Валідність підписання документів у різних країнах
Що робити,якщо контрагенти з різних юрисдикцій? Ні для кого не секрет, що XXI сторіччя - це ера розвитку цифрових технологій, що значно полегшують життя людству.
Ні для кого не секрет, що XXI сторіччя - це ера розвитку цифрових технологій, що значно полегшують життя людству. Для прикладу, якби ви жили у ХХ сторіччі та мали б власну міжнародну компанію (яка надавала свої послуги контрагентам/клієнтам з різних куточків світу), то для заключення Договорів про співпрацю з ними ви б мали: спочатку підписати Договір зі своєї сторони, направити Договір в двох екземплярах поштою до іншої сторони, чекати поки ваш клієнт теж підпише Договір та надішле його у зворотному напрямку. Погодьтесь, даний процес було навіть складно й довго прочитати, не те що реалізувати. Дехто ще й досі користується «цією схемою», в той час коли інші можуть взагалі нехтувати власною безпекою і співпрацювати «на Божому слові».
На щастя, більшість людей розуміють, що для уникнення можливих проблем у майбутньому варто дотримуватись певних вимог комплаєнсу та правильної процедури підписання документів. При веденні міжнародного бізнесу, слід пам’ятати також про те, що різні країни можуть встановлювати власні вимоги щодо правової валідності підписаних документів з іноземними контрагентами. До того ж, більшість країн надають організаціям можливість заощадити час, гроші та оптимізувати взаємодію з клієнтами через легалізацію електронного підпису, однак є один нюанс…
Звучить досить складно, правда? Давайте спробуємо розібратися в даній надзвичайно важливій темі разом, проаналізувавши з вами декілька юрисдикцій.
США
Сполучені Штати Америки були одними з перших, хто почав електронні підписи регулювати на рівні штатів ще в 1999 році, прийнявши Єдиний закон про електронні угоди (UETA). Закон UETA ухвалено в 47 штатах, окрузі Колумбія, Пуерто-Рико й на Віргінських островах США. Окрім того, США мають ще й федеральний закон ESIGN від 2000 року, відповідно до якого електронні підписи мають таку саму юридичну силу, що й підписи від руки. Тож, з Американськими контрагентами ви можете спокійно підписати документ на відстані, лише у декілька кліків.
Україна
В Україні правила щодо підписання документів регулюються Законом України "Про електронний документ і електронний документообіг", Цивільним кодексом, Кодексом законів про працю, та іншими нормативними документами.
Дана країна, як і багато інших, має різні легальні способи підпису договорів. Основні з них: «живий» підпис, електронний підпис (ЕЦП), підпис по довіреності тощо.
До того ж, у березні 2023 року Україна та Великобританія підписали Угоду про цифрову торгівлю, яка має на меті створення правового поля для розвитку цифрової торгівлі між країнами. Дана Угода надасть сторонам можливість безпечного та повноцінного використання цифрового підпису, електронних контрактів та електронних рахунків-фактур для здійснення міжнародної торгівлі. Окрім того, документ забезпечує визнання електронної автентифікації та цифрових підписів між обома країнами.
Вишенькою на торті є те, що не так давно Міністерство цифрової трансформації заявило про включення України до списку TC AdES LOT, опублікованого Європейською Комісією. Таким чином, включення у цей список передбачає визнання українського електронного підпису як технологічно сумісного з європейськими стандартами. Відтепер Дія.Підпис відповідатиме регламенту eIDAS, що дає змогу вітчизняному бізнесу підписувати документи чи контракти Дія.Підписом, який буде юридично визнаватись не лише на території України, але й у країнах ЄС.
А от щодо таких сервісів, як DocuSign, HelloSign, SignRequest, SignNow, PandaDoc або Adobe Sign, то тут не все так однозначно. З одного боку, вони не заборонені чинним українським законодавством, однак з іншого - національна судова практика щодо таких валідності таких підписань ще не сформована і ніхто не може однозначно рекомендувати або гарантувати, що такий документ матиме повну юридичну силу чи високий рівень довіри у будь-якій ситуації. Саме тому ми радимо нашим клієнтам попередньо узгодити процедуру електронної ідентифікації учасників перед використанням таких сервісів, щоб забезпечити безпеку та впевненість в контрагенті.
Європейський Союз
Для країн Європейського Союзу закон про електронний підпис підпадає під дію регламенту про електронну ідентифікацію, автентифікацію та довірчі послуги (eIDAS) від 2016 року, який стандартизує правила щодо електронного підпису в Європі та допомагає заощаджувати час і гроші завдяки відсутності потреби у затратному процесі перевірки. Таким чином, європейські країни мають можливість використовувати електронні підписи у транскордонних угодах, не витрачаючи свій час і ресурси на перевірку.
Регламент eIDAS застосовується на всій території ЄС, включно з Бельгією, Данією, Францією, Німеччиною, Італією, Іспанією та Швецією.
Використання таких платформ як DocuSign є цілком поширеною та легальною практикою в країнах ЄС, США, Канаді, Сінгапурі, Японії, Великобританії тощо, і не спричиняє ніяких запитань чи сумнівів у валідності такого підпису у відповідних регулюючих органів. Однак, такі країни як Гонконг, Норвегія, Таїланд встановлюють певні виключення, коли використання цього методу підпису може вимагати додаткових перевірок від компетентних служб і органів. Однак, зазвичай, Договори про співпрацю, NDA (угоди про нерозголошення інформації) та інвойси можуть бути підписані за допомогою
платформ, таких як DocuSign, без необхідності подальших перевірок щодо дійсності цих угод і підписів.
З регуляторикою електронних підписів розібрались, а на які ще принципи слід звернути увагу при підписанні документів?
Важко не погодитись, що підпис є одним з найважливіших елементів, який забезпечує дійсність та значимість документа, а вимоги щодо його формату та змісту мають вирішальне значення для визнання документа юридично дійсним.
Окрім того, обов’язково перевірте чи є правомочність у особи, яка підписала документ і вона дійсно може його підписувати. Зазвичай, уповноваженими на підписання Договорів від імені компанії є директори, СЕО, кінцеві бенефіціарні власники, представники за довіреністю тощо. Ми радимо нашим клієнтам аби їх контрагенти завжди надавали підтвердження повноважень на підписання Угод аби уникнути неприємностей у майбутньому.
Варто відзначити, що при використанні документів в інших країнах, для забезпечення їх юридичної чинності може бути необхідним проведення процедур легалізації та засвідчення (якщо законодавством або міжнародними угодами не передбачено інше). Якщо коротко, то ці процедури слугують підтвердженням автентичності підпису та достовірності вмісту документа перед компетентними органами іноземних держав і іншими зацікавленими сторонами. Дана процедура особливо важлива для документів, які мають значні правові наслідки (договори, нотаріальні акти або документи, що підтверджують статус особи тощо). Перед підписанням документів з іноземними партнерами, рекомендується ретельно ознайомитися з юридичними вимогами і процедурами, щоб забезпечити відповідність документів цим вимогам і уникнути можливих юридичних ускладнень.
Отже, завжди слід пам’ятати про те, що ваш підпис - це своєрідна гарантія вагомості ваших угод та документів, тому не слід зволікати з ознайомленням вимог та норм щодо валідності підпису документів у вашій країні та у країні контрагента, з яким ви ведете бізнес. Якщо у вас виникають сумніви або питання щодо підписання документа для набуття і збереження ним юридичної сили, варто звернутися до кваліфікованих юристів, які можуть надати необхідну консультацію та допомогу. В свою чергу, команда Lextensio із задоволенням допоможе вам зберегти непорушність укладених угод та запобігти можливим правовим ризикам в майбутньому.
- Євроінтеграція та реальність: діяти негайно Юрій Щуклін 14:20
- Як підтримати переселенців і зберегти людський ресурс України Нісар Ахмад 13:33
- Ключові інструменти, які допоможуть виграти найскладніші перемовини: поради підприємцям Владислав Пʼявка 10:46
- Харасмент у школах: чому мовчати небезпечно і як створити безпечне середовище для дітей Олександра Нікітіна 10:40
- З чого почати масштабування і систематизацію бізнесу Олександр Висоцький 10:29
- Як зменшити пори на обличчі? Вікторія Жоль 10:21
- Чи варто боятися фінмоніторингу? Сергій Пагер 08:40
- Що означає бути громадянином? Дмитро Зенкін вчора о 09:44
- Дві нові "гарячі точки" в Азійському регіоні Георгій Тука вчора о 07:54
- Європейський вибір України: Як суспільство звільняється від пострадянського минулого Штефан Сабау 26.04.2025 23:00
- Дзеркальні кроки – основа переговорного процесу Сергій Пєтков 26.04.2025 07:28
- Післяплата через Нову пошту та NovaPay: чи потрібен фіскальний чек? Арсен Маринушкін 26.04.2025 00:43
- ТЦК проти позову: розбираю відзив на позов, коментую, відповіді Павло Васильєв 25.04.2025 21:39
- Очікування vs реальність: правда про старт кар’єри в IT Сергій Немчинський 25.04.2025 10:36
- З чого починати описувати бізнес-процеси? Жанна Кудрицька 24.04.2025 23:46
- ТЦК проти позову: розбираю відзив на позов, коментую, відповіді 461
- Захист дітей від насильства: як працює модель Барнахус в Україні та Польщі 128
- ТЦК – треш, хайп, фейк або соціальна допомога військовим та їх сім’ям 112
- Китай закручує "рідкоземельну гайку". Як Україні скористатися своїм шансом? 101
- За фасадом новобудови: як виявити ризики перед купівлею 100
-
Зрадник Сальдо отримав підозру за заволодіння Херсонською нафтоперевалкою
Бізнес 8739
-
Чому тепер Зеленський має козирі у переговорах, а у Трампа карти такі собі
Думка 7869
-
Скільки коштує стати блогером у 2025: реальні історії інфлюенсерок про старт, витрати та заробіток
Життя 4308
-
"Життя після 100 — не виняток, а нова норма": як тренд довголіття змінює наш підхід до краси
Життя 3734
-
Паліндром і Христина Соловій: вісім музичних новинок тижня
Життя 2908