Кожен захід успішний, коли гості не знають що саме на ньому було заплановано.
Є речі, які за своєю організаційною цінністю вважаються незначними, але їх невиконання може зіпсувати повністю весь захід. За нашу 20-річну історію ми виявили безліч таких ложок дьогтю і, безумовно, мали високі ризики проламати тонкий шар льоду, по якому йшли.
Алергенна їжа на столі або непрохані гості за столом керівника, старий лого на екрані, некоректно заявлені імена в списках, непрофесійний звукорежисер, некоректно підсвічена льодова конструкція… Окремі питання займають санітарні зони разом із вбиральнями, адже тут ложка дьогтю може перерости у неймовірний сморід (про це можливо напишу окрему статтю). Таких прикладів може бути нескінченна кількість, адже кожного разу в хаосі організації може статися щось нове.
Та є кілька важливих порад, користуючись якими ви точно зможете знизити ризики як мінімум на 50%.
Синхронізація пріоритетів
Кожен захід має різний організаційний склад і як правило різні пріоритети. Розглянемо приклад організації концерту гурту, який викупив промоутер. У такому заході беруть участь три головні сторони:
пріоритети промоутера: отримати прибуток, отримати увагу для його подальших заходів, підтримка репутації
пріоритети музичного гурту: драйвовий концерт із повним залом, комунікація із фанами, збільшення прослуховувань та ріст популярності
пріоритети глядача: отримати задоволення від якісного дозвілля за розумні гроші, отримати підвищену увагу серед друзів і знайомих
Зараз до концертів, як їх складова, додались ще фонди й соціальні програми, при тому, що кожен з учасників має свої донатні пріоритети.
Вочевидь, що ці задачі несинхронні, хоча є один спільний пріоритет — провести чудовий концерт. Буває і так, що всі задачі заходу виконуються, але дуже рідко і, як правило, неправда. А під час підготовки заходу маємо воза із відомої байки.
Завдання організатора — знайти баланс між усіма інтересами.
Що для цього потрібно зробити? Необхідно усім сторонам сідати і домовлятися, розповідаючи один одному про свої пріоритети й шукаючи спільні рішення. Повірте, навіть просто анонсовані задачі — це вже 50% успіху. Важливо зустрічатись та проговорювати всі важливі моменти, які слід занести в детальний план із дедлайнами та відповідальними. І, звичайно, комунікувати на кожному етапі, з постійною перевіркою результатів.
Що може статись, якщо все не прописати? Припустимо, охорона не пропустить запрошених гуртом гостей, райдери не виконають, концерт затримається, а незадоволені гості напишуть “пречудові” відгуки. Є навіть така байка, коли під час заходу директор “Олімпійського” просто вимкнув на ньому подачу електроенергії.
Факап мітинг
Припустимо, ви домовились про пріоритети чи, як мінімум, їх анонсували. Тепер слід продумати організаційні кроки і призначити відповідальних. Та все це при підготовці, а от за кілька днів до заходу бажано зробити загальну зустріч і пройтись по можливим негативним сценаріям. Зазвичай в цей час знаходиться близько 20-30% неопрацьованих моментів, які ще можливо встигнути вирішити. Тож, важливо призначити відповідальних за виконання і виділити резервний час на форс мажори. Повірте — вони будуть.
Так, на одному із заходів був змінений вхід на локацію, а от рампу для людей з інвалідністю не перенесли, бо вважали що всі входи нею обладнані. Це з’ясувалось за дві години до початку та завдяки наявності резерву часу вдалось цю проблему вирішити.
Якщо ж припустити, що захід почався без зручного входу для всіх гостей, з урахуванням інклюзивності, то окрім морального аспекту, ми б отримали ще купу негативу.
Гостьова подорож
Суть цього підходу полягає у тому, що ти абстрагуєшся від свого бачення задач і намагаєшся побачити недосконалий світ організатора очима гостя. Маркетологи кличуть це “Consumer Journey”, а оскільки я теж маркетолог, то активно використовую цей підхід. В бізнесі застосовують ці знання для розуміння та оптимізації клієнтського досвіду. Так само робимо і ми, проходячи по кожному етапу і складовій заходу. Має сенс як мінімум двічі використовувати цю методу: при розробці концепції та перед монтажем.
Під час цієї подорожі з’являється бачення Заходу, а отже оптимальні шляхи логістики гостей, темпоритм емоцій, оформлення простору. Можливо, саме такий підхід дозволяє організаторам повною мірою відчувати себе митцем. Адже у своїй уяві ми бачимо світ, який плануємо створити й відтворюємо його, як славнозвісний Фауст до того моменту, коли ця мить має бути зупинена.
Цю подорож я роблю кожного разу, перед кожним заходом і це дозволяє жити у багатьох майбутніх світах.
Підсумовуючи вищесказане додам “чи не найочевиднішу” тезу. При організації івенту важлива кожна деталь — це дозволяє тримати себе в робочому напруженні й прогнозувати те, що не має статися. Легковажність може бути лише ззовні, та ці очі завжди бачать, що роблять і свої, і не свої руки.
Іноді захід успішний, коли ти не знаєш, що саме на ньому заплановано. Але якщо ти стоїш в черзі, щоб на нього потрапити, нюхаючи аромати вбиралень, кривенько посміхаючись, тому що при реєстрації на вході ти чомусь отримав бейдж з ім’ям Христина, і все це під звуки скриплячого мікрофона… (додайте свої історії в коментарях)... це не про успішний захід, а про криворукого організатора.
