Закупівлі як професійна функція: чому в ЗСУ потрібна посада закупівельника

Відсутність професійних закупівельників у військових частинах негативно впливає на ефективність і прозорість забезпечення

Власні кошти дозволяють військовим частинам покривати критичні потреби, які не повністю забезпечуються централізовано, такі як дрони, системи РЕБ, автотехніка та інше. Однак є нюанс: ці кошти потрібно не лише ефективно конвертувати в необхідні ресурси, а й зробити це в повній відповідності до численних норм законодавства, що постійно змінюються.

Закупівлі для будь-якого державного замовника, зокрема військової частини, здійснює уповноважена особа (УО), як того вимагає закон. УО зазвичай призначається з числа фахівців із закупівель (посада закупівельника є в більшості організацій). Якщо обсяги закупівель невеликі, цю функцію може виконувати інший працівник, поєднуючи її зі своїми основними обов’язками. Зауважу, що при суміщенні такої роботи працівнику повинна нараховуватися додаткова оплата.

Тепер про невтішне. Минулого року військові частини витратили 52 мільярди гривень, але навіть при такому обсязі витрат в армії фактично немає штатного фахівця із закупівель! Уся специфічна робота з документального оформлення, планування та звітування за закупівлями лягає на плечі сумісників — начпродів, діловодів, фінансистів, бухгалтерів та інших, і це без жодної додаткової оплати, адже посади закупівельника просто не існує.

Логічним рішенням було б введення посади закупівельника до штату ЗСУ: цього вимагає закон, і закупівлі проводяться регулярно та у великих обсягах — така посада повинна бути, принаймні у підрозділах із високим об'ємом закупівель. Чому ж це питання досі не вирішено?

Військове керівництво посилається на нестачу персоналу для укомплектування бойових бригад як на основну перешкоду, що, безумовно, є серйозною проблемою. Однак, на мою думку, ситуація має глибше коріння: закупівлі в армії традиційно не сприймаються як окрема функція, яка вимагає професійного підходу. Закупівельну діяльність розглядають як щось, що "виконається само собою" — наче купівля проста справа, якщо є кошти. Цей підхід схожий на побутовий шопінг: зайшов у магазин, вибрав товар — і питання закрите. Проте це хибне уявлення.

Витрачання бюджетних коштів значно відрізняється від особистих покупок. Коли закупівлі здійснюються не для себе і не за власні кошти, а за державний бюджет, підхід змінюється: це не просто процес "купити", а завдання вчасно забезпечити потреби колективу, максимально ефективно використовуючи виділені ресурси.

Давайте розберемося, що ж такого особливого в роботі закупівельника, і чим конкретно займаються уповноважені особи в армії? Основні обов'язки уповноваженої особи, визначені законодавством, такі:

Планування оборонних закупівель, яке включає аналіз потреб і формування плану; вибір процедури закупівлі відповідно до специфіки ринку та предмета закупівлі; організація процесу закупівлі, підготовка документації, проведення тендерів і запитів комерційних пропозицій. Крім того, уповноважена особа має забезпечити рівні та прозорі умови для всіх учасників, об’єктивно визначаючи переможця.

Однак на практиці це лише частина обов’язків. Наша команда провела опитування у 25 бригадах, щоб з’ясувати, на які ще завдання витрачається час уповноважених осіб.

Аналіз відповідей показав, що закупівельник виступає своєрідним «клеєм», який об’єднує весь процес закупівель і координує взаємодію з іншими підрозділами. Він приймає та уточнює заявки, перевіряє документи, здійснює або допомагає з моніторингом ринку, пошуком постачальників, погодженням кошторисів і укладенням договорів. До важливих завдань уповноваженої особи також належать розробка внутрішньої документації для закупівель, збір підписів, узгодження документів із керівництвом.

Багато часу може займати співпраця з органами місцевого самоврядування: листування щодо субвенцій, узгодження договорів, розрахунків і підготовка звітів. Окремий виклик — взаємодія з контролюючими та державними органами, які перевіряють закупівлі чи погоджують договори. Також значну частину часу витрачає вивчення змін у законодавстві, самоосвіта та обмін досвідом з іншими закупівельниками.

Читаючи цей перелік завдань, важко уявити, що хтось може виконувати ці обов’язки без базової професійної підготовки, та ще й у перервах між основною роботою. Нинішня ситуація, коли бракує фахівців і роль закупівельника в армії юридично не визначена, призводить до негативних наслідків. Ось деякі з них:

• Проблеми, на які регулярно вказують органи аудиту: закупівлі за завищеними цінами, закупівля засобів, які залишаються невикористаними, недопостачання та оплата продукції, що не відповідає умовам закупівлі.
• Відсутність чіткого функціонального та правового статусу закупівельника у військовій частині робить його незахищеним і вразливим до можливого тиску з боку керівництва чи внутрішніх замовників, які можуть спонукати уповноважену особу до порушень закону задля просування корупційних інтересів.
• Щоб стати кваліфікованим закупівельником, потрібне ґрунтовне навчання та практичний досвід. Однак через відсутність посади цей процес стає неефективним: УО часто змінюються, і їхні знання та навички не зберігаються у військовій частині.
• Відсутність системної та ефективної закупівельної функції обмежує можливості залучення додаткових фінансів від місцевих громад і благодійників. Окрім труднощів з ефективним використанням наявних коштів, військові частини втрачають потенціал збільшити фінансування та обсяги закупленого обладнання й ресурсів.

Кожна робоча функція потребує належних ресурсів для якісного виконання. Кадрові ресурси, що наразі виділяються на закупівлі у військових частинах (або вважаються виділеними), є недостатніми як за кількістю, так і, що важливіше, за якістю. Розподіляючи закупівельні обов’язки як додаткове навантаження на інших військовослужбовців, ми лише створюємо ілюзію вирішення питання. Така робота може якось рухатися "із горем навпіл", але без фахівця вона не буде виконуватися професійно, що в підсумку призводить до помилок, неефективного використання ресурсів і підвищених ризиків для всієї системи.