Сейчас в условиях войны многие пенсионные фонды, суды, другие учреждения работают онлайн. И требуют пересылки документов по электронной почте, подписанных электронной цифровой подписью
Данная статья будет на тему электронного документооборота, для чего он нужен и также на тему подписания документов электронной цифровой подписью при помощи одного из сервисов Приватбанка.
- что такое электронный документооборот и для чего он нужен;
- какие есть бесплатные электронные сервисы для подписания документов ЕЦП;
- как подписать документ ЭЦП при помощи электронного сервиса ПриватБанка под названием «Акредитованный центр сертификации ключей» и приложения Приват 24;
- как проверить при помощи электронного сервиса Приват 24, подписан ли документ ЕЦП;
- что имеет большую юридическую силу, оригинальный бумажный документ с подписью, или документ, подписанный ЭЦП.
Также рекомендую мое видео, где я показываю на примере, как подписать документ ЭЦП онлайн по ссылке.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот – это совокупность документов и информации в электронном виде, без перевода их на бумажный носитель.
Т.е. это все Ваши файлы, которые Вы создаете на компьютере с целью их передачи дальше кому-либо. Но не на бумаге, а на Вашем ноутбуке, к примеру. И Вы их передаете так, что у человека или учреждения, которые их получают есть возможность убедиться, что это именно Вы подписали и создали документ.
Как бытует мнение у многих людей, что электронный документооборот в нашей стране – это когда ты распечатываешь документ, ставишь подпись, сканируешь, пересылаешь контрагенту, он его снова распечатывает, ставит подпись, сканирует и пересылает обратно.
Конечно на практике бывает и так. Но технический прогресс шагнул уже дальше. И о том, как далеко он шагнул, расскажу здесь.
Для чего нужен электронный документооборот
Подписав документ своей электронной цифровой подписью онлайн, не выходя из дома, Вы можете подать и отправить документы по электронной почте, не переводя их на бумажный носитель, в суд, в налоговую, в пенсионный фонд, в органы социальной защиты, Вашему партнеру по бизнесу, в любые другие учреждения и организации.
И данный документ будет иметь статус официального. Если Вы потребуете официальный ответ, на него обязаны будут дать ответ.
Это сейчас во время боевых действий особенно популярен электронный документооборот стал в судах. Можно не выходя из дома на электронную почту суда отправить то, что Вы считаете нужным, и ждать реакции на Ваше заявление. При этом, если Вы просто, по-старинке, распечатаете, отсканируете и отправите документ, не подписанный ЭЦП, то суд его даже рассматривать не будет. А если подпишите электронной цифровой подписью – это тоже самое, что Вы бы сдали его в канцелярию лично или отправили по почте. И этот документ суд обязан принять.
Такое нововведение очень удобно – не нужно тратить кучу бумаги, искать работающие почты, ждать пока дойдут документы до суда и он их получит в условиях боевых действий и как-то отреагирует. Суд все получает в день отправки Вами электронного письма, без лишней суеты.
Какие есть бесплатные электронные сервисы для подписания документов ЕЦП
Подписать документы онлайн электронной цифровой подписью Вы можете не выходя из дома при помощи таких сервисов:
- приложения «Дия». Нажимаете «Меню» и выбираете раздел «Дія. Підпис». Но этот сервис доступен только тем, у кого есть биометрический загран паспорт или паспорт гражданина Украины в виде ID-карты. Остальным, у кого паспорт гражданина Украины в виде книжечки и нет загранпаспорта или есть, но не биометрический, тогда через приложения «Дия» Вы ничего не подпишите, но Вам доступны другие онлайн-сервисы;
- подписать документы онлайн можно при помощи нескольких электронных сервисов ПриватБанка, доступных онлайн, таких как «Pareless» или «Акредитованного центра сертификации ключей».
И главное в этих всех сервисах, и в приложении «Дия», и в приложениях «ПриватБанка» – это то, что они абсолютно бесплатны и доступны везде, где есть Интернет.
Кроме этих сервисов существует еще много разных платных и бесплатных программ и приложений.
Как подписать документ ЭЦП при помощи электронного сервиса ПриватБанка под названием «Акредитованный центр сертификации ключей» и приложения Приват 24
Прежде всего Вам нужно оформить электронную цифровую подпись.
Электронную цифровую подпись (Smart-ID) можно сгенерировать в приложении Приват 24 «Для Бизнеса». Для этого:
1. В мобильном приложении «Приват24 для бизнеса» нажмите кнопку «Настройки».
2. Выберите из списка SmartID и компанию, для которой нужно генерировать SmartID.
3. Укажите пароль.
Подпись создана!
Можно это сделать и в личном кабинете «Приват 24».
Более детально, как это сделать, с примером в картинках я показываю в своем видео на тему получения ЭЦП онлайн по ссылке.
Далее для подписания документа ЭЦП заходим на сайт бесплатного сервиса ПриватБанка под названием «Акредитованный центр сертификации ключей» по ссылке.
Перетаскивайте документ для подписи.
Выбираете физическое лицо или ФЛ-П/Юр. лицо, взависимости от того, каким электронным ключом, физического лица или предпринимателя, Вы собираетесь подписывать документ.
Нажимаете подпись
Сканируете QR-код при помощи Вашего приложения Приват 24 на телефоне. Для єтого потребуется ввести пароль от Вашей SMART-ID.
Далее появится сообщение, что документ успешно подписан.
Тут же Вы можете его скачать.
И все, теперь документ подписан и Вы его можете отправлять в электронном виде туда, куда требуется.
Как проверить при помощи электронного сервиса Приват 24, подписан ли документ ЕЦП
В приложении «Акредитованный центр сертификации ключей» заходите в онлайн-сервисы и выбираете меню «Проверить подписи».
Перетягивайте нужный Вам документ.
И ждите.
Если все нормально, появится ФИО лица, которое его подписало.
И так может сделать любое лицо, которое получило от Вас данный документ.
Что имеет большую юридическую силу, оригинальный бумажный документ с подписью, или документ, подписанный ЭЦП.
И бумажный документ, и электронный документ, подписанный ЭЦП, имеют одинаковую обязательную юридическую силу.
Думаю после прочтения данной статьи проблем с отправкой заявлений, подписанных ЭЦП, в суды и другие учреждения у Вас не будет.
