Відбір постачальника – це не вся закупівля: ключові ролі в закупівельному процесі
Як функціонує закупівельний процес у Збройних Силах та цивільних організаціях: чому недооцінка служб забезпечення може вплинути на якість забезпечення та ефективність закупівель.
Однією з поширених помилок у розумінні закупівельного процесу є хибне уявлення, що відбір постачальника (через тендер у системі Prozorro або інші методи) є його основною частиною. Насправді ж, закупівельний процес починається значно раніше і залежить від різних учасників
Щоб ефективно провести тендер, закупівельник повинен мати всю необхідну інформацію: технічні характеристики предмета закупівлі, вимоги до постачальника та ключові умови майбутнього договору. Лише після цього він оголошує тендер.
Важливо підкреслити: предмет закупівлі має бути описаний виключно технічними та якісними характеристиками, без прив'язки до конкретного бренду чи марки. Професійні стандарти вимагають уникати подібних прив'язок навіть тоді, коли законодавство це дозволяє. Нездатність описати предмет закупівлі за технічними та якісними параметрами вказує на серйозні проблеми в закупівельній системі та свідчить про професійну непридатність відповідальних осіб.
Отже, завданням тендерного спеціаліста є організація відбору постачальника, але для цього він отримує всю необхідну інформацію від фахівця з ринкового аналізу або категорійного менеджера. Ці фахівці, як правило, працюють у закупівельному підрозділі і відповідають за певні категорії товарів або послуг. Їх роль — бути "перекладачами" між внутрішнім замовником та закупівельником, допомагаючи правильно сформулювати потребу відповідно до ринкових умов і стандартів.
Джерелом інформації для категорійного менеджера виступає внутрішній замовник. Внутрішній замовник — це підрозділ, який відповідає за конкретний напрямок діяльності організації та забезпечення матеріально-технічних потреб користувачів. У військових частинах функції забезпечення виконують різні служби, такі як автомобільна, медична, служба забезпечення паливно-мастильними матеріалами та служба безпілотних авіаційних комплексів. У Збройних Силах України за матеріальне забезпечення відповідають центральні служби, які координують цей процес для всіх військових підрозділів.
Функція внутрішнього замовника дуже важлива. У цивільних організаціях і в армії він має бути обізнаним з потребами підрозділів та відповідати за їхнє повне задоволення. Його основні завдання включають: визначення необхідних характеристик товарів, формування умов договору (строки, обсяги, умови поставок і платежів), встановлення вимог до постачальників та розрахунок бюджету для закупівель.
Внутрішній замовник отримує потреби безпосередньо від кінцевих користувачів — тих, хто буде використовувати товари чи послуги. У військових структурах це можуть бути бійці, водії, медики та інші фахівці, для яких здійснюються закупівлі. Вся закупівельна робота спрямована на забезпечення їх потреб.
У попередній статті я детально розглянув завдання внутрішнього замовника та розподіл відповідальності між ним і закупівельником.
Таким чином, до успішного проведення закупівлі залучені кілька ключових ролей:
- користувач, який формує потребу;
- внутрішній замовник, який агрегує і формує технічні завдання;
- категорійний менеджер, який проводить аналіз ринку та розробляє вимоги;
- тендерний спеціаліст, який організовує процедуру відбору.
Важливою умовою успішної закупівлі є ретельна підготовка на початкових етапах: формування потреби, планування бюджету та розробка технічних вимог, які створюють ширший вибір для замовника та конкурентні умови для постачальників. Внутрішній замовник, зокрема служба забезпечення у військових структурах, відіграє важливу роль у цьому процесі. Вона відповідає за визначення потреб, планування ресурсів та взаємодію з ринком для задоволення запитів користувачів. У Збройних Силах ця функція часто недооцінюється, що потребує перегляду підходів для підвищення їхньої ефективності.
Детальніше про взаємодію між підрозділами та закупівельником, а також поради щодо налагодження ефективної співпраці для успішних військових закупівель, читайте в статті: «Чому взаємодія підрозділів та закупівельника важлива для ефективності військової частини?»
Євгеній Сільверстов
Експерт Проєкту реформи оборонних закупівель за підтримки спеціального радника Великої Британії з питань оборони.
- Основні аспекти угод злиттів та поглинань (M&A), Тренд - 2025. Артем Ковбель 02:12
- Адвокатура в Україні потребує невідкладного реформування Лариса Криворучко 01:14
- Ретинол і літо: якими ретиноїдами можна користуватися влітку Вікторія Жоль вчора о 09:44
- К вопросу о гегелевских законах диалектики. Дискуссия автора с ИИ в чате ChatGPT Вільям Задорський вчора о 06:23
- Рекордні 8549 заяв на суддівські посади: що стоїть за ключовою цифрою пʼятого добору? Тетяна Огнев'юк 31.03.2025 21:11
- Med-Arb: ефективна альтернатива традиційному врегулюванню спорів Наталія Ковалко 31.03.2025 17:54
- Искусство наступать на грабли Володимир Стус 31.03.2025 17:05
- Нова судова практика – відсутній обов’язок надсилання копії скарги виконавцю Андрій Хомич 31.03.2025 16:01
- НАБУ: невиправдані надії Георгій Тука 31.03.2025 15:48
- Податкове резидентство для енерготрейдерів з іноземними бенефіціарами Ростислав Никітенко 31.03.2025 12:41
- Фінансова модель університетів майбутнього Віталій Кухарський 31.03.2025 12:21
- Шукайте жінку! Білоруський варіант Євген Магда 31.03.2025 09:09
- Спільний контроль у бізнесі: чому статус має значення? Анастасія Полтавцева 30.03.2025 19:23
- ВВК до 5 июня: нужно ли проходить людям с инвалидностью? Віра Тарасенко 30.03.2025 15:46
- ШАБАК оприлюднив свої висновки щодо трагедії 7 жовтня Георгій Тука 30.03.2025 14:16
-
"Бояться їхати сюди". Українській компанії не вдалося перевезти з Польщі закриту фабрику
Бізнес 79169
-
Зернова асоціація попередила про ризик "технічної зупинки" агроекспорту з України
Бізнес 5833
-
Equinor запустила родовище у Баренцевому морі: потужність – 220 000 барелів нафти на добу
Бізнес 5153
-
Порошенко показав декларацію за 2024 рік: заробив понад 4 млрд грн
Бізнес 4288
-
Зберегти картини Пимоненка. Як у Сумах евакуюють цінні музейні об’єкти на тлі новин про наступ
4013