Чому перемога на тендері може бізнесу дорого коштувати

Перемогти на торгах – ще не означає заробити гроші. Бо наступний етап нічим не легший, ніж підготовка до аукціону. І, якщо, програвши на торгах, ви максимум не заробите грошей, то, помилившись на етапі виконання договору, можете спрацювати собі у збиток.

Реальна історія одного постачальника

Власник невеликого швейного бізнесу переміг на торгах з пошиття парадної форми для військових ліцеїстів. За умовами тендерної документації, для виконання договору він мав зняти персональні мірки. Коли його працівники приїхали у ліцей, усіх курсантів не було на місці. 

Підприємець виготовив першу партію товару, але документально не зафіксував його передачу. В цій історії документальне підтвердження – взагалі слабке місце.

Стосунки замовника і постачальника настільки загострилися, що все йшло до розірвання договору    

Тоді підприємець звернувся за допомогою до нас. Ми вивчили проблему і побачили, що ситуацію розхитують з різних сторін: 

Ліцеїсти. Воліють дотримуватись модних тенденцій. Висувають свої вимоги щодо вигляду форми  

Замовник. Його представляють різні працівники ліцею. Кожен має свій погляд на те, як, в ідеалі, має виглядати добре виконане замовлення. У результаті – цілковитий хаос  

Постачальник. Виконував кожну забаганку зі сторони замовника, поки ситуація не дійшла до абсурду. При цьому не має жодного підтверджуючого документу: про партії товарів, яку вже передав замовнику; про затягування виконання договору зі сторони замовника; про додаткові вимоги замовника, які не прописані жодним договором…

Основна загроза для постачальника – це збиток. Адже, за умовами договору, замовник оплачує роботи після їх виконання. При цьому, ніхто не враховує, скільки власних коштів уже вклав підприємець у замовлення.

Форма для ліцеїстів – специфічний товар. Його не продаш на ринку. Для невеликого швейного виробництва збитки таких масштабів можуть стати критичними.

Що робити, щоб НІКОЛИ не потрапити у схожу ситуацію?

1. Уважно читайте договір і додатки до нього. Це – основа основ. Ви маєте добре розуміти, на яких умовах працюєте із замовником; яке технічне завдання виконуєте; де починається і закінчується ваша відповідальність.

Чому це важливо: це убезпечить від неприємних сюрпризів і серйозних промахів. Договір – це  «дорожня карта», за якою працює ваш бізнес

2. Чекайте на офіційний запит. Замовник має надати запит на партію товару (чи – увесь товар), яку він хоче замовити. Мінімум – це має бути лист із електронної адреси, яка зазначена у договорі. У запиті має бути чітко зазначено: коли, скільки, який товар і куди має бути доставлений.

Чому це важливо: це убезпечить вас від збитків або зайвих витрат. Наприклад, замовник по телефону попросив одну кількість товару, а на місці передумав. А постачальник уже вклав гроші у виготовлення партії. 

3. Фіксуйте передачу товару. Прийом товару має бути задокументований видатковою накладною і товарно-транспортною накладною.

Чому це важливо: якщо у вас не буде на руках документу, який засвідчує, скільки товару ви відвантажили, як ви доведете, яку суму вам мають за нього заплатити?

4. Акт-претензія. Якщо замовник прийняв не всю партію товару (або у партії товару чогось не вистачає), має бути складений спеціальний акт. Якщо, згідно із договором, замовник мав надати певні дані для виконання договору і не надав їх, це також має бути задокументовано.

Чому це важливо: якщо замовник вирішить розірвати договір через те, що постачальник постачає невчасно або неякісно, у вас на руках буде документ, який засвідчить, що затримка відбулася, зокрема, через те, що замовник не виконав свою частину договору. 

Важливо! Замовник також несе відповідальність за виконання договору. 

Що загрожує за невиконання, прострочення виконання договору

1. Штрафи. Вони можуть бути не малими. Наприклад, 1/10 відсотка від вартості договору за кожен день прострочки. Тобто, за 10 днів – це вже 1%.

2. Розірвання договору. У договорі прописано, за яких умов замовник може розірвати договір в односторонньому порядку.

2 стратегії роботи із замовником

(і одна з них неправильна)

Стратегія 1. Налагодіть із замовником «людські» стосунки. Адже, у разі якихось непорозумінь усе можна вирішити перемовинами. Помиляються всі – і вам потрібно це розуміти. Якщо ви будете ставитися із розумінням до вимог замовника, він буде лояльним до вас. Це може допомогти вам на наступних торгах. Зрештою, працювати у комфортному кліматі завжди приємніше.

Це – неправильна стратегія. Якщо замовник зрозуміє, що ви безкінечно готові на поступки, він може вилізти вам на голову. Наприклад: ви пофарбували стіну у білий колір, а замовнику не сподобалося. Просить перефарбувати. А це – додаткові витрати на матеріали і працю. Тому, якщо у договорі не зазначено колір стіни і замовник вас зазделегідь не попередив – не бійтеся зіпсувати стосунки. Або ж готуйтеся платити за них коштом власного гаманця.

Стратегія 2. Кожен ваш крок у виконанні договору має бути підтверджений документально. «Людські» стосунки – це приємний бонус. Як і комфортний клімат. Атмосфера ваших стосунків має бути діловою. Замовник, який бачить, що постачальник підкований юридично і скрупульозно збирає «папірці», не буде зайвий раз морочити голову. Бо – розуміє, що за це може «прилетіти». 

Це - виграшна стратегія. Вона убезпечить вас від фінансових втрат і додасть балів в очах замовника. Часто замовнику - як дитині - потрібні рамки: в чітко обумовлених рамках працювати легше і простіше. Бо це - передбачуваність, впевненість і надійність. Державним замовникам постійно є про що хвилюватися. Тому, якщо вони будуть впевнені у постачальнику, це і буде містком для формування “людських” стосунків (спокійний сон дорогого вартий). 

Які є методи впливу на замовника:

1. Психологічний. Якщо у вас документи «грають», це чудовий аргумент у розмові із замовником.

2. Судовий. Ви можете судитися із замовником у разі:

- якщо він не оплачує вам виконані роботи;

- затягує або перешкоджає виконанню договору.

Найкращий спосіб убезпечити себе від фінансових ризиків - чітко дотримуватися наших порад і скрупульозно документувати кожен свій крок у виконанні договору.