Как оптимизировать работу бухгалтерской службы?
Часто бухгалтера сетуют на нехватку кадров, поэтому склонны нанимать дополнительный персонал и думают, что процессы заработают лучше. Эта парадигма мышления крайне обманчива.
Немногие руководители украинского бизнеса задумываются об оптимизации бизнес процессов в компании. Одни не понимают или не видят в этом ценности, другие предпочитают финансовые показатели, как показатель успешности. Есть и такие, которым просто некогда. Правду сказать, бухгалтерия – это самое последнее, что интересует среднестатистического украинского бизнесмена. Думаю, именно поэтому профессия бухгалтера сильно недооценена в нашей стране.
Иногда я спрашиваю предпринимателей, прибыльный ли у них бизнес. И понимаю, что финансовую отчетность они не смотрят, прибыльный бизнес или убыточный - абсолютно неважно, куда важнее выручка и ликвидность. Простыми словами – деньги есть или их нет. Именно поэтому вопрос оптимизации работы бухгалтерии – дело самой бухгалтерии. Думаю, многие столкнулись с проблемой нехватки профессиональных кадров на рынке. А значит оптимизация бизнес процессов как никогда кстати.
Итак, если вы устали гоняться за квалифицированными кадрами, если осознанно пришли к тому, что пора заняться оптимизацией процессов бухгалтерской службы, если вы готовы вести этот проект самостоятельно, то следует разработать план улучшений и имплементировать его с соблюдением четко обозначенных временных рамок.
Основные этапы на стадии разработки должны включать следующие шаги:
Определение цели
На этом этапе важно ответить на вопрос «Зачем?». Иными словами, что мы хотим получить в результате реализации данного проекта? Как правило, поиск ответа лежит в плоскости существующих проблем – перегруженность сотрудников бухгалтерии или наоборот раздутый штат, низкий контроль за документооборотом, отсутствие актуальных данных для принятия решений руководством, низкая автоматизация и, как результат, нарастающее количество ошибок, отсутствие предупреждающих действий, направленных на диагностирование возможных финансовых потерь и т.д. Говорят, осознание проблемы – первый шаг к ее решению. Так и есть, возьмите лист бумаги и выпишите все проблемы, с которыми вам приходится ежедневно сталкиваться. Это поможет вам определить ключевые цели – вашу мотивацию для будущих изменений.
Анализ существующих бизнес процессов
Часто бухгалтера сетуют на нехватку кадров, поэтому склонны нанимать дополнительный персонал и думают, что процессы заработают лучше. Эта парадигма мышления крайне обманчива. Я убеждена, начинать надо именно с анализа существующих бизнес процессов, как все работает сегодня (as-is), причем на каждом этапе учета и отчетности. Важно понять, кто чем занят, насколько автоматизированы процессы и какова вероятность ошибки от ручного труда. Постепенно, начиная с самых простых участков учета, следует перейти к более сложным вопросам ответственности и контроля. Главный бухгалтер должен уметь делегировать не только задачи, а и ответственность.
Я рекомендую детально прописать существующие бизнес процессы в блок-схемах, указать, насколько процесс автоматизирован, кто за него ответственный и кем конкретно он контролируется. Это позволит увидеть как имеющиеся проблемы, так и зоны для развития и оптимизации. Кроме того, такая работа откроет для вас те 20% людей, которые дают 80% результата. Закон Парето используется как базовый инструмент в анализе факторов эффективности любой деятельности.
Разработка новых процессов или улучшение существующих
На данном этапе хорошо было бы изучить лучшие практики (best-in-class), к примеру, как построена бухгалтерская служба в иностранных компаниях. А потом сравнить лучшие практики с существующими бизнес моделями с одной лишь целью – увидеть то лучшее, что можно позаимствовать для вашей компании.
Далее я рекомендую создать рабочую группу, задачей которой будет наработка идей, которые позволят решить выявленные проблемы в существующих бизнес процессах. А потом и доработать или создать новые процессы с нуля, как это должно быть (to be). Снова таки, в блок-схемах, а позднее и в описании до деталей, как это должно работать.
В рабочую группу я рекомендую включить не только ключевых сотрудников бухгалтерии, задействовать следует и ІТ специалистов, юристов, финансового директора, возможно и других руководителей подразделений (маркетинг, логистика и т.д.) – всех, с кем непосредственно работает бухгалтерская служба. Такая синергия позволит наиболее точно построить эффективный документооборот в компании.
Упростить и качественно изменить существующие бизнес процессы позволят следующие шаги:
– прозрачная и понятная структура ведения бизнеса;
– отказ от наличных расчетов и упрощение кассовой дисциплины;
– грамотная учетная политика, которая обеспечит применение единых подходов и принципов учета;
– переход на единый программный продукт, особенно для группы компаний, возможно с использованием искусственного интеллекта;
– применение единых стандартов - IFRS, если бизнес представлен не только в Украине;
– использование инвойса, как единого первичного документа, законодательство Украины это позволяет;
– электронный документооборот;
– полная автоматизация и отказ от ручного труда.
План действий или Матрица ответственности
Все, что нужно для достижения цели – это качественное управление проектом. Именно проектное управление позволяет добиться успеха в четко отведенное время и с утвержденным бюджетом. В мире не существует идеальной системы управления проектом, однако есть эффективные подходы. Я рекомендую создать план действий на основании матрицы ответственности. По сути это таблица Excel, в которую заносятся все этапы проекта, сроки реализации, ответственные лица и точки контроля. Здесь важна детализация, чем больше ее будет, тем успешнее будет реализован проект.
Помните, успешность имплементация проекта будет напрямую зависеть от качественно подготовленного плана действий и перманентного контроля за его реализацией.
- Енергоефективність для багатоповерхівок: інвестиції в енергію, які окупляться Христина Ліштван 16:42
- Експорт української продукції в Азербайджан зріс на 15,1% за 10 місяців 2024 року Юрій Гусєв 14:30
- Підстави для виселення при зверненні стягнення на предмет іпотеки Євген Морозов 14:16
- Історичний кіт у мішку: чому піврічні торги деревиною обурили деревообробників Юрій Дюг 07:32
- Доплата за фактичні квадратні метри об`єкту інвестування Євген Морозов вчора о 14:52
- "Компостер подій" Кремля: будьте пильними Євген Магда вчора о 11:28
- З 1 грудня зміняться правила бронювання: з'явилася Постанова Кабміну Віталій Соловей 23.11.2024 20:23
- Бюджет-2025 прийнятий, але це не точно Любов Шпак 23.11.2024 18:55
- Час затягувати паски Андрій Павловський 23.11.2024 17:27
- Строк нарахування 3% річних від суми позики Євген Морозов 23.11.2024 13:52
- Судовий захист при звернені стягнення на предмет іпотеки, якщо таке майно не відчужено Євген Морозов 22.11.2024 13:02
- Система обліку немайнової шкоди: коли держава намагається залікувати невидимі рани війни Світлана Приймак 22.11.2024 11:36
- Чому енергетичні та газові гіганти обирають Нідерланди чи Швейцарію для бізнесу Ростислав Никітенко 22.11.2024 08:47
- 1000+ днів війни: чи достатньо покарати агрессора правовими засобами?! Дмитро Зенкін 21.11.2024 21:35
- Горизонтальний моніторинг як сучасний метод податкового контролю Юлія Мороз 21.11.2024 13:36
- Час затягувати паски 335
- "Компостер подій" Кремля: будьте пильними 164
- Історичний кіт у мішку: чому піврічні торги деревиною обурили деревообробників 145
- Горизонтальний моніторинг як сучасний метод податкового контролю 85
- Як зниження міжнародної підтримки впливає на гуманітарне розмінування в Україні 77
-
Чоловіки, які прийшли на підприємство і були заброньовані після 18 травня, втратять бронь
уточнено виправлено Бізнес 9500
-
В Україні фальсифіковані до 25% молочних продуктів: голова Спілки молочних підприємств
Бізнес 7518
-
7 країн світу, які платять іноземцям за переїзд до $90 тисяч: деталі
Життя 3898
-
Найвища гора Західної Європи та найефектніша гора Франції: неперевершений Монблан — фото
Життя 3834
-
Працевлаштовані після 18 травня можуть бути заброньовані за новим порядком: роз'яснення
Бізнес 3551