Як оптимізувати бізнес – 4 основні кроки

Скоротити час на проектування і будівництво, знизити собівартість і мотивувати персонал. Що для цього необхідно?

«Колір авто може бути будь-яким, за умови, що він чорний», – цю знамениту фразу понад 100 років тому сказав Генрі Форд. Він увійшов в історію, як «батько автопромисловості» і культовий успішний підприємець. У нових авто Ford використовувались компоненти з попередніх автомобільних серій. Компанія Форда займалась складанням автомобілів на конвеєрі, а сам бізнесмен зміг оптимізувати логістику: деталі поставлялись на склад тільки тоді, коли вони були необхідні.

Іншими словами, Форд керувався трьома ключовими принципами: стандартизація продукції, мінімізація зайвих рухів, і мінімізація складських запасів. Це – прототип сучасної філософії ощадливого виробництва, тобто Lean Management. Під час Великої Депресії в США збанкрутувало понад 136 тис. компаній, а бізнес Генрі Форда зміг пережити труднощі, в т.ч. завдяки оптимізації виробничих витрат.

Використання Lean Management в роботі іншого гіганта автопрому – Toyota – допомогло компанії стати найбільшим автовиробником в світі. Toyota сьогодні лідирує не тільки за кількістю вироблених і проданих авто, але і за швидкістю збірки. Всього 29 годин потрібно, щоб повністю зібрати один автомобіль японського виробника, тоді як, наприклад, Ford – 33 години. Більш того, Toyota – перша і найпопулярніша асоціація, що виникає при згадці Lean.

Впровадження і використання принципів Lean Management дає свої плоди, звичайно, і в сучасності. Впровадження Lean в роботу моєї команди UDP відбувається з 2017 року. До цього часу ми вже рік як працювали над проектом інноваційного парку UNIT.City, і я прагнув з самого початку змінити не тільки підхід до роботи, але і мислення співробітників.

У Lean немає чіткого рецепту. Це методологія і набір інструментів, на базі яких кожна компанія вибудовує свою систему і шукає свою золоту формулу. Як її реалізували ми?

У нас є чотири напрямки розвитку Lean Management:

• Розробка і реалізація стратегії

• Робота з проблемами

• Організація робочих місць в офісі і на будівельному майданчику

• Безперервне навчання співробітників

1. Для розробки і реалізації стратегії ми використовуємо інструмент Hoshin Kanri. Ми проводимо глобальну зустріч команди, і топ-менеджмент для всіх співробітників проводить презентацію стратегії розвитку на рік і на три. Потім, кожен структурний підрозділ та кожен співробітник повинні розробити персоналізовані завдання, які допоможуть досягти озвучені стратегічні цілі компанії. Цілі і завдання співробітники та підрозділи затверджують у керівництва. Такий підхід підвищує залученість співробітників і їх мотивацію.

Хід реалізація завдань ми відстежуємо за допомогою іншого інструменту – Kanban дошки. Він дозволяє візуалізувати роботу команд, стандартизувати процес, виявити і усунути проблеми. Команди обговорюють завдання щодня, а з моєю участю – раз на тиждень. Kanban дошки ми використовуємо і в офісі, і на будмайданчиках.

Основою для розробки планів-графіків по проектам ми використовуємо систему планування Last Planner System.

2. Для роботи з проблемами використовуємо декілька інструментів.

• Карта потоку створення цінностей демонструє існуючий процес, дозволяє виявити неефективні дії і їх оптимізувати.

• Назва іншого інструменту - А3 - походить від формату аркуша паперу. На аркуші А3 описується проблема, поточний стан, пошук кореневої проблеми, пропозиції щодо вирішення, результати за фактом вчинення коригувальних дій і висновки.

До слова, одна з перших наших звернень до А3 як до інструменту Lean було з метою виявити і вирішити проблему тривалих термінів проектування. В результаті ми прийняли рішення розробляти проекти, використовуючи BIM-технології, тобто створювати тривимірну модель будівлі. Зараз BIM використовується у всіх наших проектах.

• Метод 5 WHY допомагає швидко знайти кореневі проблеми, і встановити причинно-наслідковий зв'язок кожної проблеми. Важливо поставити тільки 5 питань: «Чому це відбувається?» і чотири рази - «Чому це так?».

3. При організації робочого місця кожен співробітник незалежно від його посади, повинен виконувати п'ять основних правил 5S (Sort, Set in Order, Shine, Standardise, Sustain). Це чіткий поділ предметів на робочому місці співробітників на потрібні і непотрібні (від них необхідно позбутися). Мова також йде про акуратне зберігання предметів, які повинні бути на своїх місцях, про порядок на робочому місці (і в офісі, і на будмайданчику). Застосування цих правил допомагає підвищити якість роботи, оптимізувати необхідні рухи, створити комфортний психологічний клімат, а на будмайданчику ще й знизити кількість нещасних випадків.

4. Велика увага в UDP приділяється постійному навчанню. Новачки нашої команди слухають 12 годин лекцій по Lean та здають міні-іспит, і, крім того, всі співробітники приділяють по три години на тиждень під час робочого дня корпоративному навчанню. Щотижня в нашій команді проходить Reading Club – ми читаємо й обговорюємо книги по Lean. Найважливішим моментом є і той факт, що навчання Lean проходять не тільки наші співробітники, але і ключові підрядники та партнери.

Які результати ми отримали?

- Терміни проектування скоротилися. Наприклад, для будівлі площею 10 тис. Кв м час проектування займало 12 місяців, а зараз - 8 місяців.

- Скоротилася час на виконання робіт. Раніше комплекс робіт з проектування, будівництва, прокладання інженерних комунікацій, обробці та встановлення меблів (FitOut) займав 150 днів для приміщення 1 тис. Кв м. Зараз цей процес скоротився до 120 днів.

- Собівартість робіт знизилася в середньому на 8%. І це не межа.

- Залучення співробітників в кожен проект привела до зростання мотивації наших фахівців.

Що б я рекомендував керівникам бізнесів?

Якщо ви твердо вирішили впроваджувати Lean, запасіться терпінням, не розраховуйте на швидкі результати і не відступайте. Будьте готові в корені змінити існуючі бізнес-процеси – в цьому криється величезний потенціал вашого бізнесу. Пам'ятайте також і про те, що успіх впровадження Lean на 100% залежить від залученості керівника. Запросити консультанта і розраховувати на успіх – помилково.

І остання порада, яку я дозволю собі дати вам – постійно вчіться. Навчайте не тільки свою команду, а й ключових бізнес-партнерів. Система управління бізнесу, побудована на принципах Lean менеджменту, мотивує команду. І приносить хороші дивіденди власнику бізнесу.