Автоматизируй это: зачем нужна автоматизация бухучета и с чего ее начать?

В сегодняшнем динамично развивающемся мире сложно представить компанию, где бухгалтеры до сих пор пользуются деревянными счетами (хотя, нужно признаться, и такое видали). Все реже мы видим бухгалтерии, заваленные огромными стопами бумаг. 

Особенно "оголил" ситуацию и показал острую необходимость перехода к автоматизации бухгалтерского и налогового учета карантин, когда управлять финансами пришлось онлайн.

Сегодня нам доступны диджитал-технологии, с помощью которых создаются новые удобные решения для бизнеса. В условиях удаленной работы электронный обмен информацией позволяет не просто управлять финансами в онлайн-режиме, но и делать это при любых обстоятельствах, с любых устройств вне зависимости от того где находится сотрудник компании.

Но данные решения невозможны без автоматизации. И пусть это и непростой, но обязательный этап развития каждого бизнеса, позволяющий повысить эффективность и не проиграть в конкурентной борьбе. 

Еще один повод немедленно запустить процесс автоматизации бизнеса, в частности, бухгалтерского учёта, ­– то, что пользователи (такие как налоговые органы, контрагенты) всё чаще требуют информацию в электронной форме, отказываясь от печатных носителей. Даже те компании, которые не решаются на крупномасштабную автоматизацию, проводят частичную автоматизацию, которая позволяет закрыть основные потребности. 

Следует отметить, что автоматизация эффективна только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности, улучшение качества ведения учета и улучшение контроля над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Автоматизации бухгалтерского и налогового учета позволяет:

• Повысить оперативность учета за счет автоматизация рутинных и типовых операции.
• Снизить количество ошибок, вызванных человеческим фактором, что позволяет уменьшить суммы штрафов.
• Обеспечить прозрачную и актуальную информацию для принятия решений и налогового планирования.
• Реализовать электронный обмен как отчетности, так и документов с внешними пользователями.
• Преобразовывать данные бухгалтерского учета в данные налогового учета.
• Автоматически формировать все формы отчетности.

Для того, чтобы автоматизация не превратилась в бесконечный процесс с постоянными доработками учетной программы, необходимо подойти к данному процессу комплексно, изначально выделив следующие этапы: 

Этап I. Диагностика и оптимизация бухгалтерского учета

Диагностику необходимо начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии. Изучение регламентных документов организации учета, информационных связей и маршрутов движения информации позволят точно оценить все «узкие места» и выявить потенциальные возможности и угрозы для эффективного достижения поставленных целей. Такой анализ будет основой для определения принципов, направлений и методов автоматизации учета.

Этап II. Постановка задач и выбор учетной системы

Когда определено, что именно будет изменяться в бухгалтерском учете, какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный учет будет давать на выходе, масштабы автоматизации, также определить рабочую группу, назначить ответственных за внедрение автоматизации.

Только тогда, когда спланирована оптимизация бухгалтерского учета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи, можно переходить к выбору программы. В противном случае может выясниться, что выбранное программное обеспечение не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать другую программу. 

При выборе учетной системы необходимо также учесть возможность интеграции с другими сервисами, которые позволяют внедрить электронный документооборот, синхронизировать клиент-банк с учётной системой, автоматизировать заполнение реквизитов контрагентов по коду ЕГРПО, прочих сервисов, которые ускоряют процесс внесения и обработки информации. 

Этап III.  Процесс автоматизации

В основном все бухгалтерские программы имеют базовый функционал, который позволяет решить основные потребности. Правильный процесс настройки любой программы можно разделить на следующие основные этапы:

1. Настройка плана счетов, ученной политики в соответствии с особенностями предприятия.
2. Настройка справочников, типовых проводок.
3. Настройка форм первичных документов.
4. Проработка вариантов обмена сведениями (выгрузка или загрузка из складских, кадровых, налоговых, банковских программ, прочее).
5. Настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности так, чтобы она формировалась автоматически.

Дальнейшие этапы автоматизации определяются в зависимости от особенностей учета и масштабов, поставленных задач автоматизации на конкретном предприятии.    

Автоматизация бухгалтерского и налогового учета дает существенные преимуществами и позволяет вести бизнес в соответствии с тенденциями, которые диктует нынешнее время. Это в первую переход на электронный документооборот, что в свое время позволяет мгновенный обмен информации между внутренними пользователями, контролирующими государственными органами, банками.