналы, предоставляя их по запросу государственных инспекторов, и у каждого есть свой срок хранения — от 3 лет для большинства документов, связанных с налоговыми выплатами, до 75 лет и больше — для документов, связанных с оплатой труда и социальной защитой. Это касается и самых диджитализированных отраслей. “Деятельность любого предприятия всегда связана с документооборотом. Диджитализация бизнеса оптимизирует документооборот, но в реалиях действующего законодательства Украины – лишь частично”, — говорит Дмитрий Вартанян, CFO и со-учредитель сервисной IT-компании Sigma Software. 

Как их правильно хранить, чтобы обеспечить удобство для бизнеса и учесть требования закона? 

Компания может хранить свои документы в одном из пяти мест:

- в офисе

- на складе

- в банковской ячейке

- в архиве

- у адвоката.

Офис

Большинство украинских компаний выбирают первый вариант. Наталья Плеханова, менеджер по корпоративным коммуникациям группы компаний Smart Energy: “Наши компании хранят документы преимущественно на своих предприятиях, а необходимые в текущей работе находятся максимально под рукой для специалистов. Также на территории группы есть отдельное место для хранения архивных документов. Благодаря рациональному подходу к документообороту на данный момент наши компании обходятся полностью своими силами”. 

Склад

Следующий вариант — хранить документы на складе, например, в ячейке индивидуального хранения. Сейчас в Украине уже достаточно таких мест, их можно арендовать в разумной доступности до офиса. Компания может держать документы в отдельном, собственном или арендованном, складском помещении или использовать так называемый “склад индивидуального хранения”, в котором можно арендовать бокс от 1 до 10 квадратных метров.

Выбирая склад для ваших бумаг и цифровых носителей, важно учитывать несколько критериев, связанных с физическими условиям хранения и безопасностью. Помните, что низкая температура, высокая влажность и прямые солнечные лучи создают условия для повреждения бумаги. Также, выбирая склад, рекомендуем проверить его систему доступа: оставляют ли посетителей без присмотра, идентифицированы ли владельцы мест хранения, как проверяют на легитимность запрашивающих доступ. 

Банковская ячейка

У третьего варианта — банковской ячейки — есть такие преимущества, как надежность хранения документов. Говорит адвокат холдинга OMI GROUP, директор юридической компании OMI LAW GROUP Валентина Терехова: “Доступ к банковской ячейке есть только у ее владельца, а сохранность обеспечивается силами службы безопасности банковской организации. В случае потери содержимого ячейки банк в рамках договора возместит все доказанные и документально подтвержденные убытки”. 

В то же время у этого метода есть такие минусы, как небольшая емкость — максимум пачка документов по сравнению с тоннами документации в остальных методах хранения — и высокая стоимость аренды. Валентина Терехова: “Есть и еще одно неудобство: доступ к ячейке предоставляется исключительно в соответствии с графиком работы самого банка”.  

При этом большинство крупных банков, насколько мне известно, свои документы хранят на аутсорсе.

Архивный оператор

Четвертый способ — хранить документы у частного архивного оператора. В Украине работает несколько таких компаний, локальных и международных. 

Документы в архиве хранит, например, Укртелеком: “Наряду с электронным архивом в компании существует большой объем бумажных документов из прошлого столетия, которые хранятся в архивных хранилищах и могут быть оцифрованы по отдельному запросу”.

Валентина Терехова: “Такой формат хранения является формой аутсорсинга бизнес-процессов. В спектр услуг также входит перевозка документов компании в специализированное хранилище профессиональной компании. Это приводит к существенному сокращению расходов и увеличению эффективности управления информацией. Клиент также получает доступ к своим документам с помощью электронного доступа с большим набором инструментов”.

Архивное хранение отличается от других, в первую очередь, отношением к документам, как элементу бизнеса, который регулируется законом. В частности Приказом Министерства юстиции Украины №10005 “Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях” и Законом “О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях”.

Например, в законе описывается понятие “экспертиза ценности” документов, то есть определение, следует ли хранить данный документ или, согласно закону, его можно уничтожить. Ее может провести архивариус, который либо нанимается в штат, как сделала, например, горно-металлургическая группа компаний “Метинвест” или юридическая фирма “Ильяшев и Партнеры”, либо привлекается в качестве подрядчика. 

Разъясняет “Метинвест”: “В штатном расписании компании есть должность архивариуса, в функционал которого входит проведение экспертизы ценности документов и их систематизация. Экспертиза ценности документов проводится созданной в соответствии с требованиями законодательства Экспертной комиссией компании, в состав которой входят представители структурных подразделений”.

Наталья Плеханова рассказывает об опыте работы Smart Energy со внештатным архивариусом, не связанным с передачей документов во внеофисное хранение: “Мы привлекали архивариуса, который систематизировал все документы и заархивировал ту часть, что подлежала архивации и требовала длительного хранения”.

Большинство украинских компаний, по моей оценке, занимается систематизацией и экспертизой ценности документов сами. Например, со слов Дмитрия Вартаняна, его компания не пользуется услугами архива, сортируя и сохраняя документы самостоятельно, но ближайшие планы компании связаны с полным переходом на электронные документы.

Главное — помнить, что инвентаризация и систематизация документов особенно важна в случае проверок. Если во время налоговой проверки компания не сможет найти документы, подтверждающие хозяйственные операции, ей грозит штраф.

Адвокатское хранение

“Не секрет, что в 70% случаев утечка информации происходит по вине работников организации или небрежного обращения с документами. Некоторых сотрудников легко подкупить в обмен на выдачу документов или коммерческой тайны. Даже если кого-то уличили в передаче или разглашении конфиденциальной информации, практически невозможно привлечь его к ответственности, пропорционально нанесенному вреду. И, к сожалению, соглашение о неразглашении конфиденциальных данных, заключенное с работником, конечно, поможет наказать его, но существенно не спасет ситуацию. Это подтверждает практика рассмотрения таких дел судами общей юрисдикции”, — замечает Валентина Терехова. Эксперт обращает внимание на такой метод, как адвокатское хранение, считая его одним из наиболее надежных и популярных на рынке юридических услуг: «Он помогает защититься от посягательств контролирующих и правоохранительных органов и других третьих лиц. Это абсолютно законный механизм, позволяющий избежать изъятия документов при проведении выемки или обыска, а также — отказать правоохранительным органам в предоставлении документов по их запросам. Документы защищены адвокатской тайной на основании статьи 22 Закона Украины №720-IX “Об адвокатуре и адвокатской деятельности”».

Секретность хранения документов особенно важна, если у компании есть интересанты, желающие психологически или материально надавить на нее. Безопасность могут обеспечить многие способы хранения: и банковский сейф, и архивный оператор, и адвокатское хранение документов, даже в офисе можно спрятать конфиденциальные документы достаточно далеко. 

Цифровой архив

“Основная проблема полного перехода на электронный документооборот связана с тем, что, хотя законодательно и установлены правовые нормы, регулирующие электронный документооборот, но четко не прописаны сами порядки, регулирующие налоговые проверки, так как те же нормативные акты подразумевают право проверяющего потребовать документы на бумаге”, — делится практическим опытом Дмитрий Вартанян.

Хотя это и не заменит бумажный архив, два главных преимущества перевода документов в цифровой вид — задел на будущее и удобство доступа. Вся информация будет систематизирована и находиться под рукой у руководителя и у ограниченного числа доверенных сотрудников, работают ли они из дома, из офиса или из другого города. А во времена пандемии это еще и вопрос здоровья людей. “В прошлом году группа компаний Smart Energy начала использовать в документообороте своих предприятий ЭЦП (электронную цифровую подпись), — делится практикой Наталья Плеханова. — Учитывая реалии глобального карантина, это не только удобно, но просто необходимо для обеспечения безопасности сотрудников. С дальнейшим развитием этой технологии цифровой архив документов, без сомнения, будет обретать все большее значение”.

“Укртелеком” с 2014 года активно внедряет аппаратные и программные комплексы для автоматизации бизнес-процессов, один из которых — система электронного документооборота. В системе фиксируются, проходят первичную обработку и хранятся почти все типы внутренних, входящих и исходящих документов, в частности сотни обращений, писем, запросов, поступающих в компанию и ее филиалов в разных городах Украины ежедневно. “У электронных систем документооборота есть неоспоримые преимущества в виде сокращения расходов на хранение бумажных документов; быстрого, многократного доступа к текущим и архивным документам. Чтобы такая система обеспечивала высокий уровень эффективности, важно правильно подобрать методы и инструменты архивирования и хранения документов”, — комментирует компания.

Для электронного архива документов стоит установить специальную систему электронного документооброта, Document management software (DMS). “Просто отсканированные документы не защищены, и злоумышленники легко, фотошопом, могут исправить нужные им данные. Специализированная система электронного документооборота — гарантия того, что не будет искажений в цифровых копиях, когда нет доступа к бумажным оригиналам”, — комментирует партнер юридической компании Legal House Денис Овчаров.

В мире существует множество систем управления электронными архивами документов — PandaDoc, Box, pCloud, ShareFile (от Citrix), Folderit, другие. По сравнению с папками на облаке они дают бóльшую надежность, больше функций для упорядочивания и коллективной работы с документами, возможность отсканировать оригинал и распознать символы для дальнейшего включения документа в текстовый поиск. Ориентировочная стоимость пользования системой DMS — от 24 до 100 евро в месяц (при годовом плане).

Электронный архив — безусловно, будущее, и бизнес прорабатывает вопрос перехода к цифровому архиву. “Но при этом, в соответствии с требованиями действующего законодательства, наличие электронного архива документов постоянного и длительного срока хранения не освобождает компанию от создания архива данных документов на бумажных носителях”, — добавляет “Метинвест”.

За профессиональный подход к хранения документов скажут “спасибо” и юристы, и бухгалтеры, но я уверен, что нужно это прежде всего руководителю бизнеса. Внештатный архивариус выступит внешним аудитором состояния документов в компании. Хранение под защитой обеспечит спокойствие. Ведь, в конечном итоге, уголовную ответственность за утерю документов несет не бухгалтер, а директор, и “идти на компромиссы” с теми, кто может произвести их незаконное изъятие, тоже придется главе бизнеса.