Как наладить эффективную работу финансового отделения в бизнесе?
Руководитель финансового отделения - это человек, который имеет специальные знания в области бухгалтерии, умеет работать с бухгалтерскими программами.
В специфике нашей технологии, руководитель финансового отделения - это не классический бухгалтер. Задача бухгалтера - отразить все операции в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством страны, задача руководителя отделения финансов - защищать, учитывать и приумножать активы и резервы компании. Это делается посредством отслеживания и контроля каждой денежной частицы в компании, с момента, когда она поступает в компанию в качестве дохода, до момента, когда она уходит из организации в качестве расходов.
Задача руководителя отделения финансов - организовать работу таким образом, чтоб все данные были отражены и не вызывали ни капли сомнения как у руководства компании, так и у контролирующих органов. Современные программы и технологии позволяют полностью синхронизировать различные базы бухгалтерских программ.
В идеале работа финансового отделения должна быть поделена на 3 отдела - дохода, расхода, учета. Таким образом будет гораздо легче контролировать результаты.
Отдел доходов должен:
1. Контролировать своевременное и в полном объеме поступление доходов компании.
2. Организовать сбор долгов, по согласованным рассрочкам.
3. Вести кассы.
4.Искать наиболее оптимальный по времени и затратам (налоги, комиссии) способ получения доходов.
5. Вносить данные по плановым и фактическим доходам за неделю в файл “План/факт по доходам”.
6. Еженедельно отправлять владельцу отчет по доходам компании в формате графика, и если необходимо - разъяснение.
Отдел расходов должен:
1. Готовить данные для проведения финансового планирования.
3. Осуществлять выплаты (наличными и безналичным расчетом) по статьям расходов, утвержденных на финансовом планировании.
5. Своевременно и точно рассчитывать и выдавать зарплату персоналу .
6. Своевременно и точно рассчитывать и выплачивать дивиденды и резервы. Эти выплаты приоритетны.
7. Своевременно организовывать оплаты и взаиморасчеты с остальными филиалами.
Отдел учета должен:
1. Готовить и сдавать в контролирующие органы отчеты и другие финансовые документы по компании.
2. Организовывать инвентаризацию имущества. Минимум раз в квартал. Идеально раз в месяц. Для того, чтобы инвентаризации проходили гладко и быстро, нужно следовать определенным правилам: все приобретаемое имущество должно СРАЗУ в момент поступления вноситься в базу имущества(инвентарный номер присвоить и наклеить) и должен быть назначен ответственный за имущество, о всех перемещениях имущества и прочих событиях должно быть известно бухгалтерии - все что происходит, должно быть отмечено в базе и должна быть информация об этом, все имущество компании должно быть закреплено за сотрудниками - не должно быть имущества "без хозяина".
3. Вести в календаре компании так называемый календарь, где будут даты начала подготовки к сдаче отчетов и даты сдачи отчетов. Этот календарь - основа для планирования деятельности по сдаче отчетов.
Обратите внимание, взгляд начальника отдела учета направлен в прошлое: он отражает ту или иную хозяйственную операцию, которая уже произошла, он составляет отчеты за прошедший период и т.д. Руководитель же финансового отделения анализирует прошлое и смотрит в настоящее. Его задача - держать под контролем доходы и расходы, контролировать финансы с целью сохранности активов.
В работе финансового отделения все должно быть четко налажено, все понятно как для руководителя отделения, так и для руководства компании, которые могут провести инспекцию и получит полную информацию. Не должно быть никаких данных, которые не отражены в отчетах, выписках, официальных документах (т.е. не верим ни единому устному факту, все должно быть подтверждено документально).
Успешные действия
Хочу поделится действиями, которые помогли наладить эффективную работу отделений финансов в 450 компаниях Украины:
1. Использование письменной коммуникации.
2. Своевременная подготовка данных для финансового планирования.
3. Ежедневное проведение ревизии кассы.
4. Составление плана оплат и согласование его с заказчиками. Идеально определить точные дни и часы, когда вы будете проводить оплаты наличными и безналично. Например, выплаты наличными проводяться в четверг с 12:00 до 14:00 и в понедельник с 10:00 по 12:00. Оплаты безналично в пятницу и во вторник с 10:00 до 11:00.
5. Своевременное оформление документов в соответствующие папки.
6. Обязательное сохранение файлов на сервер по единому четко установленному стандарту (в нашей компании названия всех документов такие ГОД-МЕСЯЦ-ДАТА НАЗВАНИЕ).
7. Сохранение архива бланков документов в электронном виде в папке на сервере.
9. Ведение файла Оплаты услуг в Google doc. Чтоб каждый сотрудник не бегал к Вам с вопросами: Когда оплатят по моей платежке?
10. Составление и ведение файла План/факт по доходам и расходам. Успешно запрашивать данные на следующее полугодие за месяц до окончания текущего. Далее периодически обновлять данные и акцентировать на этом внимание других руководителей. Это позволяет анализировать плановое и текущее финансовое состояние компании.
11. В Google doc. отмечать файлы, с которыми постоянно работаешь, знаком «звездочка» (план/факт по доходам филиалов, отчеты по переданным материалам в филиалы, файлы по сверкам). Тогда их быстро можно найти в разделе «Помеченные». Также успешно ежедневно просматривать эту папку чтобы видеть какие данные изменились и оперативно быть в курсе событий.
Как вести оценку работы отделения финансов?
Наверное проще всего и нагляднее будет оценивать работу по графику статистики. Главной статистикой и оценкой эффективности руководителя отделения является стоимость активов с учетом износа
В статистику включают общую стоимость денег на счетах и в кассе компании, общую стоимость основных средств компании с учетом износа, складские остатки. Чтобы посчитать стоимость основных средств, они должны быть правильно учтены и переданы в эксплуатацию ответственным лицам, назначены нормы амортизации и произведен расчет стоимости с учетом износа. Обратите внимание на то, что в эту статистику не включается сумма дебиторской задолженности.
Также необходимо вести статистику по просроченной кредиторской задолженности (перевернутая)
Это сумма неоплаченных вовремя счетов и любых других обязательств компании на конец отчетной недели (оказанные услуги, предоставленные материальные ценности, заработная плата, оплаты по кредитам и другим обязательствам). Статистика перевернутая, то есть, признаком эффективной работы руководителя будет ноль на графике.
Выводы
В отделении финансов есть прописанный план по доходу и расходу. Выполнение этих планов достигается путем строгого контроля по сбору дебиторской задолженности; оплаты расходов, строго по принципу Финансового Планирования, регулярных координаций с отделом продаж по получению дохода. Компания должна иметь высокую кредитоспособность, и это обеспечивает финансовое отделение.
В конечном итоге именно финансовое отделение несет ответственность за жизнеспособность организации в том, что касается финансов.
Деятельность отделения, по существу, заключается в обеспечении компании материальными ценностями и денежными средствами, без которых производство становится практически невозможным.
Таким образом качество работы финансового отделения напрямую связано с процветанием компании и потенциалом ее выживания. Это одна из тех жизненно важных областей в компании, которую руководитель не может игнорировать.
- Чому ми приймаємо нелогічні фінансові рішення? Антон Новохатній 16:55
- Відповідальність батьків за шкоду, завдану дитиною: кейс наїзду на пішохода Артур Кір’яков вчора о 09:28
- Кібербезпека в руках людей: чому найслабша ланка – не код, а співробітник? Михайло Зборовський 02.05.2025 14:56
- "Дачна революція": Верховний Суд дозволив реєстрацію місця проживання у дачному будинку Арсен Маринушкін 02.05.2025 13:48
- Відповідальність батьків за тілесні ушкодження, завдані їхніми малолітніми дітьми Артур Кір’яков 02.05.2025 09:28
- Економіка агресора радує своїм падінням Володимир Горковенко 01.05.2025 20:07
- Пенсійна реформа 2025 року Андрій Павловський 01.05.2025 18:17
- Все про ПДВ: коротка інструкція від адвоката Сергій Пагер 01.05.2025 09:52
- Инструкция для семей: как проверить статус военного и оформить необходимые выплаты Віра Тарасенко 30.04.2025 23:25
- Схеми "золотих паспортів" у ЄС під забороною: удар по російських олігархах Володимир Горковенко 30.04.2025 23:08
- Захист прав національних спільнот – основний критерій вступу України в Європейський Союз Сергій Пєтков 30.04.2025 18:12
- Час убезпечувати тил Євген Магда 30.04.2025 15:36
- Шанс або вирок: як бути бізнесу в епоху цифрової трансформації Богдан Данилко 30.04.2025 15:16
- Звільнення багатодітних батьків від оподаткування на об’єкти житлової нерухомості Юрій Стеценко 30.04.2025 13:39
- Це не працює в B2B-маркетингу: як уникнути найпоширеніших помилок Алла Болоховська 30.04.2025 11:46
-
Сотні КАБів щодня, евакуації з області та весна. Як живуть прифронтові Суми і Сумщина
13288
-
Anti-age міфи: що насправді працює, а що — просто маркетинг
Життя 7272
-
Україна не допустить союзників Росії до відбудови. У "нейтральних" не буде пріоритету
Бізнес 4795
-
Країни ОПЕК+ у червні суттєво збільшать видобуток нафти
Бізнес 4451
-
Перший англомовний альбом від Ziferblat. Десять музичних новинок тижня
Життя 2370