Data Science для Head of Finance: Виходьте за межі обмежень Excel

Потреби бізнесу виходять за рамки можливостей Excel та Google Sheets

Потреби бізнесу часто виходять за рамки можливостей доступних інструментів. Excel або Google Sheets дуже корисні для маленьких компаній, але коли бізнес розвивається, фінансові менеджери першими відчувають потребу змін. Втім, мало хто усвідомлює, які альтернативи можна використовувати замість звичного Excel. Ще менше людей розуміє, що застосування No Code рішень Business Intelligence та Data Science може розв'язати цю проблему та забезпечити більш ефективну й точну роботу фінансового відділу.

Традиційні технології не встигають за бізнесом

Однією з найпоширеніших тем, яку підіймають колеги Head of Finance це ускладнення роботи в Google Sheets та Excel при зростанні компанії. Від багатьох фінансових аналітиків можна почути: «Ми зберігаємо дані в Google Sheets, але обсяг інформації вже настільки великий, що зведені таблиці не виводять результати або оновлюються протягом 20-40 хвилин». Тому, з часом, фахівці прагнуть замінити традиційні інструменти, які  вже не дають можливості швидко будувати коректну аналітику.

За даними MarketWatch, понад 80% працівників сфери фінансів стикалися із помилками в їх фінансових моделях, які базуються на Excel. Більшість неточностей пов'язані з неправильними формулами, хибними введеними даними або відсутністю контролю над змінами в документах. 

Понад 60% компаній мають проблеми зі збіжністю даних та версіюванням у Google Sheets або Excel, особливо, під час спільної роботи. 

Майже 40% компаній говорять, про ризики для безпеки даних у Google Sheets або Excel, такі як незахищені файли, ненадійні паролі або несанкціонований доступ до конфіденційної інформації. 

Обмеження Google Sheets та Excel

Однією з основних проблем Google Sheets та Excel є обмежена кількість рядків та стовпців, що використовуються для збереження даних. При роботі з великими обсягами інформації користувачу доводиться розділяти дані на частини, що призводить до неточностей та затримок у розрахунках. Крім того, обробка великих файлів може значно уповільнювати роботу і призводити до перевантаження обчислювальних ресурсів.

Додатковою проблемою є відсутність певних функцій, які можуть бути необхідні для аналізу великих обсягів фінансових даних. Повільність та неефективність призводить до затримок у прийнятті рішень, що відображається на фінансовому стані компанії.

Як це впливає на бізнес?

1. Затримки у звітності: Уповільнення в Google Sheets/Excel може призвести до затримок у підготовці звітів, ускладнюючи вчасне надання інформації керівництву та зацікавленим сторонам.

2. Втрата конкурентної переваги: Повільна обробка даних у фінансовому відділі може призвести до втрати конкурентної переваги, оскільки компанія не може оперативно реагувати на зміни на ринку та приймати важливі рішення.

3. Некоректні рішення: Затримки у роботі з даними можуть призвести до прийняття некоректних рішень через неактуальні або неточні дані, що негативно впливає на фінансовий стан компанії.

4. Витрати на операції: Збільшення часу, необхідного для обробки даних, може призвести до збільшення витрат на операції компанії, оскільки співробітники фінансового відділу витратять більше часу на виконання своїх обов'язків.

5. Втрата довіри: Постійні затримки та недоліки можуть призвести до втрати довіри з боку керівництва та інших підрозділів компанії, підірвати ефективність комунікації та співпраці в організації.

Чому саме No Code рішення?
Існує думка, що  Power BI та No Code рішення стануть панацеєю для проблем Head of Finance. Адже використання цих інструментів динамічно розвивається: за даними Gartner, понад 50% підприємств вже використовують No Code BI рішення для створення аналітичних звітів та інформаційних панелей. 

Вам не потрібно вчити Python чи залучати програмістів. Застосування No Code рішень дозволяє автоматизувати процеси обробки та аналізу даних без необхідності в програмуванні. Ви можете легко створити складні звіти та аналізи, просто налаштовуючи блоки. Це все економія вашого робочого часу та підвищення продуктивності. Згадана раніше світова дослідницька компанія Gartner підтверджує, що застосування No Code може до 50% знизити час на розробку та впровадження аналітичних рішень.

Багато компаній заохочують своїх співробітників використовувати No Code та Low Code рішення. Наприклад, одна з працівниць провідної борошномельної компанії Ardent Mills, використовувала Power Apps і Power Platform для вдосконалення робочих процесів. Попри відсутність досвіду розробки, вона досягла певних результатів. Тому компанія сформувала внутрішню групу, спеціалісти якої не мали навичок програмування, та почала впроваджувати ефективні рішення для своїх відділів.

Ось декілька завдань, які ви можете вирішувати за допомогою Power BI у вашій роботі фінансового аналітика:

1. Фінансова Звітність: Створення і візуалізація фінансових звітів, таких як баланс, звіт про прибутки та збитки, готівковий потік тощо.

2. Бюджетування та Прогнозування: Створення бюджетів, планів та прогнозів на основі історичних даних та здійснення аналізу відхилень.

3. Аналіз Витрат: Моніторинг і аналіз витрат, включаючи структуру витрат за різними категоріями.

4. Аналіз Прибутковості: Розрахунок прибутковості проектів, продуктів або послуг для визначення найбільш прибуткових напрямків.

5. Аналіз Ліквідності та Рентабельності: Візуалізація показників ліквідності та рентабельності, що допоможе приймати рішення з фінансового управління.

6. Моніторинг Фінансових Показників: Створення панелей управління для моніторингу ключових фінансових показників в реальному часі.

7. Аналіз Клієнтської Відомості: Побудова звітів про споживачів, аналіз клієнтських сегментів та їхнього впливу на фінансові результати.

8. Прогнозування Трендів: Виявлення фінансових трендів та патернів, що допомагають уникнути можливих ризиків та використовувати можливості.

9. Аналіз Податкових Зобов'язань: Аналіз податкових платежів, розрахунок податків і оптимізація податкових стратегій.

10. Аналіз Інвестицій: Візуалізація даних про ризики та доходи від інвестицій для зроблення обґрунтованих рішень.

Переваги використання Power BI 

Щоб ефективно аналізувати дані та знаходити залежності в фінансових даних, потрібно лише навчитися застосовувати вбудовані алгоритми та інтелектуальні аналітичні інструменти Power BI.

1. Швидка обробка даних: Power BI працює з різноманітними базами даних, що дозволяє оптимізувати запити та швидше обробляти великі обсяги даних.

2. Моделювання даних: Power BI дозволяє створювати складні моделі даних, що допомагає зменшити кількість даних, що завантажуються в пам'ять, тим самим покращуючи продуктивність.

3. Візуалізація даних: Power BI надає широкі можливості для створення інтерактивних та зрозумілих візуальних звітів та графіків на основі оброблених даних.

4. Збереження даних в хмарі: Power BI може зберігати дані в хмарних сервісах, зменшуючи навантаження на локальні сервери та забезпечуючи швидкий доступ до даних.

За межами обмежень

Power BI, дозволяє фінансовим відділам автоматизувати процеси, швидко та ефективно аналізувати великі обсяги фінансових даних, а також знижувати ризики при прийнятті рішень. Можливості візуалізації даних та аналітики допомагають керівництву отримувати актуальну та точну інформацію, що забезпечує оперативне та ефективне управління бізнесом. 

Впровадження No Code рішень в фінансових відділах дозволить оптимізувати процеси та використовувати ресурси для вирішення стратегічних завдань, що сприятиме успішному розвитку компанії.